Program de planificare a turelor pentru echipe de orice mărime

Planificarea nu devine mai grea treptat, ci în trepte. O echipă într-un fișier partajat funcționează până când o a doua echipă începe să acopere aceleași ore, până când cineva trece la program parțial și până când un manager ajunge să petreacă vinerea după-amiaza refăcând un tabel pe care nimeni altcineva nu îl poate citi. Acesta este momentul în care un program de planificare a turelor încetează să fie o îmbunătățire și devine lucrul care ține săptămâna laolaltă.

Cerința nu este complicată. Oamenii trebuie să știe când lucrează, managerii trebuie să știe că orele sunt acoperite și costul este suportabil, iar ambele părți au nevoie de aceeași versiune a realității.

Ce trebuie să facă bine un program de planificare a turelor

Patru sarcini cântăresc mai mult decât lista de funcții. Să construiți rapid o săptămână sau o lună întreagă, fără să porniți de fiecare dată de la un tabel gol. Să ajungeți la echipă pe telefon, pentru că majoritatea celor care lucrează în ture nu deschid niciodată e-mailul de serviciu. Să țineți orele în limite înainte de publicarea graficului, nu după ce a rulat salarizarea. Și să faceți față schimbării fără să refaceți tot, pentru că planul se mișcă mereu.

Restul este opțional. Un sistem de planificare care rezolvă solid aceste patru lucruri va rezista mai mult decât o platformă grea care rezolvă probleme pe care echipa nu le are, indiferent dacă este vândut ca aplicație de ture, program de grafic pentru echipe de teren sau instrument de planificare pe departamente.

Construirea graficului fără a porni de la zero

Majoritatea echipelor nu au nevoie de un grafic nou în fiecare săptămână. Au nevoie de tiparul de săptămâna trecută cu trei modificări. Salvarea unui tipar care funcționează ca șablon de grafic transformă o muncă de două ore în una de zece minute, iar un șablon de echipă poate fi refolosit între departamente: aplicați șablonul pe un departament, ajustați pentru sărbători și cereri, publicați. Turele recurente și rotațiile avansează la fel, așa că un tipar alternant se configurează o dată, nu se rescrie lună de lună.

Părțile care se schimbă sunt tratate separat. Turele libere acoperă munca pe care încă nu o are nimeni și sunt transmise simultan tuturor celor calificați, nu oferite unei singure persoane pe rând. Schimburile sunt propuse de angajați și aprobate de manager dintr-o atingere. Disponibilitatea și cererile de concediu se strâng înainte de construirea tabelului, iar exact asta elimină cea mai mare parte a discuțiilor care urmează după publicarea unui grafic.

Dimensiunea se rezolvă prin separare, nu printr-un tabel uriaș. Departamentele, punctele de lucru și contractele devin fiecare proiect sau grafic propriu, astfel încât un coordonator filtrează doar panoul de care răspunde, în timp ce proprietarul contului vede în continuare tot. Cine acoperă două echipe apare o singură dată, iar totalul orelor rămâne corect în loc să fie împărțit în două fișiere pe care nu le reconciliază nimeni. Aici o foaie de calcul încetează să fie un instrument de planificare și devine un risc.

Potrivirea personalului cu cererea reală

Un număr fix de oameni costă în ambele sensuri. Prea mulți într-o dimineață liniștită mănâncă marja, prea puțini la vârf costă calitatea serviciului. Prognoza de cerere desenează volumul de muncă așteptat ca o curbă orară pe toată ziua, iar turele sunt apoi distribuite după acea curbă, nu după un efectiv fix.

Distribuirea automată face prima variantă: așază turele acolo unde este cererea și respectă regulile de ore suplimentare pe care le-ați stabilit. Managerul verifică și ajustează în loc să pornească de la zero. Pentru activitățile cu vârfuri previzibile, aceasta este singura schimbare care mută planificarea turelor dintr-un instrument de evidență în ceva care influențează cifrele. Planificarea personalului pentru evenimente stă sau cade pe acest lucru, pentru că acolo cererea vine în blocuri, nu ca o linie constantă.

Publicarea din timp contează la fel de mult ca publicarea corectă. Un grafic gata cu o săptămână înainte le permite oamenilor să își organizeze restul vieții în jurul lui, iar numărul cererilor de schimb de ultim moment scade în consecință. Echipele care publică cu o zi înainte plătesc diferența în telefoane și bunăvoință, iar acest cost nu apare niciodată în vreun raport.

Ore, ore suplimentare și controlul costurilor

Costul cu personalul este de obicei cea mai mare linie pe care un manager o poate influența de la o săptămână la alta, iar într-o foaie de calcul paguba este invizibilă până când sosește statul de plată. O tură care s-a prelungit, un om în plus chemat într-o după-amiază liniștită, un plafon de ore depășit din greșeală: niciunul nu iese la iveală cât timp mai este vreme de reacție.

Limitele de ore pe persoană și totalurile săptămânale actualizate în timp real transformă orele suplimentare într-o decizie, nu într-o descoperire. Regulile pot cere o confirmare explicită înainte ca orele în plus să fie alocate. Ulterior, rapoartele de buget și de tarif arată cât a costat efectiv fiecare grafic publicat, pe funcție și pe perioadă. Această buclă este diferența dintre un instrument care raportează trecutul și un sistem care îl schimbă.

Pontaj, prezență și fișe de timp curate

Graficul este planul, fișa de pontaj este ce s-a întâmplat. Folosit ca soft de prezență a angajaților, funcționează la fel în ambele sensuri: oamenii marchează intrarea și ieșirea din aplicația mobilă, pauzele se înregistrează pe tură, iar bonusurile, penalizările și modificările de tarif stau lângă ore, nu într-o notă separată. Fiecare modificare rămâne în jurnalul de pontaj, așa că o dispută pe ore se închide pe baza înregistrării.

Raportarea transformă aceste înregistrări în ceva ce salarizarea poate folosi. Orele lucrate, orele minime, turele confirmate, întârzierile, zilele libere și soldurile de concediu se exportă pe lună și pe funcție. O aplicație de pontaj care le captează chiar în momentul muncii elimină complet reconstituirea de la final de lună. Echipele care au nevoie de dovada locației pot adăuga harta de geolocalizare, un modul cu plată care nu face parte din planul gratuit. Cum funcționează marcarea intrării și fișele de pontaj este explicat pe pagina noastră de pontaj.

Roluri, drepturi de acces și adăugarea oamenilor

De îndată ce graficele sunt făcute de mai mult de un om, drepturile de acces devin importante. Fiecare membru are o funcție și un nivel de autoritate, astfel încât un șef de departament își administrează propriul panou, iar proprietarul contului păstrează imaginea completă. Funcțiile permit și citirea acoperirii pe roluri în loc de numărarea numelor, iar asta face tabelul util la patruzeci de oameni, nu doar la patru.

La o dimensiune reală, înrolarea oamenilor este o operațiune în masă. Oamenii pot fi importați în loc să fie adăugați unul câte unul, fiecare cu funcție, date de contact și fus orar, iar starea invitației arată cine a acceptat și cine nu. Echipele răspândite pe fusuri orare își văd turele în ora locală, ceea ce elimină o cauză frecventă a începuturilor ratate.

Cereri, aprobări și mai puține întreruperi

O bună parte din timpul pe care un manager îl alocă graficului se duce pe cereri, nu pe graficul propriu-zis. Concediile, învoirile fără plată, schimbările de tură și actualizările de disponibilitate sosesc prin mesaje, sunt ținute minte pe jumătate și reapar când graficul iese greșit.

Trecerea lor printr-o singură coadă schimbă forma săptămânii. Cererile se depun în aplicație, se aprobă sau se resping într-un singur loc și se reflectă imediat pe panou, iar soldurile sunt vizibile, așa că nimic nu se aprobă de două ori. Funcția noastră de management al concediilor arată cum se leagă cererile, aprobările și soldurile între echipe.

Cum alegeți un program de planificare a turelor pentru echipa dumneavoastră

Testați orice program de planificare exact așa cum îl va folosi echipa, fie că faceți o comparație pe o listă scurtă, fie că înlocuiți o foaie de calcul. Construiți o săptămână reală și cronometrați-vă. Deschideți-o pe cel mai vechi telefon din clădire. Publicați, apoi schimbați o tură și verificați dacă toți cei afectați află într-un minut. Exportați un raport de ore lucrate și vedeți dacă salarizarea l-ar putea folosi ca atare. Apoi verificați ce se întâmplă când creșteți: încă un departament, încă un punct de lucru, încă douăzeci de oameni.

Shifton este construit exact pentru acest drum. Vizualizări pe zi, săptămână și lună, șabloane și rotații, ture libere și schimburi, disponibilitate și cereri de concediu, prognoză de cerere cu distribuire automată, plafoane de ore și reguli de ore suplimentare, pontaj cu jurnal de fișe, integrări cu QuickBooks și Zapier și rapoarte pe ore, buget și tarife. Până la 10 oameni funcționează pe planul gratuit fără limită de timp, ceea ce îl face pentru o echipă mică o aplicație de planificare a turelor cu adevărat gratuită, iar modulele cu plată se tarifează pe angajat pe lună, cu detaliile pe pagina noastră de prețuri.

Orice ar face echipa dumneavoastră, graficul este partea pe care se sprijină tot restul. Construiți prima săptămână și vedeți câtă muncă administrativă dispare odată cu ea.