Software de planificare ture pentru instalatori și permanență

Un program de instalații nu este niciodată gata. La șapte seara cedează o centrală, un contract comercial cere o echipă sâmbătă, un ucenic nu poate fi trimis singur, iar planul care părea așezat vineri a fost rescris de două ori până luni la prânz. Software-ul de planificare a turelor pentru instalatori există ca să absoarbă această agitație fără un lanț de telefoane și ca să lase în urmă o evidență corectă a cine ce a lucrat.

Problema este rareori lipsa de lucru. Problema este să știi, la orice oră, cine este de serviciu, cine este în permanență, cine se apropie deja de limita săptămânală și cât va costa o intervenție de noapte când vine statul de plată. La aceste întrebări o tablă albă și un grup de mesaje răspund prost, iar majoritatea firmelor de instalații încă funcționează exact pe ele.

Ce trebuie să acopere un software de planificare pentru instalatori

Patru lucruri duc greul. Să construiești o săptămână repede și să o modifici fără să o redesenezi. Să arăți acoperirea pe nopți, weekenduri și permanență, astfel încât golurile să apară înainte ca ele să fie descoperite de client. Să duci programul pe telefoane, pentru că echipa este în mașini, nu la birou. Și să înregistrezi ore reale, pentru că munca din afara programului se plătește altfel și este contestată mai des.

O aplicație de planificare a turelor pentru instalații care le face pe aceste patru bate de fiecare dată o listă mai lungă de funcții. Este și diferența dintre un program pe care echipa îl verifică pe telefon și unul pentru care sună la birou.

O săptămână obișnuită de instalații este construită din câteva piese care se repetă:

• Mentenanță planificată și lucrări contractuale în orele normale de zi
• Permanență care acoperă serile, nopțile și weekendul
• Ture secunde și începuturi devreme când o lucrare se prelungește sau contractul cere acoperire
• Ture de ucenici care trebuie să stea alături de un instalator care îi supraveghează

Odată ce aceste piese stau într-o singură grilă în loc de patru locuri, săptămâna încetează să fie un exercițiu de memorie. Un software de planificare pentru echipe de instalatori este în esență o modalitate de a păstra acea grilă cinstită.

Programul de intervenții și permanența

Permanența este partea pe care cele mai multe firme o gestionează cel mai prost. Serviciul trebuie să se rotească echitabil, fiecare trebuie să știe cu săptămâni înainte care nopți îi revin, iar schimburile trebuie consemnate altundeva decât într-un mesaj. Planificarea în vizualizarea lunară face rotația vizibilă: vedeți tiparul pe toată echipa, observați instalatorul care a luat trei weekenduri la rând și îndreptați situația înainte să se plângă cineva.

Înlocuirea pe care nu a preluat-o nimeni stă în rândul Open Shifts, nu într-o celulă goală, așa că gaura din permanența lunii viitoare este evidentă cât timp este încă ușor de acoperit. Un software de planificare pentru instalatori își câștigă cea mai mare parte din valoare exact în acel interval dintre momentul în care observi o problemă și momentul în care ești obligat să o rezolvi vineri la opt seara.

Nopți, weekenduri și turele pe care nu le vrea nimeni

Instalațiile de urgență merg pe ore incomode, iar în orele incomode scapă costurile. Un bloc de noapte de la 23:00 la 07:00, un început devreme, o chemare de sărbătoare legală, o a doua tură pusă peste cineva care a lucrat deja o zi întreagă. Fiecare în parte este acceptabilă, iar împreună sunt scumpe.

Ținerea tuturor pe aceeași grilă săptămânală, cu orele maxime afișate lângă orele deja alocate, transformă orele suplimentare în ceva ce decizi. Cel care construiește programul vede instalatorul care trece de limită înainte ca săptămâna să fie publicată, nu când se întoarce raportul de salarizare. Așa împiedică un software de planificare pentru o firmă de instalații ca politica de oboseală să rămână un document pe care nu îl aplică nimeni.

Zilele libere trag în aceeași direcție. Cererile de concediu vin prin aplicație și stau lângă program, astfel încât cel care planifică luna august vede cine este deja plecat înainte să promită o echipă unui client. Aprobați și programul se actualizează pentru toți deodată, iar acesta este întregul rost al unei aplicații de planificare pentru instalatori față de un fișier partajat.

Ucenici, supraveghere și acoperire pe funcții

Nu toți cei de pe lista mașinilor sunt interschimbabili. Ucenicii au nevoie de supraveghere, unele contracte cer un nume autorizat pe șantier, iar o tură este cu adevărat acoperită doar dacă funcția potrivită se află în ea. Afișarea funcțiilor lângă nume înseamnă că acoperirea se verifică după competență, nu după numărul de oameni, iar o tură cu trei persoane și fără responsabil apare ca o problemă, nu ca o coloană plină.

Funcțiile, nivelurile de acces și datele de contact stau în lista echipei, astfel încât un administrator de birou poate adăuga un nou angajat, îl poate invita și îl poate pune în programul de săptămâna viitoare fără să atingă un tabel. Utilitățile și alte meserii merg pe același tipar, iar pagina noastră despre planificarea personalului în utilități tratează acoperirea de permanență la o scară mai mare.

Ore, ore suplimentare și cât a costat luna cu adevărat

Instalatorii pontează la intrare și la ieșire din aplicația mobilă, așa că fiecare tură păstrează un început, un final și o pauză reale față de cele planificate. Rapoartele de ore lucrate arată apoi orele lucrate, orele suplimentare, întârzierile și absențele pe instalator și pe proiect, iar rapoartele de tarife împart perioada în trepte de bază și cu spor, astfel încât munca de noapte și de weekend este separată de orele obișnuite.

Din asta decurg două lucruri. Salarizarea primește un fișier în loc de o discuție, iar un pontaj contestat se lămurește în două minute pentru că înregistrarea de intrare este atașată turei. Firmele care caută un software de dispecerizare pentru activitatea de instalații descoperă adesea că orele, nu traseele, erau partea care le costa cu adevărat bani.

Dovada că deplasarea a avut loc

Lucrul răspândit pe o zonă de servicii creează o întrebare la care programul singur nu răspunde: a ajuns instalatorul la adresă și când. Harta de mișcare a angajaților filtrează după proiect și perioadă, arată marcajele de locație pentru angajatul ales și poate afișa ordinea zilei. Este un modul cu plată, nu parte din planul gratuit, și este cumpărat de obicei de firme cu contracte comerciale care cer dovada prezenței. Turelor li se poate atașa și o locație de muncă, astfel încât programul însuși să spună unde trebuie să fie fiecare.

Unde se termină suitele de field service și unde începe programul

Merită spusă limita direct. Software-urile de management pentru instalații, aplicațiile de management al instalatorilor și suitele complete de field service sunt construite în jurul lucrării: oferte, piese, facturi și aducerea mașinii la ușă. Shifton nu face nimic din toate acestea. Este stratul de personal și răspunde la un alt set de întrebări: cine este în program, cine este în permanență, cine a pontat, câte ore s-au lucrat și câte dintre ele au fost suplimentare.

Destule firme de instalații le folosesc pe amândouă, iar împărțirea este clară. Sistemul de lucrări deține clientul, Shifton deține programul și pontajul. Firmele care au nevoie doar de a doua jumătate descoperă adesea că un software de planificare pentru tehnicieni instalatori cu raportare corectă a orelor înlocuiește mai multă muncă în tabele decât a făcut-o vreodată o suită completă.

Cum aduci o echipă de instalatori într-o aplicație de planificare

Adoptarea este o chestiune de telefon. Dacă programul din aplicație este de fiecare dată programul adevărat, instalatorii nu mai sună la birou. Asta înseamnă modificări publicate tuturor deodată, cereri tratate în același loc și ore care corespund cu ceea ce oamenii chiar au lucrat.

Sub 10 membri de echipă, planul gratuit Shifton acoperă toată treaba fără limită de timp, ceea ce înseamnă majoritatea firmelor independente de instalații. Peste acest prag, planurile plătite se facturează per angajat pe lună și adaugă raportare și control mai profunde, cu geolocalizarea și locația de muncă drept modul cu plată pe deasupra. Indiferent de mărime, scopul este același: o acoperire pe care te poți baza la trei dimineața și o cifră de ore pe care nimeni nu trebuie să o conteste.