Software de escalas para equipas de construção

Para que serve um software de escalas de construção

As escalas de obra partem-se por motivos que um escritório nunca vê. O betão chega tarde e a equipa de estrutura fica sem trabalho até quarta. A chuva empurra uma cobertura dois dias e a especialidade que vinha a seguir tem de andar também. Um fiscal muda a visita e quatro pessoas que iam estar na obra ficam livres de repente. Nada disto é falha de planeamento, é o ofício, e o software tem de o aguentar em vez de fingir que não acontece.

É aí que se separa uma ferramenta de escalas de obra de uma escala genérica. Uma escala genérica pressupõe as mesmas pessoas no mesmo sítio todas as semanas. Uma semana de obra pressupõe movimento entre frentes, especialidades que dependem umas das outras e um plano que vai ser editado na manhã em que começa.

O tempo não se resolve com software. O que fica barato é refazer o plano.

Planear por projeto em vez de por pessoa

A unidade útil numa obra é o projeto, não o colaborador. Assim que cada turno carrega a frente a que pertence, três perguntas respondem-se sozinhas: quem está amanhã nesta obra, em que obras esta pessoa anda esta semana e quanto já custou esta frente em mão de obra.

Também simplifica os casos incómodos. Quem passa a manhã numa frente e a tarde noutra recebe dois turnos, não um comprido, e cada obra fica com a sua parte do dia. Uma equipa comprometida com uma obra mas ainda sem nome espera na linha dos turnos abertos até alguém a tomar.

Especialidades que esperam umas pelas outras

É na sequência que o planeamento de obra ganha o ordenado. Os eletricistas não começam enquanto a estrutura não fechar, e o estuque não começa enquanto os eletricistas não saírem. Quando cada especialidade é um filtro de projeto sobre a mesma semana, a sobreposição vê-se antes de alguém entrar na carrinha.

Horas que aguentam uma discussão de salários

Na obra, a diferença entre o turno planeado e o trabalhado é rotina. Alguém fica mais duas horas para acabar uma betonagem. Alguém vai para casa ao meio-dia porque o material não chegou. Uma escala que só guarda o previsto produz salários assentes em suposições e uma discussão mensal sobre qual é o número certo.

Guardar a picagem real ao lado do horário previsto acaba com a discussão. A linha mostra os dois, as pausas registam-se à parte para que o pago e o não pago não se fundam, e as horas extra aparecem no dia em que são feitas e não na exportação salarial três semanas depois. Para empresas que precisam de prender a picagem à própria obra, o controlo de localização existe como módulo pago.

Subempreiteiros no mesmo quadro

Os subempreiteiros não estão no seu processamento salarial, mas os dias deles mandam nos seus. Mantê-los na mesma escala como projeto separado dá a coordenação sem a confusão: vê quando vêm, eles veem a obra para que estão marcados, e as horas deles ficam fora dos seus números de salários.

Para que servem os números

A mão de obra é o maior custo controlável de quase qualquer obra e o mais lento a medir. Um relatório semanal que agrupa as horas picadas por projeto inverte isso. Uma frente que consome mais horas do que as orçamentadas aparece na segunda semana, não no fecho de contas, e ainda há margem para mover gente ou renegociar âmbito.

Os mesmos números respondem à pergunta mais calada, a da carga. Uma equipa com horas extra constantes enquanto outra acaba cedo quase todos os dias é um problema de planeamento, não de efetivos, e fica invisível até as horas serem postas lado a lado.

Onde uma escala de obra parte mesmo

Pergunte a um diretor de obra o que correu mal no mês passado e a resposta raramente é o plano. É a versão do plano com que alguém estava a trabalhar. Uma equipa vai para a obra errada porque a alteração foi feita depois de saírem do armazém. Um subempreiteiro aparece num dia que tinha passado para terça. Duas especialidades chegam à mesma divisão. Tudo isto é falha de distribuição antes de ser falha de planeamento, e é por isso que publicar e avisar conta mais do que qualquer algoritmo esperto.

A segunda falha habitual é mais silenciosa. As horas são anotadas uma vez, em papel, por quem estava mais atarefado naquele dia, e quando chegam ao escritório já ninguém as consegue reconstruir. Só este hábito produz quase todas as discussões salariais de uma obra e quase todas as dúvidas sobre o que um trabalho custou de facto.

A semana refeita todas as sextas

Os construtores pequenos costumam refazer a escala inteira todas as semanas porque a anterior não dá para reaproveitar. Quase sempre dá. Quase todas as obras têm um núcleo estável de pessoas e horas com uma orla móvel de subempreiteiros e entregas. Guardar o núcleo como modelo e editar a orla transforma uma tarde em vinte minutos e tira os erros de cópia.

O que olhar ao comparar ferramentas

O software de construção divide-se em duas famílias fáceis de confundir. As ferramentas de planeamento de projeto organizam a obra em si, em tarefas, dependências e caminho crítico. As de equipas organizam as pessoas, em turnos, horas e custo. Um diagrama de Gantt não lhe diz quem está amanhã na obra, e uma escala não lhe diz se a cobertura pode arrancar.

Se o problema é mão de obra, as perguntas são estreitas. Uma pessoa pode estar em duas obras no mesmo dia sem ficha duplicada? O encarregado recebe a mesma escala do escritório, no telemóvel? As horas previstas e reais ficam como dois números ou um apaga o outro? Existe um relatório por projeto sem passar antes por uma folha de cálculo?

Os planos gratuitos e onde acabam

Quase todas as ferramentas da categoria anunciam um plano gratuito e limitam-no onde lhes convém. Umas limitam utilizadores, outras trabalhos por mês, outras tiram a aplicação móvel. O Shifton limita em 10 membros de equipa e não lhe põe relógio: escalas, picagem base, aplicação e relatórios continuam disponíveis nesse tamanho por tempo indeterminado. Acima de dez pessoas passa a custo por colaborador, e os módulos escolhem-se um a um em vez de virem embrulhados num plano.

Começar sem comprar nada

O Shifton é gratuito até 10 membros de equipa, sem limite de tempo, o que cobre por inteiro um construtor pequeno ou uma equipa única. Escalas, picagem base, aplicação móvel e relatórios estão no plano gratuito. Os módulos pagos arrancam em 0,50 dólares por colaborador por mês, escolhem-se um a um e cada um traz um teste até 60 dias, o suficiente para experimentar salários ou controlo de localização numa obra a sério antes de assumir compromisso.