Radošo aģentūru laika uzskaite un grafiki dizaina studijām

Dizaina studija pārdod stundas. Ne failus, ne prezentācijas, ne labojumus, bet kvalificētas uzmanības stundas, kas vai nu nonāk apmaksātā projektā, vai klusi izgaist iekšējos darbos, pārtaisīšanā un sanāksmēs, ko neviens nav plānojis. Radošo aģentūru laika uzskaite ir svarīga tāpēc, ka tie ir vienīgie studijas krājumi, un tieši tos vairums studiju mēra vissliktāk.

Iemesls nav slinkums. Radošais darbs pretojas kārtīgām darba laika tabulām. Dizaineris līdz pusdienlaikam pārvietojas starp trim projektiem, viens piedāvājums aprij ceturtdienu, kas bija rezervēta klientam, un cilvēks, kuram piektdienas pēcpusdienā jāatjauno visa nedēļa, jau kavē nākamo.

Ko radošo aģentūru laika uzskaitei jāatrisina

Četras problēmas, un tās visas ir komerciālas, nevis administratīvas. Zināt, ko projekts patiesībā patērēja, lai nākamā tāme nebūtu minējums. Zināt, kam ir jauda, pirms termiņš tiek apsolīts klientam. Fiksēt stundas tad, kad tās notiek, nevis atjaunot tās nedēļu vēlāk. Un paturēt visu pietiekami vieglu, lai astoņu cilvēku studija to lietotu arī pēc pusgada.

Reklāmas aģentūras laika uzskaites programmatūra, kas atbild uz šiem četriem jautājumiem, ir vērtīgāka par smagnēju sistēmu, kuras atskaites pēc otrā mēneša neviens vairs neatver.

Kur studijas laiks patiešām pazūd

Pajautājiet jebkuram studijas īpašniekam, kur pazuda projekta peļņa, un godīgā atbilde parasti ir plecu paraustīšana. Pārtēriņš bija reāls, bet neredzams: papildu labojumu kārta, uzņemta bez sarunas, divas iekšējā darba dienas, kas nav norakstītas ne uz vienu, jaunākais dizaineris, nolikts pie viena uzdevuma veselu nedēļu tikai tāpēc, ka neviens neredzēja, ka viņš ir brīvs.

Kad stundas tiek fiksētas pret grafiku, nevis ievadītas pēc atmiņas, migla izklīst. Plānotais laiks stāv blakus nostrādātajam vienā maiņā, un starpība starp tiem ir skaitlis, nevis sajūta. Studijas, kas sāk lietot reklāmas aģentūras laika uzskaites lietotni, pirmo mēnesi parasti jūtas neērti, bet otrajā pelna vairāk. Skaitļiem nav jābūt perfektiem, lai mainītu lēmumu, tiem tikai jāeksistē, pirms aiziet nākamā tāme.

Rēķinā izrakstāmās stundas un kāpēc fiksēt uzreiz

Ar atpakaļejošu datumu aizpildītas tabulas ir minējumi ar decimāldaļām. Cilvēki noapaļo uz augšu, aizmirst sīkos uzdevumus un pilnībā pazaudē pārtraukumus, un kopsumma nolaižas kaut kur starp dāsnu un nepareizu. Fiksēšana pret dzīvu grafiku novērš lielāko daļu šīs kļūdas, jo maiņa jau pastāv un reģistrēšanās aizņem vienu pieskārienu.

Shifton laika uzskaite glabā katras maiņas patieso sākumu un beigas kopā ar pārtraukumiem, uzdevumiem un piemēroto likmi, un tieši tas pārvērš nedēļu studijas darba pamatotā rindā rēķinā. Reklāmas aģentūras darba laika tabulu programmatūra, kas darbojas atsevišķi no grafika, vienmēr rada divas patiesības versijas un strīdu par to, kuru likt rēķinā. Labākā radošās studijas laika uzskaites programmatūra ir tā, kas nekad neprasa dizainerim atcerēties otrdienu.

Dizaineru noslodze: nedēļa saplānota pirms tās sākuma

Jauda ir darba otra puse. Studijai nebeidzas talants, tai beidzas ceturtdiena. Nedēļas un mēneša skati rāda stundas, ko katrs jau nes, bet pieejamības kalendārs rāda stundas, ko viņš var paņemt, tāpēc atbilde, vai jauns uzdevums ietilpst, ir redzama, nevis optimistiska.

• Redziet katra dizainera uzņemtās stundas, pirms piekrītat piegādes datumam
• Pamaniet cilvēku, kurš klusi ir pārslogots jau trešo nedēļu pēc kārtas
• Publicējiet brīvo studijas laiku, ko var paņemt ārštata speciālisti vai visa komanda
• Noturiet nepilnas slodzes un līgumdarba dizainerus norunāto stundu ietvaros

Reklāmas aģentūras grafiku programmatūra, kas rāda tikai šodienu, noslēpj likumsakarību. Tieši mēneša skatā pārmērīgas saistības kļūst acīmredzamas, kamēr vēl var kaut ko pārcelt, un tā ir vienīgā funkcija, kas atšķir labāko radošās komandas plānošanas lietotni no koplietota kalendāra ar krāsām.

Studija, attālinātie un ārštata speciālisti vienā grafikā

Vairums radošo komandu mūsdienās ir sajaukums: kodols studijā, attālinātie speciālisti un ārštata darbinieki, kas atnāk uz projektu un aiziet. Katram cilvēkam ir savs amats, piekļuves līmenis un laika josla, tāpēc attālinātais dizaineris lasa maiņas vietējā laikā, bet vadītājs saglabā vienu vienotu skatu. Ārštata speciālisti redz tikai savas maiņas un neko citu.

Studijas, kurām ir arī iekšēja izstrādes vai produkcijas komanda, bieži plāno abas puses vienā kontā, un tas ir aprakstīts mūsu IT komandu plānošanas lapā. Reklāmas aģentūras darbaspēka vadības programmatūra palīdz tikai tad, kad visi, kas pieskaras darbam, ir vienā grafikā. Reklāmas aģentūras darbinieku plānošanas programmatūra, kas sedz pastāvīgos darbiniekus, bet ne līgumdarbiniekus, atstāj neredzamu dārgāko studijas pusi, tāpēc labākā digitālās aģentūras plānošanas programmatūra tur abus vienā sarakstā.

Darba laika tabulas, ko cilvēki tiešām aizpildīs

Šeit visu izšķir lietošana. Dizaineris neatvērs datora rīku, lai fiksētu piecpadsmit minūtes, un radošais direktors to nekontrolēs. Reģistrēšanās telefonā pret maiņu, kas jau ir kalendārā, aizņem sekundes, un tā ir vienīgā reklāmas aģentūras darba laika un apmeklējuma programmatūras versija, kas izdzīvo saskarsmē ar aizņemtu studiju.

Push paziņojumi nes grafika izmaiņas, brīvdienu pieteikumi nāk caur to pašu lietotni, un apstiprinājumi notiek vienā pieskārienā. Berze, kas nogalina reklāmas aģentūras maiņu plānošanas programmatūru, gandrīz vienmēr ir dizainera pieredzes pirmajās trīsdesmit sekundēs. Reklāmas aģentūras grafika lietotnei jābūt lasāmai telefonā gaitenī, un reklāmas aģentūras darba grafika lietotne, kurai vajadzīga apmācība, jau ir zaudējusi. Reklāmas aģentūras maiņu vadības programmatūra dzīvo vai mirst līdz ar šo pirmo saskarsmi, nevis ar savu iestatījumu ekrānu.

Atskaites, kas atbild, cik projekts izmaksāja

Mēneša beigās jautājums ir vienkāršs, bet atbilde parasti lēna. Darba stundu atskaites dod stundas pa cilvēkiem un periodiem, budžeta un likmju atskaites pārvērš šīs stundas izmaksās, bet brīvdienu un atvaļinājumu atlikumi izskaidro robus. Viss filtrējas pēc mēneša vai amata un eksportējas izklājlapā, un tieši to reklāmas aģentūras plānošanas sistēmai vajadzētu nodot finanšu daļai bez manuālas pārtaisīšanas.

Shifton uzrāda stundas un izmaksas, bet rēķinu izrakstīšana paliek tur, kur bijusi. Integrācija ar QuickBooks un Zapier pārnes skaitļus bez pārrakstīšanas, un tas ir praktiskais tests labākajai dizaina aģentūras laika uzskaites programmatūrai: vai tā ietaupa finansistiem dienu vai iedod vēl vienu eksportu saskaņošanai.

Kā izvēlēties laika uzskaiti dizaina studijai

Studijas sevi sauc dažādi, no zīmola aģentūras līdz dizaina studijai un digitālās produkcijas komandai, bet prasības gandrīz nemainās. Tas, ko pārdod kā labāko zīmola aģentūras plānošanas programmatūru, un tas, ko pārdod kā labāko dizaina studijas laika uzskaites programmatūru, noved pie vienām un tām pašām divām lietām: grafika, ko cilvēki izlasa bez jautājumiem, un stundām, kas pienāk bez dzenāšanas.

Pārbaudiet jebkuru platformu uz reālas nedēļas, ieskaitot piedāvājumu, kas apēda divas dienas, un ārštata speciālistu, kas pievienojās trešdienā. Nomēriet, cik ilgi dizainerim aizņem reģistrēšanās. Pārbaudiet, vai grafika izmaiņas sasniedz attālināto komandas locekli tajā pašā minūtē. Painteresējieties, kas notiek, kad kāds aizmirst izreģistrēties, jo tieši šī kļūme klusi sabojā mēnesi datu. Reklāmas aģentūras plānošanas platforma, kas nespēj uzņemt ārštata speciālistu, kurš pievienojas nedēļas vidū, līdz piektdienai tiks apieta.

Nav universālas labākās radošās aģentūras laika uzskaites programmatūras, nav arī ideāla reklāmas aģentūras plānošanas rīka, ir tikai tas, ko jūsu studija joprojām lieto sestajā mēnesī, un labākā dizaina studijas plānošanas programmatūra sešu cilvēku komandai reti der komandai ar sešdesmit. Zem desmit cilvēkiem Shifton ir bez maksas bez laika ierobežojuma, kas sedz mazu studiju, kas atsakās no reklāmas aģentūras grafika veidnes izklājlapā. Komandai augot, maksas plāni pievieno vairāku projektu plānošanu, dziļākas atskaites un moduļus, ko no reklāmas aģentūras maiņu sastādīšanas programmatūras sagaida lielākā mērogā. Būtība paliek tā pati: stundas, par kurām varat izrakstīt rēķinu, jauda, ko redzat, un studijas nedēļa, kas turas kopā.