Planavimo programa architektų biurams ir dizaino studijoms

Valdykite architektūros praktiką bet kiek laiko, ir ta pati įtampa vis grįžta. Darbas yra projektinis, o kalendorius ne. Keli užsakymai juda vienu metu, kiekvienas skirtingu etapu, ir kiekvienam iš jų reikia tinkamų žmonių tam laikotarpiui, kuris retai sutampa su tvarkinga darbo savaite. Koncepcijai reikia projektuotojo, dokumentacijai reikia braižytojų, statybvietės etapas dviem dienoms ištraukia projekto architektą iš studijos, ir visa tai turi įvykti taip, kad terminas tyliai nepaslystų, nes niekas nepamatė artėjančio susikirtimo.

Dauguma planavimo įrankių buvo sukurti pamaininiam darbui, kur paklausa yra pastovi ir visi dirba tas pačias valandas. Dizaino studija taip neveikia. Žmonės turi skirtingas disciplinas ir patirties lygius, jie skirsto savo savaitę tarp projektų, o jų laikas matuojamas pagal honorarą, o ne pagal laikrodį. Įrankis, kuris ignoruoja šią realybę, paliekamas per mėnesį, o biuras grįžta prie bendros skaičiuoklės ir baltos lentos, kuri pasensta jau iki pietų.

Ką planavimo programa architektams iš tiesų turi daryti

Nuėmus funkcijų sąrašus, užduotis susiveda į kelis dalykus. Leisti partneriui ar studijos vadovui greitai paskirstyti savaitės darbą per kelis projektus. Parodyti atsiskaitytinas valandas ir darbo sąnaudas pagal honorarą, kol planas dar neužrakintas, o ne po projekto peržiūros. Pasiekti komandą, kuri yra išsklaidyta tarp studijos, klientų statybviečių ir namų. Ir atlaikyti, kai terminas paslysta, nes užimtame biure taip nutinka visada. Architektų planavimo programėlė, kuri įveikia šias kartelės, pranoksta tą, kuri turi ilgesnį funkcijų sąrašą, sprendžiantį problemas, kurių studija neturi.

Projektų komplektavimas neperkraunant studijos

Architektūros biuras nėra viena komanda, dirbanti prie vieno darbo. Tai persidengiančių projektų rinkinys, konkuruojantis dėl tų pačių žmonių, o pelningumas glūdi tame, kaip gerai valdoma ši konkurencija. Geras architektų darbo jėgos valdymas traktuoja kiekvieną projektą kaip atskirą paklausą, tuo pat metu laikydamas visą studiją viename rodinyje. Darbas priskiriamas pagal etapus ir gaires, o ne pagal fiksuotą tinklelį, todėl dokumentacijos spurtas ir koncepcijos sprintas tą pačią savaitę gali gauti reikiamas rankas. Pajėgumas matomas vienu žvilgsniu, o tai reiškia, kad perkrautas vyresnysis ar neužimtas braižytojas matomas, kol tai netampa praleistu pateikimu ar iššvaistytu atlyginimu. Išteklių planavimas architektams iš esmės yra apie riboto talento derinimą su kintančia paklausa nieko neišsekinant.

Atsiskaitytinų valandų ir darbo sąnaudų stebėjimas

Honorarai sutariami pagal biudžetą, o tas biudžetas išgyvena tik tada, jei valandos atitenka ten, kur buvo suplanuota. Pavojus yra tas, kad jos retai pačios apie save praneša. Pataisymų ciklas trunka ilgiau nei leidžiama, laikas nudreifuoja į neatsiskaitytiną koordinavimą, etapas tyliai sugeria daugiau dienų, nei dengia honoraras, ir nieko iš to nesimato, kol projektas neuždaromas, o marža jau dingusi. Architektų laiko apskaitos sistema, esanti pačiame grafike, padaro tas išlaidas matomas, kol dar yra vietos veikti. Valandos registruojamos projektui ir etapui, kuriam jos priklauso, numatomos darbo sąnaudos rodomos pagal honorarą užsakant darbą, o apkrovos įspėjimas pagauna perkrautą savaitę, kol ji netapo viršijimu. Tie patys įrašai švariai eksportuojami sąskaitoms, todėl valandos, už kurias klientui išrašoma sąskaita, atitinka valandas, kurias studija iš tikrųjų dirbo.

Vienas grafikas studijos, statybvietės ir nuotolinio darbo

Projektavimo darbas dabar išsklaidytas. Dalis komandos yra studijoje, dalis apžiūri statybvietes ar dalyvauja klientų susitikimuose, o dalis dalį savaitės dirba iš namų. Vienas projektas per kelias dienas gali paliesti visus tris. Kai planas gyvena skaičiuoklėje, niekas neturi patikimo vaizdo, kas kur yra, o spragos iškyla tik tada, kai terminas jau po spaudimu. Architektūros biuro planavimo sistema deda studijos, statybvietės ir nuotolinį personalą į vieną bendrą grafiką. Prieinamumas ir laisvadieniai surenkami, kol planas dar nesudarytas, o ne vejami vėliau, daugkartiniai šablonai pritaiko išbandytą komplektavimo modelį naujam užsakymui, o ne pradedami nuo tuščio tinklelio, o vaidmenimis grįsta danga kiekviename projekte išlaiko tinkamą vyresniųjų, architektų ir braižytojų derinį, kad joks darbas neliktų perkrautas viršuje ar neaprūpintas.

Pokyčių sugėrimas neprarandant termino

Klientų datos slenka, etapas paslysta, patvirtinimas ateina vėlai, ir visas planas turi lankstytis aplink tai. Praktikos, kurios tai gerai valdo, nėra tos, kurios niekada nenustembamos, o tos, kurios per kelias minutes gali persbalansuoti. Kai pateikimas pasislenka, studijai reikia iškart pamatyti, kas turi pajėgumo priimti papildomą darbą, o kas jau prie ribos. Perskyrimas vyksta vienu paspaudimu, atsargų pajėgumą galima pasiūlyti visiems kvalifikuotiems, o konflikto ar termino įspėjimas pažymi akimirką, kai planas kelia grėsmę pateikimui. Pokyčio pranešimas nedelsiant pasiekia paveiktus žmones, o ne per skambučių ratą, ir tai yra skirtumas tarp kontroliuojamo koregavimo ir sąmyšio savaitę prieš terminą.

Komandos, kuri retai būna prie vieno stalo, pasiekimas

Architektai ir braižytojai nesėdi laukdami el. laiško apie kitą savaitę. Jie yra statybvietėje, peržiūroje arba giliai modelyje, o spausdintas planas prie studijos durų pasensta tą akimirką, kai pakabinamas. Į mobilųjį orientuotas požiūris pasiekia žmones ten, kur jie yra. Užduotys skelbiamos tiesiai į telefonus, pokyčiai siunčia pranešimą tą pačią akimirką, kai jie įvyksta, o laisvadieniai ir prieinamumas registruojami programėlėje, kol grafikas dar nesudarytas. Visas funkcijų rinkinys apima užduotis, laiko apskaitą, pranešimus ir ataskaitas, todėl plano pokytis iškart pasiekia tinkamus žmones, o ne per žinučių grandinę, kurios pusė komandos niekada nemato.

Tinkamo įrankio pasirinkimas jūsų praktikai

Testuokite bet kurią platformą taip, kaip studija ją iš tiesų naudos. Atidarykite ją telefone, nes ten dauguma komandos tikrins savo savaitę. Sudarykite pilną savaitę per kelis projektus ir išmatuokite, kiek tai užtrunka. Perkelkite terminą ir įsitikinkite, kad sistema parodo susikirtimą. Užregistruokite kelias valandas projektui ir patikrinkite, ar jos eksportuojamos tokia forma, kurią gali panaudoti jūsų sąskaitų sistema. Įrankis, kuris išgyvena šiuos testus, yra tas, kuris kitąmet vis dar naudojamas. Iki dešimties darbuotojų, nemokamas Shifton planas susidoroja su visa užduotimi be laiko apribojimo, o tai patogiai apima mažą studiją. Praktikai augant ir imantis daugiau lygiagretaus darbo, mokami lygiai prideda kelių projektų ataskaitas, gilesnę sąnaudų kontrolę ir išplėstinius nustatymus. Bet kuriuo atveju tikslas lieka tvirtas: grafikas, atspindintis realią projektų apkrovą, atsiskaitytinos valandos, atitinkančios tai, kas iš tikrųjų buvo dirbta, darbo sąnaudų eilutė, atitenkanti ten, kur honoraras planavo, ir komanda, kuri visada žino, prie ko dirba. Tai skirtumas tarp studijos darbo krūvio valdymo ir gaisrų gesinimo, ir būtent čia tinkama planavimo programa architektams pelno savo vietą.