繁忙期の季節スタッフのシフト管理

季節の人員が他と違う理由

季節の雇用は、採用から見送りまでの一連の流れを数週間に押し込みます。迎え入れ、教え、勤務を組み、支払い、送り出すまでが普通の組織の想定より速く進み、しかも一年で最も忙しい時期に重なります。だからたいてい雑になります。

祝祭前の店舗でも、夏の観光地でも、出荷が山になる倉庫でも、同じ形で起きます。季節ごとに別の表計算ファイルがあり、前の季節とはつながっていません。とうに辞めた人からの給与の問い合わせが来ます。そして後になって唯一意味を持つ問い、繁忙期にいくらかかったのか、には誰も答えられません。

繁忙期の中に収まる受け入れ

研修の時間を前提にした手順は、季節の採用では生き残りません。道具が何であれ、人を追加して公開済みの表に載せるまでが数分で終わり、携帯から行えることが条件です。季節スタッフには会社の端末も、慣らしの一週間もありません。

追加する、割り当てる、公開する。それより重い手順は最初の週に捨てられます。

テンプレートが経験を持ち越す

季節の計画を一年の他の時期と同じ仕組みに置く最大の理由は、前の季節がそのまま使える形で残ることです。繁忙期の形、役割、うまく回った勤務の型が、誰かの記憶ではなくテンプレートとして残ります。

一枚の表に二種類のスタッフ

季節スタッフは別に組みたくなります。支払い方も管理の仕方も違うからです。しかし運用上それは誤りで、人を入れた目的はあくまで人手の充足であり、充足は両方を合わせた現場の性質だからです。

部署はその両方を同時に満たします。通年と季節のスタッフが同じ週に並ぶので、責任者は金曜が埋まっているかを見て取れますし、集計と給与の書き出しでは区分がきれいに保たれます。

誰もよく知らない人の勤務時間

給与の争いが短期の人員に集まるのは単純な理由です。通年のスタッフなら、ある火曜日の食い違いは、その日を覚えている二人の間で片づきます。三か月前に六週間だけ働いた人については誰も何も覚えておらず、証拠はその時に記録されたものだけです。

携帯からの打刻を予定の勤務と並べ、休憩を別の記録として残せば、この種の争いは丸ごと消えます。六週間の人員では到底見合わない打刻端末の購入も不要になります。

勤務できる日は毎週動く

季節スタッフには学生や別の予定を抱えた人が多く、空いている時間は動きます。週を組む前に集めておけば、公開のたびに続く交代希望の波を減らせます。

繁忙期の費用

この問いはいつも季節の後に来て、まともな答えが返ることはまれです。人件費が二つの人員をまとめた一つの数字だからです。記録した時間を部署別と期間別にまとめると数字は分かれます。通年の分はこれ、繁忙期が上乗せした分はこれ、昨年と比べるとこう、という形になります。

次の季節を良くするのはその比較です。第二週の人数が五分の一多く、第四週は足りなかったと分かれば手が打てます。人件費が上がったと知るだけでは何もできません。

季節が始まる前に整える

Shiftonは10人まで期間の制限なく無料なので、季節スタッフが来る前に通年のスタッフで仕組みを整えられます。シフト、基本の勤怠、モバイルアプリ、集計はこの範囲に含まれ、モジュールは従業員一人あたり月0,50ドルから一つずつ追加でき、最大60日の試用が付きます。