पुलिस और आपातकालीन सेवाओं के लिए कार्यबल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर

विभाग में तैनाती असल में रोस्टर के कपड़े पहने हुए बजट की समस्या है। न्यूनतम जनशक्ति का स्तर नीति या समझौते से तय होता है, जिस क्षेत्र की जिम्मेदारी है वह किसी की अनुपस्थिति के हिसाब से छोटा नहीं होता, और आधार स्तर से ऊपर का हर घंटा ऐसे भत्ते पर मिलता है जो सार्वजनिक बजट पर गिरता है। आपातकालीन सेवाओं का कार्यबल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर तभी अपनी जगह बनाता है जब वह एक ही समय पर दो बातें दिखाए: तैनाती सुरक्षित और वैध है या नहीं, और उस पर खर्च कितना है।

बहुत कम विभाग अपनी मौजूदा प्रक्रिया तक अपनी मर्जी से पहुंचे हैं। एक स्प्रेडशीट में दूसरी शीट जुड़ी, फिर तीसरी, फिर रंगों के ऐसे नियम बने जिन्हें पूरी तरह केवल एक व्यक्ति समझता है। प्रशिक्षण के रिकॉर्ड किसी और फ़ाइल में रहते हैं। अतिरिक्त दर वाले घंटे बाद में, वेतन प्रक्रिया में मिलाए जाते हैं, जब कुछ बदला नहीं जा सकता। काम फिर भी होता रहता है, पर एक सीधे सवाल का जवाब कोई जल्दी नहीं दे पाता: पिछली तिमाही में इस इकाई ने आधार स्तर से ऊपर कितने घंटे काम किए और इसकी वजह क्या रही।

कार्यबल प्रणाली को जो चार काम करने होते हैं

विज्ञापन की परत हटा दें तो काम संकरा है। सप्ताह के हर घंटे के लिए न्यूनतम जनशक्ति मानक पूरा करने वाली तैनाती प्रकाशित करना। इसका रिकॉर्ड रखना कि असल में कौन ड्यूटी पर था, न कि किसका नाम योजना में था। हर व्यक्ति के जमा घंटों को उस पर लागू सीमाओं के सामने रखकर देखना। ऐसे आंकड़े देना जो वित्त विभाग के सामने और अंततः लेखा परीक्षक के सामने टिकें।

इन चार के बाहर सब सजावट है। जो समाधान सुंदर ग्रिड बना देता है पर यह नहीं बता पाता कि उस ग्रिड पर कितना खर्च आया, उसने समस्या का आसान आधा हिस्सा ही हल किया है।

प्रशिक्षण घंटे और प्रमाणन जिनकी अवधि खत्म नहीं होनी चाहिए

वर्दीधारी और असैनिक दोनों तरह के कर्मियों पर ऐसी शर्तें लगती हैं जिनकी अवधि समाप्त होती है। हथियार योग्यता, आत्मरक्षा, प्राथमिक उपचार, वाहन चालन, विशेष कार्यों के लिए विशेष अनुमोदन: हर एक में घंटों की शर्त और नवीनीकरण की तारीख होती है, और हर एक को इस तरह कराना होता है कि ड्यूटी खाली न रहे। यह अनुपालन की समस्या से पहले रोस्टर की समस्या है, क्योंकि प्रशिक्षण का समय वह समय है जब व्यक्ति तैनाती के लिए उपलब्ध नहीं होता।

व्यावहारिक तरीका यह है कि प्रशिक्षण को काम माना जाए। इसे अलग प्रोजेक्ट के रूप में नियोजित करें, लोगों को वैसे ही लगाएं जैसे किसी और ड्यूटी ब्लॉक पर लगाते हैं, और घंटों को उन्हीं रिपोर्ट में जुड़ने दें जिनमें बाकी सब पहले से है। तिमाही के अंत में कार्य घंटा रिपोर्ट दिखाती है कि किसने कितना प्रशिक्षण लिया और कौन सी इकाइयां पीछे रहीं, कोई समानांतर फ़ाइल रखे बिना। हर कर्मचारी के रिकॉर्ड में रखे पद और भूमिकाएं यह साफ़ कर देती हैं कि जब किसी जगह को कम समय में भरना हो तो उस काम के लिए कौन अनुमोदित है।

अनुपालन, सामूहिक समझौता और घंटों की ऊपरी सीमा

आपातकालीन सेवाएं उन गिने-चुने क्षेत्रों में हैं जहां रोस्टर कानूनी दस्तावेज़ की तरह काम करता है। सामूहिक समझौते दो ड्यूटी के बीच विश्राम, लगातार अधिकतम दिन, बदलाव की सूचना की अवधि और अतिरिक्त दर वाले घंटों के बंटवारे को तय करते हैं। इनके ऊपर कानून में तय काम के घंटों की सीमाएं रहती हैं। नियम टूटने पर कीमत सिर्फ़ एक शिकायत नहीं होती, पूरी अवधि दोबारा लिखनी पड़ती है।

सॉफ़्टवेयर यहां दो साधारण से काम अच्छे से करके मदद करता है। रोस्टर बनते समय ही यह हर व्यक्ति के अधिकतम घंटे पहले से दिए गए घंटों के बगल वाले कॉलम में दिखाता है, जिससे सीमा बाद में मिलने वाली जानकारी नहीं, चलती हुई शर्त बन जाती है। और यह टिकाऊ रिकॉर्ड रखता है कि क्या, कब और किसके लिए प्रकाशित हुआ, शिकायत या लेखा परीक्षा असल में इसी पर टिकती है। जो प्रणाली योजना का केवल मौजूदा संस्करण रखती है, वह अतीत के सवालों का जवाब नहीं दे सकती।

ओवरटाइम की लागत असल में कहां जमा होती है

विभाग में अतिरिक्त दर वाला समय लगभग कभी एक फ़ैसला नहीं होता। यह खाली पदों को समय बढ़ाकर भरने से, विश्राम के दिनों में पड़ने वाली अदालती पेशी से, बुलावों, पूर्वनिर्धारित आयोजनों और महीनों तक एक व्यक्ति कम लेकर चलती इकाई के धीमे खिसकाव से जमा होता है। जब तक वेतन प्रक्रिया आंकड़ा जोड़ती है, कारण एक दूसरे से अलग पहचानने लायक नहीं रहते।

घंटों को वेतन स्तर के हिसाब से बांटने पर वह धुंध ऐसी संख्या बन जाती है जिस पर कोई कदम उठाया जा सके। हर कर्मचारी, हर प्रोजेक्ट और हर रोस्टर के लिए अलग कॉलम में दिखाए गए मूल घंटे, रात का भत्ता, रात और अवकाश का भत्ता तथा त्योहार के घंटे कमांडर को बताते हैं कि महंगा समय कौन सी इकाई बनाती है और वजह संरचनात्मक है या एक खराब महीना। हमारे रिपोर्टिंग टूल यह विभाजन उन्हीं शिफ़्ट रिकॉर्ड से बनाते हैं जिनसे अवधि नियोजित हुई थी, इसलिए योजना का दृश्य और लागत का दृश्य कभी एक दूसरे से नहीं भिड़ते।

जनशक्ति के मानक और पदों की योजना

हर विभाग के पास एक स्वीकृत संख्या होती है और एक वास्तविक संख्या, और दोनों के बीच का अंतर अतिरिक्त दर वाले घंटों से भरता है। ज़्यादा पदों के लिए, या मौजूदा पदों को इधर-उधर करने के लिए दलील देने में ऐसे प्रमाण चाहिए जो उन्हीं इकाइयों में हों जिनमें बजट लिखा जाता है।

वे प्रमाण इतिहास से आते हैं: प्रति इकाई प्रति माह काम हुए घंटे, मूल घंटों से अतिरिक्त घंटों का अनुपात, खाली शिफ़्ट कितनी बार बिना लिए रह गईं, छुट्टी और प्रशिक्षण ने कितनी जनशक्ति ली। पूरे साल के हिसाब से पढ़े जाएं तो ये आंकड़े कागज़ पर लिखे मानक की नहीं, असली जनशक्ति मानक की तस्वीर देते हैं। जो प्रणाली आंकड़ों को साफ़ रूप में स्प्रेडशीट में निकाल देती है, वह पदों की योजना में उससे ज़्यादा काम आती है जो आंकड़े अपने भीतर बंद रखती है।

डिस्पैच प्रणालियां और कार्यबल परत की सीमा

एक ही शब्दों के नीचे कई अलग उत्पाद खोजे जाते हैं, इसलिए सटीक होना ठीक रहता है। कंप्यूटर आधारित डिस्पैच चल रही घटनाओं, इकाइयों की स्थिति और कॉल के आवंटन को संभालता है। जन सुरक्षा प्रबंधन सॉफ़्टवेयर व्यापक अर्थ में रिकॉर्ड, साक्ष्य और मामलों की फ़ाइलें जोड़ता है, और दमकल सेवा प्रबंधन सॉफ़्टवेयर वही काम दमकल की ओर करता है। Shifton इनमें से कोई नहीं है। यह उस कार्मिक सवाल का जवाब देता है जिसे बाकी सब हल मान लेते हैं: कौन ड्यूटी पर है, कितनी देर, किस दर पर, और दो लोगों के बीमार पड़ जाने पर सप्ताह का क्या होता है।

यह सीमा जानबूझकर खींची गई है। विभागों के पास रिकॉर्ड और डिस्पैच के मंच पहले से होते हैं और वे उन्हें कम ही बदलना चाहते हैं। जो अक्सर नहीं होता वह है ऐसी कार्यबल परत जिस पर योजनाकार और वित्त विभाग दोनों भरोसा करें, और यही खाली जगह कार्यबल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को भरनी चाहिए।

शिफ़्ट प्रभारी की नज़र और विभाग प्रमुख की नज़र

रोज़ की योजना और पूरे विभाग के स्तर की योजना अलग काम हैं जिन्हें अलग लोग करते हैं। अगला सप्ताह भरने वाले प्रभारी के लिए मायने रखता है कि कौन उपलब्ध है और कौन सीमा के पास है। विभाग प्रमुख के लिए मायने रखता है कि छह महीनों में अतिरिक्त दर वाले घंटों की दिशा क्या है और कोई इकाई संरचनात्मक रूप से कम जनशक्ति पर तो नहीं चल रही। एक ही शिफ़्ट डेटा को दोनों के काम आना है, इसीलिए हमारा ड्यूटी रोस्टर पृष्ठ तैनाती और पैटर्न वाले पक्ष को गहराई से देखता है, जबकि यह पृष्ठ कार्यबल प्रबंधन, अनुपालन और लागत पर टिका रहता है।

इन्हें एक ही प्रणाली में रखने से मिलान का चरण भी हट जाता है। जब रोस्टर, उपस्थिति रिकॉर्ड और वेतन दर रिपोर्ट तीन अलग दस्तावेज़ होते हैं, विश्लेषण का ज़्यादातर समय उन्हें आपस में मिलाने में जाता है। जब वे एक ही रिकॉर्ड के तीन दृश्य होते हैं, विश्लेषण वहीं से शुरू होता है जहां से होना चाहिए।

कार्यबल प्रबंधन प्रणाली कैसे चुनें

किसी भी मंच को साफ़ अवधि पर नहीं, उलझी हुई अवधि पर परखें। एक रात के ब्लॉक, एक प्रशिक्षण दिवस, एक खाली पद और अंतिम समय की दो अनुपस्थितियों वाला सप्ताह बनाएं, फिर प्रणाली से पूछें कि इस पर कितना खर्च आया और वह किन सीमाओं के कितना पास पहुंची। जांचें कि कोई कर्मी अपने घंटे देख और फ़ोन से छुट्टी मांग सकता है या नहीं, क्योंकि अपनाने का फ़ैसला वे लोग करते हैं जो मेज़ के पीछे नहीं बैठते। पक्का करें कि आंकड़े ऐसे रूप में निकलें जिन्हें आपकी वेतन प्रक्रिया ले सके, क्योंकि जिस रिपोर्ट को कोई हिला नहीं सकता उसे कोई इस्तेमाल भी नहीं करता।

Shifton दस टीम सदस्यों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त चलता है, जो एक छोटे विभाग या एक इकाई को पूरी तरह कवर करता है और इसमें रोस्टर बनाना, बुनियादी टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और मानक रिपोर्ट शामिल हैं। सशुल्क प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह लगते हैं और बड़े विभाग के लिए ज़रूरी गहरी लागत रिपोर्टिंग, कई प्रोजेक्ट वाली संरचना तथा स्थान नियंत्रण जोड़ते हैं। अगर आपकी मौजूदा प्रक्रिया अवधि की लागत तभी बताती है जब अवधि बीत चुकी हो, तो करने लायक बदलाव वही है जो तब बताए जब फ़ैसला लेने की गुंजाइश बची हो।