תוכנה לסידור עבודה במחסן ולתכנון משמרות הצוות

כוח האדם במחסן מתוכנן בשבועות ואובד בדקות. נפח הכניסה זז, מוביל מגיע באיחור של שלוש שעות, שני מלקטים לא מגיעים ביום שני, והצוות שנראה מאוזן ביום שישי חסר בקו האריזה ועודף באזור הקליטה. תוכנה לסידור עבודה במחסן קיימת כדי שיום כזה לא יהפוך לחשבון שעות נוספות, ובדיוק בגלל זה מחסנים בכל גודל עוזבים גיליונות משותפים ועוברים למערכת שנבנתה לעבודת משמרות.

החלק הקשה מעולם לא היה לצייר טבלה. הקושי הוא לצייר טבלה ששורדת נפח אמיתי: צוותים מתחלפים, כוח אדם זמני, הפסקות חובה, תקרות שעות וכוח עבודה שלא יושב מול מחשב וקורא דואר אלקטרוני.

מה תוכנה לסידור עבודה במחסן חייבת לעשות ברצפת המחסן

כשמורידים את שפת השיווק, המשימה מצטמצמת לארבעה דברים. לכסות כל תפקיד בכל משמרת, מקליטת הסחורה דרך הליקוט, האריזה, ההעמסה וההחזרות. לשמור את השעות בתוך המגבלות החוקיות והתקציביות לפני שהסידור מתפרסם, ולא אחרי שהשכר כבר רץ. להגיע לכוח עבודה שחי על הטלפון. ולספוג שינויים בלי לבנות הכול מחדש, כי במרכז הפצה התוכנית משתנה כל יום.

כלי לסידור משמרות במחסן שעומד בארבעת אלה עדיף על מערכת שנושאת חמישים מודולים שמכוונים לבעיות שאין ברצפת המחסן. רוב המחסנים לומדים את זה אחרי שרכשו תוכנה לסידור עובדי מחסן על סמך טבלת השוואת תכונות והשתמשו בכעשירית ממנה.

מערכת לניהול מחסן או כלי לסידור עבודה?

שתי הקטגוריות מתבלבלות ללא הרף. כשמחפשים בעברית תוכנה למחסן, מה שעולה בדרך כלל הוא מערכת לניהול מחסן, כלומר WMS, או מערכת לניהול כוח אדם שמודדת פריון מול תקנים הנדסיים וקשורה הדוק למלאי ולמסלולי ליקוט. סידור עבודה לעובדי מחסן יושב מוקדם יותר בשרשרת: מי עובד, מתי, באיזה תפקיד ובאיזו עלות.

ברוב המחסנים הכסף שניתן להחזיר נמצא דווקא בצד הסידור, כי זה החלק שמנהל משמרת יכול לשנות כבר השבוע. תקנים אומרים לכם שליקוט מסוים ארך יותר מדי. הסידור מכריע אם בכלל היו מספיק אנשים על הקו. אותו בלבול נלווה גם לתוכנת שיבוץ משימות במחסן, שצוותים מחפשים כשהבעיה האמיתית היא פשוט לדעת מי עומד ברציף בארבע אחר הצהריים.

סבבי משמרות וכיסוי מסביב לשעון

כל אתר שמפעיל יותר ממשמרת אחת מגיע בסופו של דבר לסבב: שתי משמרות, שלוש משמרות, ארבעה צוותים שמתחלקים בין לילות וסופי שבוע, או תבנית מכווצת של ימים ארוכים יותר. סבבים פשוטים בעיקרון ומייסרים בגיליון, כי שינוי אחד מתגלגל אל השבועות הבאים. תוכנה לסידור משמרות במחסן שומרת את התבנית כתבנית סידור לשימוש חוזר, מגלגלת אותה חודש אחר חודש ומציגה סיכום שעות מתעדכן לצד כל שם בזמן בניית הסידור. באתרים שבהם פועלים גם קווי ייצור, אותן תבניות סבב מפורטות בעמוד סידור משמרות בייצור.

צוותי הלילה ראויים לתשומת לב מיוחדת. קשה יותר לאייש אותם, הם עולים יותר כשמתווספות תוספות, והם הראשונים להיפגע כשהסידור יוצא באיחור. פרסום חודש שלם בבת אחת נותן לעובדי הלילה את ההתראה שהם צריכים ומסלק חלק גדול מהתחלופה שנוצרת משינויים חוזרים ברגע האחרון.

שיא העונה, כוח אדם זמני וההתרחבות

הנפח בעולם מימוש ההזמנות עונתי, ותוכנית כוח האדם חייבת לנוע איתו. מצבת העובדים יכולה לגדול בחצי לרבעון שלם ואז לרדת בחזרה. תוכנה טובה לסידור עבודה במרכז מימוש הזמנות הופכת את ההתרחבות הזו לניתנת לניהול: ייבאו עובדים חדשים בכמות אחת במקום להקליד אותם אחד אחד, קבעו תפקידים ורמות הרשאה, ואז צרפו אותם לתבנית קיימת במקום לבנות תוכנית מקבילה.

עובדים זמניים ועובדי חברות כוח אדם צריכים סידור שהם באמת רואים. תוכנה לסידור עבודה לעובדי מחסן חייבת להניח שהקורא התחיל לעבוד בשבוע שעבר ואין לו כתובת דואר אלקטרוני בחברה, ולכן המשמרת נוחתת בטלפון עם התראת דחיפה בכל פעם שמשהו זז. אתרים עם תנודתיות עונתית גבוהה מתכננים את זה בדרך כלל לצד הגישה שלנו לסידור עבודה לעובדים עונתיים.

עלות לשעת עבודה ושליטה בשעות נוספות

כוח אדם הוא הסעיף הגדול ביותר שניתן לשלוט בו כמעט בכל תקציב מחסן, והיחיד שמנהל באמת יכול להזיז משבוע לשבוע. בגיליון הנזק נשאר בלתי נראה עד שחשבון השכר מגיע: משמרת שנמשכה שעתיים נוספות, מלקט נוסף שהוזעק לאחר צהריים שקט, תקרת שעות שנחצתה בלי שאיש שם לב.

שני מנגנונים עושים את רוב העבודה. מגבלות שעות לכל עובד מציגות שעות מתוכננות מול שעות מרביות כבר בזמן השיבוץ, כך ששעות נוספות הופכות להחלטה ולא לתאונה. כללי שעות נוספות מאפשרים לאשר שעות נוספות רק באישור מפורש, או לסגור אותן לתקופה. דוחות תקציב ותעריפי שכר סוגרים את המעגל ומראים כמה עלה כל סידור לפי תפקיד ולפי תקופה. זו המדידה שלפיה נשפטת התוכנה הטובה ביותר לסידור צוותי מחסן, ברגע שקסם הטבלה המסודרת מתפוגג.

מעקב שעות, נוכחות וגיליון השעות

סידור שפורסם הוא תוכנית. גיליון השעות הוא מה שקרה בפועל, והפער ביניהם הוא המקום שבו דולף הכסף. שעון הנוכחות מתעד את ההתחלה והסיום האמיתיים של כל משמרת, יחד עם הפסקות, בונוסים, קנסות ותעריפי תוספת, ושומר הכול ביומן המשמרות שבו מנהל יכול לבדוק אותם. אפליקציית גיליון שעות למחסן שלוכדת את הפרטים האלה ברגע שהם קורים מייתרת את שחזור סוף החודש שגיליונות נייר תמיד דורשים.

בחוזי מיקור חוץ, תוכנת מעקב שעות ללוגיסטיקת צד שלישי צריכה גם לפצל שעות לפי לקוח, ואת זה עושים הפרויקטים. החתמת שעון מהאפליקציה הניידת אורכת שניות ועובדת גם לצוותים שפזורים במבנה גדול או בכמה מגרשים. לאתרים שזקוקים להוכחה היכן משמרת התחילה, מפת המיקום זמינה כמודול בתשלום ומציגה את תנועת העובד והיסטוריית המסלול לתקופה נבחרת. פירוט התכונות נמצא בעמוד מעקב שעות שלנו.

כללי הפסקה ומנוחה אינם אופציונליים בעולם המחסנים, והם הראשונים להישמט כשסידור נבנה בלחץ. שילוב ההפסקות בתוך המשמרת עצמה, במקום להסתמך על זיכרון של אנשים, שומר את הרישום נקי ואת גיליון השעות מדויק. תקרות שעות לכל עובד מונעות מסבב לדחוף מישהו בשקט מעבר למגבלה השבועית, ובקשות חופשה וזמינות נאספות לפני בניית הסידור ולא נסגרות במשא ומתן אחריו.

הדיווח הוא מה שהופך את כל זה לניתן להגנה. דוחות שעות עבודה, שעות מינימום, משמרות מאושרות ואיחורים מיוצאים בצורה נקייה, כך ששאלה בביקורת נענית מתוך רישומים ולא מתוך הזיכרון.

מערכת אחת לאזורים, אתרים וחוזי לוגיסטיקת צד שלישי

מעט מחסנים נעצרים במבנה אחד. אתר שני, מרכז החזרות, מגרש עודפים או נקודת מעבר סחורה, לכל אחד מהם צוות משלו וקצב משלו, וחוזי מיקור חוץ מוסיפים שכבה נוספת. הפעלה בגיליונות נפרדים פירושה שאיש לא רואה את חוסר האיזון עד שהמספרים מגיעים בסוף החודש.

תמיכה בריבוי אתרים מציבה את כל האתרים על לוח אחד, והפרויקטים משמשים להפרדת אזורים, לקוחות או חוזים בתוך מבנה אחד, וזה בדיוק מה שתוכנה לסידור עבודה בלוגיסטיקת צד שלישי וכל מערכת לניהול כוח אדם בתחום הזה חייבות לעשות. תפקידים והרשאות קובעים מי יכול לערוך מה: מנהל משמרת מנהל את הצוות שלו, בעוד מנהל האתר רואה את התמונה כולה. מחסנים שגם מזיזים מטענים ומנהלים נהגים מפעילים את זה לעיתים קרובות לצד סידור עבודה בלוגיסטיקה, כך שהמגרש והצי נשארים מסונכרנים.

איך בוחרים תוכנה לסידור עבודה במחסן

המערכת הטובה ביותר לסידור עבודה במחסן היא זו שמנהלי המשמרת עדיין פותחים בחודש השישי, ולעיתים רחוקות זו בעלת רשימת התכונות הארוכה ביותר.

בדקו כל אפליקציית סידור עבודה למחסן כפי שהצוות שלכם ישתמש בה, לא כפי שהדגמה מציגה אותה. אותו דבר נכון לתוכנה לסידור עבודה במרכז הפצה שאתם מנסים בשני אתרים. פתחו אותה בטלפון הזול ביותר במבנה, כי זה מה שהעובדים העונתיים שלכם נושאים. בנו שבוע שלם של משמרות ומדדו את הזמן. פרסמו וראו כמה מהר ההתראה מגיעה. שנו משמרת אחת ובדקו שכל המושפעים יודעים על כך תוך דקה. אחר כך ייצאו דוח שעות עבודה ובדקו אם המספרים מתאימים למה שמחלקת השכר צריכה.

Shifton עוברת את המבחנים האלה עם החלקים שמחסן באמת משתמש בהם: תצוגות סידור שבועיות וחודשיות, משמרות פתוחות והחלפות, תבניות סבב לשימוש חוזר, חיזוי ביקוש עם חלוקה אוטומטית, שעון נוכחות ויומני שעות, הפסקות, בונוסים וקנסות, ודוחות שמכסים שעות, תקציב, תעריפי שכר ויתרות חופשה. צוותים של עד 10 עובדים פועלים בתוכנית החינמית ללא הגבלת זמן, ומודולים בתשלום מתומחרים לפי עובד לחודש ככל שהפעילות גדלה.

התוצאה היא מה שרוב האתרים מכוונים אליו: סידור שמשקף ביקוש אמיתי, שעות שנשארות בתוך התקציב שקבעתם, ומפעילי מלגזות, אורזים ועובדי רציף שתמיד יודעים מתי הם עובדים. בנו את השבוע הראשון שלכם וראו איך הוא נראה כשכל רצפת המחסן בתצוגה אחת.