Λογισμικό διαχείρισης προσωπικού στην εστίαση

Οι επιχειρήσεις εστίασης στέκονται ή πέφτουν στο κόστος εργασίας. Είναι το μοναδικό κόστος που ένας υπεύθυνος μπορεί να μετακινήσει ώρα με την ώρα και ταλαντεύεται πιο γρήγορα από οτιδήποτε άλλο στο κατάστημα. Το λογισμικό διαχείρισης εστίασης στην πλευρά του προσωπικού υπάρχει για να κάνει αυτή την ταλάντευση προβλέψιμη: οι σωστοί άνθρωποι στις σωστές ώρες, κουζίνα και πάγκος καλυμμένοι μαζί, και κάθε ώρα καταγεγραμμένη αρκετά σωστά ώστε να πληρωθεί απευθείας χωρίς δεύτερο πέρασμα.

Αυτό που κάνει τον κλάδο πραγματικά δύσκολο στον προγραμματισμό είναι το σχήμα της ζήτησης. Ο τζίρος έρχεται σε κύματα και όχι σε σταθερή γραμμή, και τα κύματα διαφέρουν ανά μορφή καταστήματος. Ένα κυλικείο έχει δύο αιχμές και αδειάζει ενδιάμεσα. Μια καφετέρια φορτώνει το πρωί. Ένας πάγκος γρήγορης εξυπηρέτησης κυλά ομαλά μέχρι το βραδινό κύμα, ενώ τα σημεία γρήγορου φαγητού συχνά έχουν και δεύτερη αιχμή αργά τη νύχτα. Το προσωπικό είναι κυρίως μερικής απασχόλησης, με πολλούς φοιτητές και γρήγορη εναλλαγή, και όποιος φτιάχνει το πρόγραμμα το κάνει συνήθως ενώ ο ίδιος στέκεται σε μια θέση.

Τι πρέπει να κάνει ένα λογισμικό διαχείρισης εστίασης

Αν αφαιρέσουμε τις λίστες χαρακτηριστικών, η δουλειά είναι σύντομη. Να χτίζει γρήγορα μια ολόκληρη εβδομάδα, ακόμη και από κινητό αν μόνο αυτό είναι διαθέσιμο. Να κρατά τις ώρες μέσα στα όρια και τον προϋπολογισμό που έχετε θέσει προτού δημοσιευτεί οτιδήποτε. Να φτάνει το έτοιμο πρόγραμμα σε ανθρώπους που δεν διαβάζουν email. Και να αντέχει όταν κάποιος δηλώσει ασθένεια δύο ώρες πριν την υπηρεσία.

Ένα σύστημα διαχείρισης προσωπικού εστίασης που περνά αυτά τα τέσσερα αξίζει περισσότερο από ένα προϊόν με πενήντα ενότητες που κανείς δεν ανοίγει. Αυτό είναι το μέτρο με το οποίο πρέπει να κρίνεται κάθε λογισμικό προγραμματισμού για επιχειρήσεις τροφίμων, είτε τρέχει ένα κατάστημα είτε έναν όμιλο.

Λογισμικό προσωπικού, όχι ταμειακή ή σύστημα αποθήκης

Ο ίδιος όρος κολλά σε δύο πολύ διαφορετικές κατηγορίες προϊόντων και αξίζει να τις ξεχωρίσετε πριν φτιάξετε λίστα υποψηφίων. Η μία κάθεται στην εμπορική πλευρά: λήψη παραγγελιών, κίνηση χρημάτων, παρακολούθηση αποθεμάτων, κοστολόγηση πιάτων. Η άλλη κάθεται στην πλευρά των ανθρώπων: ποιος δουλεύει, πότε, πόσες ώρες, με ποια αμοιβή και τι βγαίνει στο τέλος του μήνα.

Το Shifton ανήκει σαφώς στη δεύτερη. Ένα λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού για την εστίαση καλύπτει προγράμματα, διαθεσιμότητα, ανοικτές βάρδιες, ανταλλαγές, καταγραφή προσέλευσης και αποχώρησης, διαλείμματα, προσαυξήσεις και τις αναφορές που δένουν τις προγραμματισμένες ώρες με τις πραγματικές. Δεν κοστολογεί πιάτα, δεν παραγγέλνει εμπόρευμα και δεν λειτουργεί ταμείο, ούτε το επιδιώκει. Οι περισσότεροι επιχειρηματίες έχουν από ένα σύστημα κάθε πλευράς, και το εργαλείο προσωπικού συνήθως αποδίδει πρώτο, επειδή η εργασία είναι και η μεγαλύτερη γραμμή και η μόνη που μπορείτε ακόμη να αλλάξετε ένα απόγευμα Τρίτης.

Κουζίνα και πάγκος σε ένα πρόγραμμα

Το πίσω και το μπροστά μέρος δουλεύουν με διαφορετικά ρολόγια. Η προετοιμασία ξεκινά πολύ πριν ανοίξουν οι πόρτες, το πέρασμα δουλεύει πιο σκληρά μέσα στην υπηρεσία, και ο πάγκος χρειάζεται κόσμο από τον πρώτο μέχρι τον τελευταίο πελάτη. Ένα λογισμικό προγραμματισμού για το προσωπικό κουζίνας που αγνοεί την αίθουσα παράγει δύο προγράμματα που διαφωνούν σιωπηλά, και το κενό φαίνεται την πιο φορτωμένη μέρα της εβδομάδας.

Το χτίσιμο και των δύο στο ίδιο πλέγμα το εξαλείφει. Συνεχίζετε να τα σχεδιάζετε ανά ρόλο ή έργο, αλλά η κάλυψη και οι συνολικές ώρες μένουν ορατές σε μία οθόνη, ενώ σε κάθε βάρδια μπορείτε να κρατάτε έναν ελάχιστο αριθμό ανά θέση ώστε τίποτα να μην ανοίγει υποστελεχωμένο. Μάγειρες, μπαρίστα, υπάλληλοι πάγκου, διανομείς και προσωπικό καθαριότητας φέρουν ο καθένας τη δική του θέση, και οι ανοικτές βάρδιες προσφέρονται μόνο σε όσους μπορούν πραγματικά να τις καλύψουν.

Όρια ωρών, υπερωρίες και η γραμμή του κόστους εργασίας

Οι υπερωρίες σπάνια έρχονται ως απόφαση. Συσσωρεύονται. Μια βάρδια που τραβήχτηκε μία ώρα, μια εξυπηρέτηση το Σάββατο, μια αναπλήρωση που έσπρωξε κάποιον πάνω από τη συμβατική του εβδομάδα. Μέχρι να εμφανιστεί στο μισθολογικό κόστος, τα χρήματα έχουν ήδη φύγει.

Ο ορισμός μέγιστων εβδομαδιαίων ωρών ανά εργαζόμενο και η παρακολούθηση του τρέχοντος συνόλου δίπλα του όσο χτίζετε αλλάζει τη σειρά. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών εστίασης επισημαίνει μια εβδομάδα που ξεπερνά το όριο πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι αφού κλείσει η μισθοδοσία. Σε συνδυασμό με τις αναφορές προϋπολογισμού, εκεί βρίσκεται η πραγματική εξοικονόμηση: όχι σε δραματικές περικοπές, αλλά σε εκείνες τις δεκαπέντε ή είκοσι ώρες τον μήνα που κανείς δεν σκόπευε να προγραμματίσει.

Καφετέριες, κυλικεία, πάγκοι και κινητές μονάδες

Λίγοι μένουν για πολύ σε ένα μόνο σημείο. Μια δεύτερη καφετέρια, ένα συμβόλαιο κυλικείου, μια μονάδα σε χώρο εστίασης, ένα τρέιλερ που δουλεύει τα σαββατοκύριακα, και ο συντονισμός παύει να είναι πρόγραμμα και γίνεται εφοδιαστική. Η μία μονάδα πνίγεται ενώ η άλλη είναι άδεια, και ένας εκπαιδευμένος μπαρίστα κάθεται άπραγος τρία τετράγωνα πιο πέρα.

Ο προγραμματισμός πολλαπλών τοποθεσιών βάζει κάθε μονάδα στο ίδιο σημείο. Οι βάρδιες φέρουν το κατάστημα στο οποίο ανήκουν, οπότε όποιος δουλεύει σε δύο σημεία κλείνει την εβδομάδα με ένα καθαρό σύνολο ωρών. Το λογισμικό προγραμματισμού για καφετέριες, το λογισμικό διαχείρισης κυλικείων και το λογισμικό προγραμματισμού για κινητές μονάδες δεν είναι στην ουσία διαφορετικά προϊόντα: είναι ο ίδιος μηχανισμός προγραμματισμού σε άλλη κλίμακα. Τα πρότυπα το δείχνουν καθαρά: χτίστε μία φορά μια εβδομάδα που δουλεύει και μετά εφαρμόστε τη σε νέα μονάδα αντί να ξεκινήσετε από άδειο πλέγμα. Όταν η κουζίνα ανήκει σε ξενοδοχείο, η εστίαση είναι ένα τμήμα ανάμεσα σε πολλά, και ο προγραμματισμός προσωπικού ξενοδοχείου καλύπτει τα υπόλοιπα.

Ωρομέτρηση που αντέχει την αιχμή

Τα χάρτινα δελτία ωρών είναι γνωστό αδύναμο σημείο στην εστίαση. Οι ώρες στρογγυλοποιούνται προς τα πάνω, μια υπογραφή καλύπτει μια βάρδια που τελείωσε νωρίτερα, και μέσα στην υπηρεσία κανείς δεν έχει χρόνο να μαλώσει για δέκα λεπτά. Μια σωστή ωρομέτρηση κλείνει το κενό καταγράφοντας την πραγματική αρχή και το τέλος κάθε βάρδιας σε σχέση με το πλάνο, ώστε ο αριθμός που πληρώνετε να είναι ο αριθμός που δουλεύτηκε.

Εδώ η λεπτομέρεια μετράει περισσότερο από τον τίτλο. Διαλείμματα καταγεγραμμένα πάνω στη βάρδια. Καθυστερήσεις και πρόωρες αποχωρήσεις ορατές ως δικά τους μεγέθη αντί να χάνονται σε ένα σύνολο. Προσαυξήσεις νύχτας, αργίας ή αιχμής εφαρμοσμένες εκεί που ανήκουν. Μπόνους και κρατήσεις δεμένα στη βάρδια που αφορούν. Όταν τρέχει η μισθοδοσία, το αρχείο πίσω από κάθε ώρα δείχνει ποιος άλλαξε τι και πότε, κάτι που τελειώνει τις περισσότερες διαφωνίες πριν καν ξεκινήσουν. Μπορείτε να δείτε αναλυτικότερα πώς η ωρομέτρηση τροφοδοτεί αυτά τα μεγέθη.

Αναφορές που απαντούν στα ερωτήματα που πραγματικά θέτετε

Οι χρήσιμες αναφορές εδώ δεν είναι οι περίπλοκες. Πόσες ώρες δούλεψε ο καθένας τον προηγούμενο μήνα και πόσες από αυτές ήταν υπερωρίες; Πόσο κόστισε η εργασία σε κάθε κατάστημα; Ποιου τελειώνουν οι ημέρες άδειας; Ποιος άργησε πάνω από δύο φορές; Ένα σύστημα διαχείρισης προσωπικού εστίασης πρέπει να απαντά σε αυτά με δύο κλικ και να εξάγει την απάντηση για τη μισθοδοσία ή το λογιστήριο.

Οι αναφορές ωρών εργασίας, αδειών, ελάχιστων ωρών, υπολοίπου άδειας, μπόνους και κρατήσεων, προϋπολογισμού και ωρομισθίου καλύπτουν η καθεμία μια διαφορετική γωνία της ίδιας εικόνας. Διαβασμένες μαζί σας λένε αν το πρόγραμμα που σχεδιάσατε είναι το πρόγραμμα που πληρώσατε, και αυτό είναι το μόνο πραγματικό τεστ για οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων εστίασης.

Πώς να επιλέξετε σύστημα προγραμματισμού για την εστίαση

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα όπως θα τη χρησιμοποιήσει η ομάδα και όχι όπως τη δείχνει μια παρουσίαση. Ανοίξτε τη στο παλαιότερο κινητό του καταστήματος, γιατί ακριβώς τέτοιο κουβαλά το προσωπικό του σαββατοκύριακου. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα και κρατήστε χρόνο. Στείλτε μια αλλαγή και δείτε πόσο αργεί να φτάσει. Ρωτήστε τι πρέπει να κάνει ένας εργαζόμενος για να ανταλλάξει βάρδια, γιατί αν αυτό ζητά περισσότερο κόπο από ένα μήνυμα στην ομαδική συνομιλία, κερδίζει η συνομιλία και το σύστημα σβήνει αθόρυβα.

Προσέξτε και τη μορφή της τιμολόγησης. Ένα λογισμικό προγραμματισμού αγορασμένο για κατάστημα εννέα ατόμων και μια πλατφόρμα φτιαγμένη για όμιλο με τέσσερα κυλικεία λύνουν διαφορετικά προβλήματα, και το να πληρώνετε για εταιρικές προβλέψεις που κανείς δεν θα ανοίξει είναι ο ταχύτερος δρόμος για να εγκαταλείψετε το εργαλείο. Οι μορφές με δικά τους μοτίβα καλύπτονται ξεχωριστά, όπως ο προγραμματισμός σε εστιατόρια και οι ομάδες κέτερινγκ.

Το Shifton καλύπτει την πλευρά του προσωπικού στην εστίαση από την αρχή ως το τέλος: προγραμματισμό βαρδιών σε ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία προβολή, ανοικτές βάρδιες και ανταλλαγές, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα, αυτόματη κατανομή, πρόβλεψη ζήτησης, ωρομέτρηση με διαλείμματα, μπόνους και κρατήσεις, και τις αναφορές που τα μετατρέπουν όλα σε αριθμούς. Το προσωπικό κουβαλά το πρόγραμμα σε iOS και Android, και οι ειδοποιήσεις push φέρνουν κάθε αλλαγή χωρίς τηλεφώνημα.

Έως δέκα μέλη ομάδας το δωρεάν πλάνο καλύπτει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που αρκεί για μία καφετέρια ή μικρή λειτουργία πάγκου. Πέρα από αυτό, οι επί πληρωμή ενότητες προσθέτουν βάθος για πολλές τοποθεσίες, καταγραφή ωρών με γεωεντοπισμό και πλουσιότερες αναφορές κόστους. Είτε λειτουργείτε καφετέρια, κυλικείο, πάγκο γρήγορης εξυπηρέτησης ή κινητή μονάδα, ο ταχύτερος τρόπος να κρίνετε ένα λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών εστίασης είναι να χτίσετε μέσα του την επόμενη εβδομάδα και να δείτε πόσο σας πήρε.