برنامج جدولة لشركات المرافق والفرق الميدانية والمناوبة

يخطط العمل في المرافق حول الالتزامات لا حول التفضيلات. فالشبكة يجب أن تكون مغطاة ليلا، وفرق المناوبة يجب أن تكون قابلة للوصول، والصيانة المخططة يجب أن تقع داخل نوافذ اتفق عليها قبل أشهر، وعاصفة واحدة قد تبطل الخطة كلها بحلول ظهيرة الثلاثاء. وبرنامج الجدولة لشركات المرافق موجود ليمسك تلك الخطة معا وليترك خلفه سجلا دقيقا لمن عمل ومتى وبأي فئة أجر.

نادرا ما يكون الضغط نقصا في العمل. الضغط هو الوضوح. من المدرج في جدول الليلة، ومن يحمل المناوبة في نهاية هذا الأسبوع، ومن تجاوز حد ساعاته، وكم أضافت جولة الاستدعاءات الأخيرة إلى فاتورة الأجور. هذه الأسئلة تجاب ببطء على جدول بيانات، والبطء مكلف حين ينتظر فريق أعطال جوابا.

ما الذي يجب أن يعالجه برنامج الجدولة لشركات المرافق

أربع مهام تحمل معظم القيمة. بناء أسبوع أو شهر من تغطية الفرق بسرعة وتغييره دون إعادة رسم الشبكة كلها. إبقاء المناوبة والاستدعاءات في دوران عادل بدل أن تقع على من يرد على الهاتف. وضع الجدول الحالي على كل هاتف، لأن الفرق في المستودعات ومواقع العمل لا خلف المكاتب. وتسجيل الساعات الفعلية مقابل الخطة، لأن العمل الليلي وعمل نهاية الأسبوع وعمل العطل يدفع بطريقة مختلفة ويناقش أكثر.

نظام جدولة للمرافق ينجز هذه المهام الأربع جيدا يساوي أكثر من قائمة ميزات أطول. وعمليات البحث عن برامج إرسال الفرق في المرافق تعود عادة إلى الحاجة العملية نفسها: معرفة أي فريق في الخدمة وإيصال التعديل إلى هواتفهم قبل أن يكلف أحدا شيئا.

المناوبة واستدعاءات فريق الطوارئ والاستجابة للعواصف

المناوبة هي الجزء الذي يديره معظم المشغلين أسوأ إدارة. فهي يجب أن تدور بالتساوي، ويجب أن يعرف الناس قبل أسابيع أي الليالي لهم، ويجب أن تسجل المبادلات في مكان غير محادثة جماعية. وحين تخطط على عرض الشهر يصير الدوران مرئيا: ترى النمط على الفريق كله، وتلحظ الفني الذي أخذ ثلاث نهايات أسبوع متتالية، وتصحح ذلك قبل أن يتحول إلى تظلم.

والتغطية التي لم يطالب بها أحد تبقى في صف الورديات المفتوحة لا في خانة فارغة، فتصبح فجوة المناوبة في الشهر القادم واضحة وهي لا تزال سهلة الملء. وحين يتصاعد حدث ما، تدخل الورديات الإضافية الشبكة نفسها التي يدخلها العمل الاعتيادي وتنشر للجميع دفعة واحدة. وهذا هو معظم ما يطلب فعليا من برنامج إدارة القوى العاملة في المرافق خلال أسبوع عاصف.

حدود الساعات وقواعد الإجهاد وضبط العمل الإضافي

تطبق شركات المرافق قواعد ساعات أشد من معظم القطاعات، ولسبب وجيه. فالفريق الذي عمل ثماني عشرة ساعة ليس الفريق الذي تريده على رأس عمود. ويحمل عرضا الأسبوع والشهر حدا أقصى مقابل إجمالي جار لكل شخص، فيرى المخطط من يقترب من سقفه والجدول ما زال مسودة.

عندها يصير العمل الإضافي قرارا لا اكتشافا. يمكن موازنة الساعات على مدى شهر بدل تكديسها على الأشخاص الثلاثة أنفسهم، ودوران يناوب كتل النهار والليل يبقي الحمل متساويا على مدة كاملة. وبرنامج تخطيط ورديات المرافق يثبت جدواه في المسافة بين ملاحظة المشكلة والاضطرار إلى حلها في الثانية فجرا.

فرق موزعة على مستودعات ومحطات فرعية ومواقع عمل

قليلة جدا هي فرق المرافق التي تعمل في مكان واحد. توسم الورديات بالموقع الذي تخصه، فيجيب عرض الأيام الثلاثة عن السؤال العملي عمن يكون أين خلال الاثنتين والسبعين ساعة القادمة لا عمن يعمل فقط. وتضيق المرشحات حسب المشروع والجدول اللوحة إلى مستودع واحد أو عقد واحد أو فريق واحد، وهذا ما يجعل جدولا كبيرا قابلا للقراءة أصلا.

التخطيط متعدد المواقع مشكلة مشتركة بين القطاعات الميدانية، والنمط نفسه يظهر في إعدادنا الخاص بـجدولة فرق البناء. أما في المرافق فالفرق أن المواقع ثابتة والقواعد حولها أشد، فيجب أن يقول الجدول أين يجب أن يكون الشخص بالوضوح نفسه الذي يقول به متى.

الأدوار والمناصب ومن يمكن وضعه في وردية

ليس كل من في الجدول قابلا للاستبدال بغيره. فبعض المهام تحتاج اسما مؤهلا في الموقع، والمتدرب لا يرسل وحده، والوردية ليست مغطاة فعلا إلا حين يكون المنصب الصحيح فيها. والمناصب مدرجة في قائمة الفريق مع مستويات الوصول وبيانات الاتصال، والأدوار تظهر مقابل الأسماء في الجدول، فتفحص التغطية بالكفاءة لا بعدد الرؤوس.

وهذا يعالج مشكلة أهدأ أيضا. وردية فيها أربعة أشخاص بلا مشرف تبدو ممتلئة على جدول بيانات وهي ليست ممتلئة في الواقع. وعلى منصة جدولة للمرافق تقرأ بوصفها الفجوة التي هي عليها.

أين تنتهي الأنظمة الخلفية ويبدأ الجدول

يستحق هذا الحد صراحة، لأن نتائج البحث تخلط منتجين مختلفين تماما. برمجيات إدارة المرافق تدير الفوترة وحسابات العملاء وسجلات الشبكة، ويشتريها قسم آخر، ولا يفعل Shifton أيا من ذلك. أما Shifton فهو طبقة القوى العاملة تحتها: من في الجدول، ومن في المناوبة، ومن سجل حضوره، وكم ساعة أنجزت، وكم من تلك الساعات كان عملا إضافيا.

ومعظم المشغلين يستخدمون الاثنين، والفصل بينهما نظيف. المنصة الخلفية تملك الشبكة والعميل. وبرنامج جدولة موظفي المرافق يملك الجدول وسجل الدوام. والفرق التي تحتاج النصف الثاني فقط تجد غالبا أنه يستبدل من عمل جداول البيانات أكثر مما توقعت.

تتبع الوقت وتقارير الساعات لفرق المرافق

تسجل الفرق الحضور والانصراف من تطبيق الهاتف، فتخزن كل وردية بداية ونهاية واستراحة فعلية مقابل ما خطط له. ثم تعرض تقارير ساعات العمل الساعات المنجزة والعمل الإضافي والتأخير والانصراف المبكر والغياب لكل شخص ولكل مشروع، وتصدر المدة لكشوف الرواتب بدل إعادة كتابتها يدويا.

وعند تقارير فئات الأجر تكتمل صورة التكلفة. تقسم الساعات على فئات: الأجر الأساسي، والعمل الإضافي الليلي، والعمل الإضافي في ليلة تقع في نهاية الأسبوع، والعمل الإضافي في عطلة رسمية، فيفكك شهر الاستدعاءات الثقيل بدل أن يصل رقما واحدا. وبرنامج تتبع الوقت للمرافق لا ينفع إلا إذا كان المخرج شيئا تستطيع الإدارة المالية التصرف بناء عليه، ولهذا بنيت أدوات التقارير. وتتصل خدمات QuickBooks، Zapier، Intercom، Usedesk من شاشة التكاملات حين تحتاج تلك الأرقام إلى الانتقال إلى مكان آخر.

كيف تختار نظام جدولة تستخدمه فرقك فعلا

يحسم التبني على الهاتف لا في العرض التقديمي. فإذا كان الجدول في التطبيق هو الجدول الحقيقي في كل مرة، توقفت الفرق عن الاتصال بالمستودع للتأكد. وهذا يعني تعديلات تنشر للجميع دفعة واحدة، وطلبات توافر وإجازات تعالج في المكان نفسه الذي يعالج الجدول، وساعات مسجلة تطابق ما عمله الناس فعلا.

اختبره بالطريقة التي سيستخدمه بها الفريق. ابن شهرا كاملا من الدوران وانظر كم يستغرق. غير ليلة مناوبة واحدة وتحقق من سرعة وصول الإشعار. استخرج تقرير ساعات لأسبوع فيه استدعاء وانظر هل تخرج فئات العمل الإضافي منفصلة.

Shifton مجاني حتى 10 أعضاء في الفريق بلا حد زمني، وهذا يغطي المشغلين الصغار وفرق المقاولين بالكامل. والفرق الأكبر تنتقل إلى خطط مدفوعة تحسب لكل موظف شهريا، مع تحديد الموقع وموقع العمل كوحدة مدفوعة. وفي الحالتين الهدف واحد: تغطية يمكن الوثوق بها في الثالثة فجرا، ورقم ساعات لا يحتاج أحد إلى الجدال حوله.