Phần mềm lập lịch cho công ty kiến trúc và studio thiết kế

Điều hành một công ty kiến trúc trong bất kỳ khoảng thời gian nào và cùng một sự căng thẳng cứ trở lại. Công việc dựa trên dự án còn lịch thì không. Nhiều hợp đồng dịch chuyển cùng lúc, mỗi cái ở một giai đoạn khác nhau, và mỗi cái cần đúng người cho một quãng hiếm khi khớp với một tuần làm việc gọn gàng. Ý tưởng cần một người thiết kế, hồ sơ cần họa viên, một giai đoạn công trường kéo một kiến trúc sư dự án ra khỏi studio trong hai ngày, và tất cả phải diễn ra mà không có thời hạn nào lặng lẽ trượt đi vì không ai thấy xung đột đang tới.

Hầu hết công cụ lập lịch được xây cho công việc theo ca, nơi nhu cầu ổn định và mọi người làm cùng số giờ. Một studio thiết kế không vận hành như vậy. Con người mang những chuyên môn và cấp bậc khác nhau, họ chia tuần của mình cho các dự án, và thời gian của họ được đo so với một khoản phí chứ không phải một chiếc đồng hồ. Một công cụ phớt lờ thực tế đó bị bỏ trong vòng một tháng, và công ty quay về một bảng tính dùng chung cùng một tấm bảng trắng đã lỗi thời trước cả giờ trưa.

Phần mềm lập lịch cho kiến trúc sư thật sự phải làm được gì

Bóc đi các danh sách tính năng thì công việc thu về vài điều. Để một đối tác hay quản lý studio phân bổ nhanh một tuần công việc trên nhiều dự án. Cho thấy giờ tính phí và chi phí nhân công so với phí trước khi kế hoạch bị khóa, chứ không phải sau khi dự án được rà soát. Vươn tới một đội ngũ bị chia giữa studio, các công trường của khách hàng và nhà. Và trụ được khi một thời hạn trượt, vì trong một công ty bận rộn điều đó luôn xảy ra. Một ứng dụng lập lịch kiến trúc sư vượt qua những ngưỡng đó sẽ thắng một ứng dụng có danh sách tính năng dài hơn nhưng giải các vấn đề mà một studio không hề có.

Bố trí nhân sự cho dự án mà không dồn quá tải lên studio

Một công ty kiến trúc không phải một đội làm một công việc. Nó là một tập hợp các dự án chồng lấn tranh nhau cùng những con người, và lợi nhuận sống trong việc cuộc tranh giành đó được quản lý tốt đến đâu. Quản lý nhân sự kiến trúc tốt xem mỗi dự án như một nhu cầu riêng trong khi vẫn giữ toàn bộ studio trong một khung nhìn. Công việc được phân theo các giai đoạn và cột mốc thay vì một lưới cứng nhắc, nên một đợt dồn hồ sơ và một cuộc chạy nước rút ý tưởng đều có thể nhận đủ người cần trong cùng một tuần. Năng lực hiện ra trong một cái nhìn, nghĩa là một nhân sự kỳ cựu quá tải hay một họa viên nhàn rỗi đều lộ diện trước khi thành một lần nộp bị bỏ lỡ hay một khoản lương lãng phí. Lập lịch nguồn lực cho kiến trúc sư về bản chất là khớp tài năng hữu hạn với nhu cầu biến động mà không đốt cháy ai.

Giữ giờ tính phí và chi phí nhân công trong tầm mắt

Phí được thỏa thuận so với một ngân sách, và ngân sách đó chỉ sống sót nếu giờ rơi vào đúng nơi đã hoạch định. Cái nguy là chúng hiếm khi tự lên tiếng. Một chu kỳ chỉnh sửa kéo dài hơn mức cho phép, thời gian trôi sang phối hợp không tính phí, một giai đoạn lặng lẽ nuốt nhiều ngày hơn phần phí bao, và không điều nào trong số đó hiện ra cho đến khi dự án đóng lại và biên lợi nhuận đã mất. Một hệ thống theo dõi thời gian cho kiến trúc sư nằm ngay trong lịch làm cho khoản chi đó hiện rõ khi vẫn còn chỗ để hành động. Giờ được ghi vào dự án và giai đoạn mà chúng thuộc về, chi phí nhân công dự kiến hiển thị so với phí khi công việc được đặt, và một cảnh báo mức sử dụng bắt được một tuần quá tải trước khi nó thành phần vượt. Chính những bản ghi đó được xuất sạch sẽ để lập hóa đơn, nên số giờ tính cho khách hàng khớp với số giờ studio thực sự đã làm.

Một lịch cho công việc studio, công trường và từ xa

Công việc thiết kế giờ đã phân tán. Một phần đội ở studio, một phần đi khảo sát công trường hoặc họp khách hàng, và một phần làm từ nhà một phần của tuần. Một dự án có thể chạm cả ba trong vài ngày. Khi kế hoạch sống trong bảng tính, không ai giữ được bức tranh đáng tin về ai đang ở đâu, và các lỗ hổng chỉ nổi lên khi một thời hạn đã chịu sức ép. Một hệ thống lập lịch công ty kiến trúc đặt nhân sự studio, công trường và từ xa vào một lịch dùng chung. Tình trạng sẵn sàng và nghỉ phép được thu thập trước khi dựng kế hoạch thay vì đuổi theo sau đó, các mẫu dùng lại triển khai một mô hình bố trí đã được chứng minh cho một hợp đồng mới thay vì bắt đầu từ một lưới trống, và bao phủ theo vai trò giữ đúng tỷ lệ nhân sự kỳ cựu, kiến trúc sư và họa viên trên mỗi dự án để không công việc nào bị nặng ở trên hay thiếu hụt hỗ trợ.

Hấp thụ thay đổi mà không mất một thời hạn

Ngày của khách hàng dịch chuyển, một giai đoạn trượt, một phê duyệt đến muộn, và cả kế hoạch phải uốn quanh nó. Những công ty xử lý điều này tốt không phải là những công ty chẳng bao giờ bị bất ngờ, mà là những công ty có thể cân bằng lại trong vài phút. Khi một lần nộp dịch chuyển, studio cần thấy ngay ai còn năng lực gánh phần việc thêm và ai đã tới giới hạn. Phân công lại diễn ra chỉ một chạm, năng lực dôi dư có thể được đề nghị cho mọi người đủ điều kiện, và một cảnh báo xung đột hoặc thời hạn đánh dấu khoảnh khắc một kế hoạch đặt một lần nộp vào rủi ro. Một thông báo thay đổi đến với những người bị ảnh hưởng ngay lập tức thay vì qua một vòng gọi điện, và đó chính là khác biệt giữa một điều chỉnh có kiểm soát và một cuộc chạy loạn vào tuần trước thời hạn.

Vươn tới một đội ngũ hiếm khi ngồi ở một chiếc bàn

Kiến trúc sư và họa viên không ngồi chờ một email về tuần tới. Họ đang ở công trường, trong một buổi rà soát, hoặc cắm cúi vào một mô hình, và một bản kế hoạch in đặt ở cửa studio đã cũ ngay khoảnh khắc nó được ghim lên. Cách tiếp cận ưu tiên di động vươn tới con người ở nơi họ đang có mặt. Công việc được đăng thẳng lên điện thoại, thay đổi gửi một thông báo ngay khoảnh khắc chúng xảy ra, và nghỉ phép cùng tình trạng sẵn sàng được ghi trong ứng dụng trước khi dựng lịch. Bộ tính năng đầy đủ bao trùm việc phân công, theo dõi thời gian, thông báo và báo cáo, nên một thay đổi trong kế hoạch đến với đúng người ngay lập tức thay vì qua một chuỗi tin nhắn mà một nửa đội ngũ không bao giờ thấy.

Chọn công cụ đúng cho công ty của bạn

Hãy thử bất kỳ nền tảng nào theo cách studio thật sự sẽ dùng nó. Mở nó trên điện thoại, vì đó là nơi phần lớn đội ngũ sẽ xem tuần của mình. Dựng trọn một tuần trên nhiều dự án và đo xem mất bao lâu. Dời một thời hạn và xác nhận hệ thống cho bạn thấy xung đột. Ghi vài giờ vào một dự án và kiểm tra xem chúng có xuất ra ở dạng mà việc lập hóa đơn của bạn dùng được không. Công cụ sống sót qua những phép thử đó là công cụ vẫn còn được dùng vào năm sau. Dưới mười nhân viên, gói miễn phí của Shifton xử lý trọn công việc không giới hạn thời gian, bao phủ một studio nhỏ một cách thoải mái. Khi một công ty lớn lên và nhận thêm công việc song song, các bậc trả phí bổ sung báo cáo đa dự án, kiểm soát chi phí sâu hơn và các thiết lập nâng cao. Dù thế nào mục tiêu vẫn vững vàng: một lịch phản ánh tải dự án thực, giờ tính phí khớp với những gì thực sự đã làm, một dòng nhân công rơi vào đúng nơi mà phí đã hoạch định, và một đội ngũ luôn biết mình đang làm gì. Đó là khác biệt giữa việc điều hành khối lượng công việc của một studio và việc dập lửa cho nó, và đó chính là nơi phần mềm lập lịch đúng cho kiến trúc sư giành được chỗ đứng của mình.