Schemaprogram för elektriker och elinstallationsföretag

Ett elinstallationsföretag står och faller med om rätt personer når rätt arbetsplats rätt morgon. Ett lag utan behörig elektriker får helt enkelt inte börja. Två servicebilar på samma adress betyder en dag som faktureras en gång och betalas två. Schemaprogram för elektriker finns för att göra den fördelningen till en upprepbar process i stället för en kvällsrunda i telefon för den som sköter kontoret.

Att schemalägga ett ellag är svårare än att schemalägga en fast arbetsplats. Laget rör sig mellan adresser, kommersiella jobb och serviceärenden hos privatpersoner går på olika klockor, behörigheter och kvalifikationer styr vem som får skickas vart, och en enda jourutryckning skjuter tre planerade jobb framåt på en dag. Allmänna schemaverktyg utgår från att alla dyker upp i samma byggnad.

Vad ett schemaprogram för elektriker måste klara

Det handlar om fyra saker. Koppla personer till arbetsplatser och inte bara till timmar, för ett pass utan plats är bara halva instruktionen. Hålla timmarna under taket, eftersom övertid i ett ellag är dyrt och byggs upp obemärkt. Få ut planen till folk som aldrig är på kontoret. Och registrera vad som faktiskt hände tillräckligt noggrant för att fakturera och betala ut på.

Ett planeringssystem för elinstallatörer som klarar de fyra punkterna är värt mer än en plattform full av funktioner för kalkyl eller lagerstyrning. Det är separata problem med separata verktyg.

Arbetsplatser, lag och att veta vem som är var

Frågan en arbetsledare får oftast är helt enkelt var någon befinner sig. Att svara utifrån ett kalkylblad innebär att öppna filen, hitta raden och lita på att versionen framför dig är den aktuella.

I Shifton bär varje pass en arbetsplats, så schemat visar platsen bredvid personen och tiden. Tredagarsvyn snävar in på den närmaste tiden, och det är det fönster som faktiskt spelar roll en arbetsmorgon. Planeringsprogram för elektriker utan plats på passet skjuter tillbaka samordningen till meddelanden, och det är i meddelandena felen bor.

Behöriga elektriker, lärlingar och vem som får åka ensam

En elektrikerstyrka är inte utbytbar. Auktoriserade elinstallatörer, montörer och lärlingar har olika befogenheter, och en lärling kan inte vara ensam på en arbetsplats. Den begränsningen måste ligga i schemat och inte i arbetsledarens minne.

Befattningar och roller sätts per person i Shifton, så schemat visar nivån bredvid namnet och lagets sammansättning på en arbetsplats går att kontrollera innan veckan publiceras. Schemaläggning för kommersiella elarbeten måste respektera reglerna för vilka som får gå ihop på större arbetsplatser, medan planering av villa- och lägenhetsjobb ger motsatt press, med fler adresser och färre personer på varje. De flesta företag kör båda mönstren samma vecka och ska inte behöva två system för det. Behörighetsnivåer hjälper också, eftersom en arbetsledare kan få rätt att justera sitt eget lag medan huvudschemat stannar under kontorets kontroll. Renoveringar över flera veckor, där yrkesgrupperna avlöser varandra i en bebodd bostad, tas upp separat under planering av renoveringsprojekt.

Övertid, timtak och vad en tung vecka verkligen kostar

Personalkostnaden är den största påverkbara posten i elbranschen, och de flesta överdragen är oansenliga var för sig. En timme efter passets slut här. En helgutryckning där. Ett lag som tyst passerar en gräns för att ingen följde den löpande summan.

Ett maxantal timmar per elektriker står bredvid den utlagda summan i veckovyn, vilket gör övertid till ett synligt beslut i stället för en överraskning på lönen. Övertid kan ställas in så att den kräver godkännande, så att extra timmar beviljas i stället för att förutsättas. Efteråt visar budget- och timprisrapporter vad perioden kostade, uppdelat på person och befattning. En schemaapp för elföretag som bara producerar ett rutnät lämnar den dyra halvan av arbetet ogjord.

Jourutryckningar, ersättare och att bygga om veckan

Akutarbete är inget undantag i det här yrket, det är en veckovis självklarhet, och varje utryckning tränger undan något som redan var planerat. Hur snabbt ombokningen går avgör om kunden får veta det av er eller upptäcker det själv.

Lediga pass är hur ersättare hittas utan en runda enskilda samtal: arbetet publiceras och vilken behörig elektriker som helst kan ta det i appen. När ett jobb flyttas publiceras ändringen och alla berörda får en avisering, så schemat som alla tittar på förblir samma schema. Att fördela jobb mellan elektriker fungerar bara när planen och lagets version av planen aldrig glider isär. Företag som också driver större arbetsplatser med flera yrkesgrupper kombinerar ofta detta med bemanningsplanering i byggbranschen på samma konto.

Planerat underhåll vid sidan av projektarbetet

De flesta elföretag bär en botten av återkommande arbete under projekten: periodiska besiktningar, mätrundor, serviceavtal på kommersiella fastigheter. Det är fullständigt förutsägbart, vilket är precis därför det glöms bort tills datumet är inne och ingen har kapacitet.

Återkommande mönster kan sparas som mallar och läggas ut framåt, så att underhåll av elanläggningar hamnar i kalendern innan reaktiva jobb fyller utrymmet runt omkring. Mallar gör dessutom en vecka som fungerade återanvändbar i stället för ombyggd från grunden, och det är där merparten av planeringstiden försvinner. Ett sätt att planera ellaget där avtalat underhåll blir en eftertanke slutar med att underhållet utförs på övertidspris.

Timunderlag som håller för en fråga från lönekontoret

Två tal spelar roll när veckan är stängd: arbetade timmar och betalda timmar. De stämmer bara överens om registreringen satt på passet i stunden i stället för att rekonstrueras ur anteckningar.

In- och utstämpling ligger mot det planerade passet, raster loggas separat och stämplingsloggarna behåller ändringshistoriken bakom varje post. Rapporten över arbetade timmar skiljer ordinarie timmar från övertid per person och exporteras till ekonomisidan. En tidrapporteringsapp för elektriker som bara ger en naken veckosumma ger er ingenting att svara med. Planeringsprogram för elservice ska avsluta månaden med en tabell som ingen behöver argumentera om.

Att välja en schemaapp för elektriker

Testa den så som ett elföretag faktiskt arbetar. Bygg en hel vecka på en mobil i servicebilen och ta tid. Flytta ett jobb till en annan dag och se hur snabbt det berörda laget får veta det. Kontrollera vad en lärling ser när appen öppnas första gången, för införandet faller på en förvirrande första skärm. Bekräfta att timmarna kommer ut i ett format som er bokföring kan använda utan att skriva om dem.

Ordvalet varierar i branschen. Många firmor söker på dispatchsystem för elektriker och menar samma underliggande uppgift: få en namngiven person till en namngiven adress vid en namngiven tid, med ett tillförlitligt underlag efteråt. Shifton täcker den fördelningen och timmarna bakom den. Anbudskalkyl och ruttplanering är egna programkategorier och sköts bättre av verktyg byggda just för dem.

Shifton är gratis för upp till 10 medarbetare utan tidsgräns och täcker schemaläggning, den enkla stämpelklockan, mobilappen och rapporter, vilket räcker för ett litet elföretag. När laget växer räknas priset per anställd och månad för de moduler ni slår på, inklusive geolokaliseringsmodulen för företag som behöver bekräftad ankomst till arbetsplatsen. Målet är detsamma hela tiden: alla vet vilken arbetsplats som gäller, timmarna håller där ni planerade dem och lönen körs på riktiga siffror.