Programska oprema za razpored izmen v gostinstvu

Gostinski obrati stojijo ali padejo na strošku dela. To je edini strošek, ki ga vodja lahko premika iz ure v uro, in niha hitreje kot karkoli drugega v lokalu. Programska oprema za upravljanje gostinstva na kadrovski strani obstaja zato, da to nihanje postane predvidljivo: pravi ljudje ob pravih urah, kuhinja in pult pokrita skupaj ter vsaka ura zabeležena dovolj natančno, da se po njej lahko izplača brez dodatnega preverjanja.

Kar to panogo dela resnično zahtevno za razporejanje, je oblika povpraševanja. Promet prihaja v valovih in ne kot ravna črta, valovi pa se razlikujejo po obliki obrata. Menza ima dva vrhova in se vmes izprazni. Kavarna natovori jutro. Pult hitre postrežbe teče plosko do večernega navala, pri obratih s hitro hrano pa pogosto sledi še en vrh pozno v noč. Osebje dela s krajšim delovnim časom, veliko je študentov in menjava je hitra, tisti, ki sestavlja razpored, pa pri tem običajno sam stoji na svojem mestu.

Kaj mora programska oprema za upravljanje gostinstva zmoči

Ko odstranimo sezname funkcij, je naloga kratka. Hitro sestaviti cel teden, tudi s telefona, če je pri roki le ta. Zadržati ure znotraj omejitev in proračuna, ki ste ju določili, še preden se karkoli objavi. Dostaviti končan razpored ljudem, ki ne berejo elektronske pošte. In zdržati, ko se nekdo dve uri pred odprtjem javi, da je bolan.

Sistem za upravljanje osebja v gostinstvu, ki opravi te štiri stvari, je vreden več kot izdelek s petdesetimi moduli, ki jih nihče ne odpre. To je merilo, po katerem je treba presojati vsako programsko opremo za razporejanje v gostinskih obratih, pa naj vodi en lokal ali celo skupino.

Kadrovska programska oprema, ne blagajna ali sistem zalog

Isti izraz se lepi na dve zelo različni kategoriji izdelkov in vredno ju je ločiti, preden sestavite ožji izbor. Ena sedi na prodajni strani: sprejemanje naročil, pretok denarja, spremljanje zalog, kalkulacija jedi. Druga sedi na strani ljudi: kdo dela, kdaj, koliko ur, po kakšni postavki in koliko to znese ob koncu meseca.

Shifton je nedvomno druga. Programska oprema za upravljanje osebja v gostinstvu pokriva razporede, razpoložljivost, proste izmene, menjave, prijavo in odjavo, odmore, dodatke ter poročanje, ki poveže načrtovane ure z dejanskimi. Ne kalkulira jedi, ne naroča blaga in ne vodi blagajne, niti tega ne poskuša. Večina gostincev uporablja po en sistem z vsake strani, kadrovsko orodje pa se navadno povrne prvo, ker je delo tako večja postavka kot edina, ki jo v torek popoldne še lahko spremenite.

Kuhinja in pult v enem razporedu

Zadnji in sprednji del obrata tečeta po različnih urah. Priprava se začne daleč pred odprtjem vrat, izdaja je najbolj napeta med strežbo, pult pa potrebuje ljudi od prvega do zadnjega gosta. Programska oprema za razporejanje kuhinjskega osebja, ki spregleda strežbo, ustvari dva razporeda, ki si tiho nasprotujeta, razlika pa se pokaže na najbolj natrpan dan v tednu.

Sestavljanje obojega v eni mreži to odpravi. Še vedno načrtujete po vlogi ali projektu, a zasedenost in skupne ure ostanejo vidne na enem zaslonu, na vsaki izmeni pa lahko zadržite najmanjše število za vsako delovno mesto, tako da nič ne odpre s premalo ljudmi. Kuharji, baristi, osebje za pultom, dostavljavci in čistilci nosijo vsak svoje delovno mesto, proste izmene pa se ponudijo le tistim, ki jih res lahko opravijo.

Omejitve ur, nadure in postavka stroška dela

Nadure redko pridejo kot odločitev. Nabirajo se. Izmena, podaljšana za uro, usluga v soboto, nadomeščanje, ki je nekoga potisnilo čez pogodbeni teden. Ko se to pokaže v plačah, je denar že odšel.

Določitev največjega tedenskega števila ur na zaposlenega in spremljanje tekočega seštevka ob njem med sestavljanjem obrne zaporedje. Dobra programska oprema za razporejanje v gostinstvu označi teden, ki gre čez mejo, pred objavo razporeda in ne po zaključku plač. V povezavi s proračunskim poročilom prav tu sedi resničen prihranek: ne v dramatičnih rezih, ampak v tistih petnajstih ali dvajsetih urah na mesec, ki jih nihče ni nameraval razporediti.

Kavarne, menze, pulti in premične enote

Malokdo dolgo ostane pri enem lokalu. Druga kavarna, pogodba za menzo, enota v prehrambni coni, prikolica ob koncih tedna, in usklajevanje neha biti razpored ter postane logistika. Ena enota je natrpana, medtem ko je druga prazna, izurjen barista pa brez dela sedi tri ulice stran.

Razporejanje na več lokacijah postavi vsako enoto na isto mesto. Izmene nosijo lokal, ki mu pripadajo, zato nekdo, ki dela na dveh lokacijah, teden vseeno konča z enim čistim naborom ur. Programska oprema za razporejanje v kavarnah, programska oprema za upravljanje menz in programska oprema za razporejanje v premičnih obratih niso zares ločeni izdelki; gre za isti razporejevalni pogon, prenesen na drugačen obseg. Predloge to jasno pokažejo: sestavite delujoč teden enkrat in ga nato prenesite na novo enoto namesto začenjanja s prazno mrežo. Kadar kuhinja spada k hotelu, je gostinstvo eden od več oddelkov, razporejanje hotelskega osebja pa pokriva preostale.

Evidenca časa, ki prenese naval

Papirnate evidence so v gostinstvu znana šibka točka. Ure se zaokrožujejo navzgor, podpis prekrije izmeno, ki se je končala prej, sredi strežbe pa nihče nima časa za razpravo o desetih minutah. Urejena evidenca delovnega časa to vrzel zapre tako, da zabeleži resnični začetek in konec vsake izmene glede na načrt, zato je številka, ki jo plačate, številka, ki je bila opravljena.

Tu podrobnost pomeni več kot naslov. Odmori, zabeleženi na sami izmeni. Zamude in predčasni odhodi, vidni kot lastne številke, namesto da bi utonili v seštevku. Dodatki za noč, praznik ali konico, uporabljeni tam, kamor sodijo. Nagrade in odbitki, vezani na izmeno, na katero se nanašajo. Ko steče obračun plač, dnevnik za vsako uro pokaže, kdo je kaj in kdaj spremenil, kar večino sporov konča, preden se začnejo. Podrobneje si lahko ogledate, kako evidenca delovnega časa polni te številke.

Poročila, ki odgovorijo na vprašanja, ki jih zares postavljate

Uporabna poročila tu niso zapletena. Koliko ur je vsak opravil pretekli mesec in koliko od tega je bilo nadur? Koliko je delo stalo na posamezni lokaciji? Komu zmanjkuje dopusta? Kdo je zamudil več kot dvakrat? Sistem za upravljanje osebja v gostinstvu bi moral na to odgovoriti v nekaj klikih in odgovor izvoziti za obračun plač ali računovodstvo.

Poročila o delovnih urah, odsotnostih, minimalnih urah, stanju dopusta, nagradah in odbitkih ter proračunu in urni postavki pokrivajo vsako svoj kot iste slike. Prebrana skupaj povedo, ali je razpored, ki ste ga načrtovali, tudi razpored, ki ste ga plačali, in to je edini pravi preizkus katere koli programske opreme za gostinske obrate.

Izbira sistema za razporejanje v gostinstvu

Vsako platformo preizkusite tako, kot jo bo uporabljala ekipa, in ne tako, kot jo kaže predstavitev. Odprite jo na najstarejšem telefonu v lokalu, saj prav takšnega nosijo vikend delavci. Sestavite cel teden in si izmerite čas. Pošljite eno spremembo in poglejte, koliko časa potrebuje, da pride. Vprašajte, kaj mora zaposleni storiti, da zamenja izmeno, kajti če je to več dela kot sporočilo v skupinskem klepetu, zmaga skupinski klepet in sistem tiho zamre.

Bodite pozorni tudi na obliko cenika. Programska oprema za razporejanje, kupljena za lokal z devetimi ljudmi, in platforma, zgrajena za skupino s štirimi menzami, rešujeta različna problema, plačevanje napovedovanja na ravni velikih podjetij, ki ga nihče ne bo odprl, pa je najhitrejša pot do opustitve orodja. Oblike obratov z lastnimi vzorci so obravnavane posebej, med njimi razporejanje v restavracijah in cateringske ekipe.

Shifton pokriva kadrovsko stran gostinskih obratov od začetka do konca: razporejanje izmen v dnevnem, tedenskem in mesečnem pogledu, proste izmene in menjave, razpoložljivost in prošnje za dopust, predloge za ponovno uporabo, samodejno razdelitev, napoved povpraševanja, evidenco delovnega časa z odmori, nagradami in odbitki ter poročila, ki vse to spremenijo v številke. Osebje nosi razpored na napravah iOS in Android, potisna obvestila pa spremembo dostavijo brez telefonskega klica.

Do desetih članov ekipe brezplačni paket opravi celotno delo brez časovne omejitve, kar zadošča za eno kavarno ali majhen pultni obrat. Nad tem plačljivi moduli dodajo globino za več lokacij, prijavo na podlagi geolokacije in bogatejše poročanje o stroških. Naj vodite kavarno, menzo, pult hitre postrežbe ali premično enoto, najhitrejši način za presojo programske opreme za razporejanje je, da v njej sestavite naslednji teden in izmerite, koliko časa je za to potrebno.