תוכנה לסידור עבודה בענף המזון והמשקאות

עסקי מזון ומשקאות עומדים או נופלים על עלות כוח האדם. זו ההוצאה היחידה שמנהל יכול להזיז שעה אחר שעה, והיא מתנדנדת מהר יותר מכל סעיף אחר בעסק. תוכנה לניהול מזון ומשקאות בצד כוח האדם קיימת כדי להפוך את התנודה הזו לצפויה: האנשים הנכונים בשעות הנכונות, מטבח ודלפק מאוישים יחד, וכל שעה מתועדת בדיוק מספיק כדי לשלם לפיה בלי סבב בדיקה נוסף.

מה שהופך את הענף הזה לקשה באמת לשיבוץ הוא צורת הביקוש. הפדיון מגיע בגלים ולא בקו יציב, והגלים שונים מפורמט לפורמט. קפיטריה מגיעה לשני שיאים ומתרוקנת ביניהם. בית קפה מעמיס את הבוקר. דלפק שירות מהיר רץ שטוח עד גל הערב, ונקודות מזון מהיר מגיעות לא פעם לשיא נוסף בשעות הלילה המאוחרות. העובדים הם ברובם במשרה חלקית, הרבה סטודנטים, והתחלופה מהירה, ומי שבונה את הסידור עושה זאת בדרך כלל בזמן שהוא עצמו עומד בעמדה.

מה תוכנה לניהול מזון ומשקאות חייבת לעשות

כשמסירים את רשימות התכונות, המשימה קצרה. לבנות שבוע מלא במהירות, גם מהטלפון אם רק הוא בהישג יד. לשמור את השעות בתוך התקרות והתקציב שהגדרתם עוד לפני שמשהו מתפרסם. להעביר את הסידור המוכן לאנשים שלא קוראים דואר אלקטרוני. ולהחזיק מעמד כשמישהו מודיע על מחלה שעתיים לפני השירות.

מערכת לניהול כוח אדם בענף המזון והמשקאות שעומדת בארבעת אלה שווה יותר ממערכת עם חמישים מודולים שאיש לא פותח. זה קנה המידה שלפיו כדאי לשפוט כל תוכנת שיבוץ לענף המזון, בין אם היא מפעילה סניף אחד או רשת.

תוכנת כוח אדם, לא קופה ולא מערכת מלאי

אותו ביטוי מוצמד לשתי קטגוריות מוצר שונות מאוד, וכדאי להפריד ביניהן עוד לפני שמכינים רשימה מצומצמת. אחת יושבת בצד המסחרי: קליטת הזמנות, תנועת כסף, מעקב אחר מלאי, תמחור מנות. השנייה יושבת בצד האנושי: מי עובד, מתי, כמה שעות, באיזה תעריף, ולמה זה מסתכם בסוף החודש.

Shifton שייכת בבירור לשנייה. תוכנה לניהול כוח אדם בענף המזון והמשקאות מכסה סידורי עבודה, זמינות, משמרות פתוחות, החלפות, החתמת כניסה ויציאה, הפסקות, תוספות שכר ואת הדיווח שקושר בין שעות מתוכננות לשעות בפועל. היא לא מתמחרת מנה, לא מזמינה סחורה ולא מפעילה קופה, וגם לא מנסה. רוב המפעילים מחזיקים מערכת אחת מכל סוג, וכלי כוח האדם הוא בדרך כלל זה שמחזיר את ההשקעה ראשון, כי העבודה היא גם הסעיף הגדול יותר וגם היחיד שאפשר עדיין לשנות ביום שלישי אחר הצהריים.

מטבח ודלפק בסידור אחד

המטבח והחזית עובדים לפי שעונים שונים. ההכנה מתחילה הרבה לפני פתיחת הדלתות, עמדת המסירה עמוסה ביותר בזמן השירות, והדלפק זקוק לאנשים מהלקוח הראשון ועד האחרון. תוכנה לשיבוץ צוות מטבח שמתעלמת מהחזית מייצרת שני סידורים שחולקים זה על זה בשקט, והפער מתגלה ביום העמוס בשבוע.

בנייה של שניהם ברשת אחת מבטלת את זה. אתם עדיין מתכננים לפי תפקיד או פרויקט, אבל האיוש וסך השעות נשארים גלויים במסך אחד, ואפשר לשמור מספר מינימלי מכל תפקיד בכל משמרת כך ששום משמרת לא נפתחת בחוסר. טבחים, בריסטות, אנשי דלפק, שליחים ועובדי ניקיון נושאים כל אחד את התפקיד שלו, ומשמרות פתוחות מוצעות רק למי שבאמת יכול לבצע אותן.

תקרות שעות, שעות נוספות וסעיף העבודה

שעות נוספות כמעט אף פעם לא מגיעות כהחלטה. הן נצברות. משמרת שהתארכה בשעה, טובה ביום שבת, החלפה שדחפה מישהו מעבר לשבוע ההסכמי שלו. עד שזה מופיע בעלות השכר, הכסף כבר יצא.

הגדרת מספר שעות שבועי מרבי לכל עובד ומעקב אחר הסכום המצטבר לצדו בזמן הבנייה הופכים את הסדר. תוכנת שיבוץ טובה לענף המזון מסמנת שבוע שחורג מהתקרה לפני שהסידור מתפרסם, ולא אחרי סגירת השכר. בשילוב עם דוחות תקציב, שם יושב החיסכון האמיתי: לא בקיצוצים דרמטיים, אלא באותן חמש עשרה או עשרים שעות בחודש שאיש לא התכוון לשבץ.

בתי קפה, קפיטריות, דלפקים ויחידות ניידות

מעטים המפעילים שנשארים בסניף אחד לאורך זמן. בית קפה שני, חוזה קפיטריה, יחידה במתחם מזון, קרון שעובד בסופי שבוע, והתיאום מפסיק להיות סידור עבודה והופך ללוגיסטיקה. יחידה אחת קורסת בזמן שאחרת ריקה, ובריסטה מיומן יושב בלי עבודה שלושה רחובות משם.

שיבוץ רב סניפי מרכז את כל היחידות במקום אחד. משמרות נושאות את הסניף שאליו הן שייכות, כך שמי שעובד בשני מקומות מסיים את השבוע עם סט שעות אחד ונקי. תוכנה לשיבוץ בתי קפה, תוכנה לניהול קפיטריה ותוכנה לשיבוץ משאיות מזון אינן באמת מוצרים נפרדים; זהו אותו מנוע שיבוץ שמוחל על פריסה אחרת. התבניות ממחישות זאת היטב: בנו שבוע עובד פעם אחת, ואז הטמיעו אותו ביחידה חדשה במקום להתחיל מרשת ריקה. כשהמטבח שייך למלון, המזון והמשקאות הם מחלקה אחת מתוך כמה, ואילו שיבוץ עובדי מלון מכסה את היתר.

מעקב שעות ששורד גל עומס

דוחות נוכחות על נייר הם נקודת תורפה מוכרת בענף המזון. שעות מתעגלות כלפי מעלה, חתימה מכסה משמרת שהסתיימה מוקדם, ובאמצע השירות לאיש אין זמן להתווכח על עשר דקות. שעון נוכחות אמיתי סוגר את הפער ומתעד את ההתחלה והסיום האמיתיים של כל משמרת מול המתוכנן, כך שהמספר שאתם משלמים הוא המספר שנעבד בפועל.

הפרטים כאן חשובים יותר מהכותרת. הפסקות נרשמות על המשמרת עצמה. איחורים ויציאות מוקדמות נראים כנתונים עצמאיים במקום להיבלע בסכום כולל. תוספות ללילה, לחג או לשעות שיא מוחלות במקום שבו הן שייכות. בונוסים וקיזוזים נצמדים למשמרת שאליה הם קשורים. כשהשכר רץ, יומן הדיווח שמאחורי כל שעה מראה מי שינה מה ומתי, וזה מסיים את רוב המחלוקות לפני שהן מתחילות. אפשר לראות בפירוט כיצד מעקב שעות מזין את הנתונים האלה.

דוחות שעונים על השאלות שאתם באמת שואלים

הדוחות המועילים כאן אינם מסובכים. כמה שעות עבד כל אחד בחודש שעבר, וכמה מהן היו שעות נוספות? כמה עלתה העבודה בכל סניף? למי נגמרים ימי החופשה? מי איחר יותר מפעמיים? מערכת לניהול כוח אדם בענף המזון והמשקאות צריכה לענות על אלה בכמה קליקים ולייצא את התשובה לחשבות השכר או להנהלת החשבונות.

דוחות שעות עבודה, היעדרויות, שעות מינימום, יתרת חופשה, בונוסים וקיזוזים, תקציב ותעריף שכר מכסים כל אחד פינה אחרת של אותה תמונה. בקריאה משותפת הם אומרים אם הסידור שתכננתם הוא הסידור ששילמתם עליו, וזה המבחן האמיתי היחיד לכל תוכנה לניהול עסקי מזון.

איך בוחרים מערכת שיבוץ לענף המזון והמשקאות

בדקו כל פלטפורמה בדרך שבה הצוות ישתמש בה, ולא בדרך שבה הדגמה מציגה אותה. פתחו אותה בטלפון הישן ביותר בעסק, כי בדיוק כזה נמצא אצל עובדי סופי השבוע. בנו שבוע מלא ומדדו את הזמן. העבירו שינוי ובדקו כמה זמן לוקח לו להגיע. שאלו מה עובד צריך לעשות כדי להחליף משמרת, כי אם זה דורש יותר מאמץ מהודעה בקבוצת הצ׳אט, קבוצת הצ׳אט תנצח והמערכת תמות בשקט.

שימו לב גם למבנה התמחור. תוכנת שיבוץ שנרכשת לבית קפה של תשעה עובדים ופלטפורמה שנבנתה לרשת שמפעילה ארבע קפיטריות פותרות בעיות שונות, ותשלום על תחזיות ברמת ארגון שאיש לא יפתח הוא הדרך המהירה לנטוש את הכלי. פורמטים עם דפוסים משלהם מטופלים בנפרד, ובהם שיבוץ במסעדות וצוותי קייטרינג.

Shifton מכסה את צד כוח האדם בעסקי מזון ומשקאות מקצה לקצה: שיבוץ משמרות בתצוגות יום, שבוע וחודש, משמרות פתוחות והחלפות, זמינות ובקשות חופשה, תבניות לשימוש חוזר, חלוקה אוטומטית, תחזית ביקוש, שעון נוכחות עם הפסקות, בונוסים וקיזוזים, והדוחות שהופכים את הכול למספרים. העובדים נושאים את הסידור ב-iOS וב-Android, והתראות דחיפה מביאות כל שינוי בלי שיחת טלפון.

עד עשרה חברי צוות המסלול החינמי מטפל בכל העבודה ללא הגבלת זמן, וזה מספיק לבית קפה יחיד או לעמדת דלפק קטנה. מעבר לכך, מודולים בתשלום מוסיפים עומק רב סניפי, החתמת נוכחות מבוססת מיקום ודיווח עלויות עשיר יותר. בין אם אתם מפעילים בית קפה, קפיטריה, דלפק שירות מהיר או יחידה ניידת, הדרך המהירה ביותר לשפוט תוכנת שיבוץ לענף המזון והמשקאות היא לבנות בתוכה את השבוע הבא ולראות כמה זמן זה לוקח.