Softver za raspored smjena u ugostiteljstvu

Ugostiteljski posao stoji ili pada na trošku rada. To je jedini trošak koji voditelj može pomicati iz sata u sat i koji se ljulja brže od bilo čega drugoga u lokalu. Softver za upravljanje ugostiteljstvom na strani osoblja postoji da to ljuljanje učini predvidivim: prave osobe u pravim satima, kuhinja i pult pokriveni zajedno, i svaki sat zabilježen dovoljno točno da se prema njemu može isplatiti bez dodatne provjere.

Ono što ovaj sektor čini stvarno teškim za raspoređivanje jest oblik potražnje. Promet dolazi u valovima, a ne kao ravna crta, i valovi se razlikuju po formatu. Kantina ima dva vrhunca i između njih se isprazni. Kafić natovari jutro. Pult brze usluge ide ravno do večernjeg naleta, a mjesta brze prehrane često imaju još jedan vrhunac kasno u noć. Osoblje radi nepuno radno vrijeme, velikim dijelom su studenti i brzo se izmjenjuju, a onaj tko slaže raspored to obično radi dok i sam stoji na svojem mjestu.

Što softver za upravljanje ugostiteljstvom mora znati

Kad se maknu popisi funkcija, zadatak je kratak. Brzo složiti cijeli tjedan, i s mobitela ako je samo on pri ruci. Držati sate unutar granica i proračuna koje ste postavili prije nego što se išta objavi. Dostaviti gotov raspored ljudima koji ne čitaju e-poštu. I izdržati kad se netko javi da je bolestan dva sata prije otvaranja.

Sustav za upravljanje osobljem u ugostiteljstvu koji položi ta četiri ispita vrijedi više od proizvoda s pedeset modula koje nitko ne otvara. To je mjerilo prema kojem treba prosuđivati svaki softver za raspoređivanje u ugostiteljskim objektima, vodi li on jedan lokal ili cijelu grupu.

Softver za osoblje, a ne blagajna ili sustav zaliha

Isti se izraz lijepi na dvije vrlo različite kategorije proizvoda i vrijedi ih razdvojiti prije nego što napravite uži izbor. Jedna sjedi na trgovačkoj strani: primanje narudžbi, kretanje novca, praćenje zaliha, kalkulacija jela. Druga sjedi na strani ljudi: tko radi, kada, koliko sati, po kojoj satnici i koliko to ispadne na kraju mjeseca.

Shifton je nedvojbeno ovo drugo. Softver za upravljanje osobljem u ugostiteljstvu pokriva rasporede, dostupnost, otvorene smjene, zamjene, prijavu i odjavu, pauze, uvećane satnice i izvještavanje koje povezuje planirane sate sa stvarnima. Ne kalkulira jela, ne naručuje robu i ne vodi blagajnu, niti to pokušava. Većina ugostitelja koristi po jedan sustav sa svake strane, a alat za osoblje obično se prvi isplati jer je rad i veća stavka i jedina koju još možete promijeniti u utorak poslijepodne.

Kuhinja i pult u jednom rasporedu

Stražnji i prednji dio lokala rade po različitim satovima. Priprema počinje davno prije otvaranja vrata, izdavanje je najnapetije tijekom posluživanja, a pult treba ljude od prvog do posljednjeg gosta. Softver za raspoređivanje kuhinjskog osoblja koji zanemaruje šank proizvodi dva rasporeda koja se tiho ne slažu, a razlika izbije na najprometniji dan u tjednu.

Slaganje obojega u jednoj mreži to uklanja. Još uvijek planirate po ulozi ili projektu, ali pokrivenost i ukupni sati ostaju vidljivi na jednom zaslonu, a na svakoj smjeni možete držati minimalan broj po radnom mjestu tako da se ništa ne otvara s manjkom ljudi. Kuhari, baristi, osoblje na pultu, dostavljači i spremačice nose vlastito radno mjesto, a otvorene smjene nude se samo onima koji ih doista mogu odraditi.

Ograničenja sati, prekovremeni i stavka troška rada

Prekovremeni rijetko dolaze kao odluka. Nakupljaju se. Smjena produljena za sat, usluga u subotu, mijena koja je nekoga gurnula preko ugovorenog tjedna. Dok se to pojavi u trošku plaća, novac je već otišao.

Postavljanje maksimalnog tjednog broja sati po zaposleniku i praćenje tekućeg zbroja pokraj njega dok slažete raspored mijenja redoslijed. Dobar softver za raspoređivanje u ugostiteljstvu označi tjedan koji ide preko granice prije objave rasporeda, a ne nakon zatvaranja plaća. U kombinaciji s izvještajem o proračunu upravo tu leži stvarna ušteda: ne u dramatičnim rezovima, nego u onih petnaest ili dvadeset sati mjesečno koje nitko nije ni namjeravao rasporediti.

Kafići, kantine, pultovi i mobilne jedinice

Malo tko dugo ostaje na jednoj lokaciji. Drugi kafić, ugovor za kantinu, jedinica u gastro zoni, prikolica koja radi vikendom, i koordinacija prestaje biti raspored te postaje logistika. Jedna jedinica je zatrpana dok je druga prazna, a uvježbani barista sjedi bez posla tri ulice dalje.

Raspoređivanje na više lokacija stavlja svaku jedinicu na isto mjesto. Smjene nose lokal kojem pripadaju, pa netko tko radi na dvije lokacije ipak završava tjedan s jednim urednim zbrojem sati. Softver za raspoređivanje u kafićima, softver za upravljanje kantinama i softver za raspoređivanje u mobilnim objektima zapravo nisu odvojeni proizvodi; isti je to pogon rasporeda primijenjen na drugačiji opseg. Predlošci to jasno pokazuju: složite tjedan koji funkcionira jednom, a zatim ga primijenite na novu jedinicu umjesto da krećete od prazne mreže. Kada kuhinja pripada hotelu, ugostiteljstvo je jedan od nekoliko odjela, a raspoređivanje hotelskog osoblja pokriva ostale.

Evidencija vremena koja preživi navalu

Papirnata evidencija poznata je slaba točka u ugostiteljstvu. Sati se zaokružuju naviše, potpis pokrije smjenu koja je završila ranije, a usred posluživanja nitko nema vremena raspravljati o deset minuta. Uredna evidencija radnog vremena zatvara tu rupu bilježeći stvarni početak i kraj svake smjene u odnosu na plan, pa je broj koji plaćate broj koji je odrađen.

Ovdje detalj znači više od naslova. Pauze zabilježene na samoj smjeni. Kašnjenja i raniji odlasci vidljivi kao vlastite brojke umjesto da se izgube u zbroju. Uvećanja za noć, praznik ili vršne sate primijenjena ondje gdje pripadaju. Bonusi i odbici vezani uz smjenu na koju se odnose. Kad krene obračun plaća, zapis iza svakog sata pokazuje tko je što i kada promijenio, čime većina sporova završi prije nego što počne. Detaljnije možete vidjeti kako evidencija radnog vremena puni te brojke.

Izvještaji koji odgovaraju na pitanja koja stvarno postavljate

Korisni izvještaji ovdje nisu komplicirani. Koliko je sati svatko odradio prošli mjesec i koliko je od toga bilo prekovremenih? Koliko je rad koštao na svakoj lokaciji? Kome ponestaje godišnjeg odmora? Tko je kasnio više od dva puta? Sustav za upravljanje osobljem u ugostiteljstvu trebao bi na to odgovoriti u nekoliko klikova i odgovor izvesti za obračun plaća ili računovodstvo.

Izvještaji o radnim satima, izostancima, minimalnim satima, stanju godišnjeg, bonusima i odbicima te proračunu i satnicama pokrivaju svaki drugi kut iste slike. Pročitani zajedno govore je li raspored koji ste planirali onaj koji ste i platili, a to je jedina prava provjera bilo kojeg softvera za upravljanje ugostiteljskim poslovanjem.

Kako odabrati sustav za raspoređivanje u ugostiteljstvu

Testirajte svaku platformu onako kako će je koristiti tim, a ne onako kako je pokazuje demonstracija. Otvorite je na najstarijem mobitelu u lokalu, jer upravo takav nose vikend radnici. Složite cijeli tjedan i izmjerite si vrijeme. Pošaljite jednu izmjenu i vidite koliko joj treba da stigne. Pitajte što zaposlenik mora učiniti da zamijeni smjenu, jer ako to traži više truda od poruke u grupnom chatu, grupni chat pobjeđuje i sustav tiho umire.

Pripazite i na oblik cijene. Softver za raspoređivanje kupljen za lokal s devet ljudi i platforma građena za grupu s četiri kantine rješavaju različite probleme, a plaćanje prognoza na korporativnoj razini koje nitko neće otvoriti najbrži je put do napuštanja alata. Formati s vlastitim obrascima obrađeni su zasebno, uključujući raspoređivanje u restoranima i cateringske timove.

Shifton pokriva kadrovsku stranu ugostiteljskog poslovanja od početka do kraja: raspoređivanje smjena u dnevnom, tjednom i mjesečnom prikazu, otvorene smjene i zamjene, dostupnost i zahtjeve za slobodne dane, predloške za ponovnu upotrebu, automatsku raspodjelu, prognozu potražnje, evidenciju radnog vremena s pauzama, bonusima i odbicima te izvještaje koji sve to pretvaraju u brojke. Osoblje nosi raspored na iOS i Android uređajima, a push obavijesti dostavljaju promjenu bez telefonskog poziva.

Do deset članova tima besplatan plan odrađuje cijeli posao bez vremenskog ograničenja, što je dovoljno za jedan kafić ili malu pultnu prodaju. Iznad toga plaćeni moduli dodaju dubinu za više lokacija, prijavu prema geolokaciji i bogatije izvještavanje o troškovima. Vodite li kafić, kantinu, pult brze usluge ili mobilnu jedinicu, najbrži način da prosudite softver za raspoređivanje smjena jest složiti u njemu sljedeći tjedan i vidjeti koliko je to trajalo.