Phần mềm quản lý nhân sự F&B: xếp ca cho bếp và quầy

Ngành ẩm thực sống hay chết là ở chi phí nhân công. Đây là khoản chi duy nhất mà người quản lý có thể điều chỉnh theo từng giờ, và nó dao động nhanh hơn bất cứ khoản nào khác trong cơ sở. Phần mềm quản lý F&B ở mảng nhân sự tồn tại để khiến dao động ấy trở nên dự đoán được: đúng người vào đúng khung giờ, bếp và quầy được phủ cùng lúc, và mọi giờ công đều được ghi nhận đủ chính xác để trả lương ngay mà không cần rà lại lần hai.

Điều khiến ngành này thực sự khó xếp ca là hình dạng của nhu cầu. Doanh thu đến theo từng đợt sóng chứ không phải một đường bằng phẳng, và các đợt sóng khác nhau tùy mô hình. Một căng tin có hai đỉnh và trống rỗng ở khoảng giữa. Một quán cà phê dồn hết vào buổi sáng. Một quầy phục vụ nhanh chạy đều cho tới đợt cao điểm buổi tối, còn các điểm thức ăn nhanh thường có thêm một đỉnh nữa vào đêm khuya. Nhân sự phần lớn làm bán thời gian, đông sinh viên và thay đổi nhanh, trong khi người dựng lịch thường vẫn đang đứng ở một vị trí phục vụ khi làm việc đó.

Phần mềm quản lý F&B phải làm được những gì

Bỏ hết danh sách tính năng sang một bên, phần việc rất ngắn. Dựng trọn một tuần thật nhanh, dựng ngay trên điện thoại nếu đó là thứ duy nhất trong tay. Giữ giờ công nằm trong hạn mức và ngân sách bạn đặt ra trước khi bất cứ thứ gì được phát hành. Đưa lịch hoàn chỉnh tới những người không đọc email. Và trụ vững khi có người báo ốm hai tiếng trước giờ phục vụ.

Một hệ thống quản lý nhân sự F&B làm gọn bốn việc đó đáng giá hơn một sản phẩm có năm mươi phân hệ mà chẳng ai mở. Đó là thước đo để đánh giá bất kỳ phần mềm xếp ca ngành ẩm thực nào, dù vận hành một cơ sở hay cả một chuỗi.

Phần mềm nhân sự, không phải máy tính tiền hay hệ thống kho

Cùng một cụm từ đang được gắn cho hai nhóm sản phẩm rất khác nhau, và nên tách chúng ra trước khi bạn lập danh sách rút gọn. Một nhóm nằm ở phía kinh doanh: nhận đơn, xử lý tiền, theo dõi tồn kho, tính giá thành món. Nhóm còn lại nằm ở phía con người: ai làm việc, vào lúc nào, bao nhiêu giờ, với đơn giá nào, và cuối tháng cộng lại thành bao nhiêu.

Shifton rõ ràng thuộc nhóm thứ hai. Phần mềm quản lý nhân sự F&B bao gồm lịch ca, thời gian rảnh, ca trống, đổi ca, chấm công vào ra, giờ nghỉ, đơn giá phụ trội và phần báo cáo nối giờ dự kiến với giờ thực tế. Nó không tính giá món, không đặt hàng nguyên liệu, không vận hành quầy thu ngân, và cũng không nhắm tới việc đó. Phần lớn chủ cơ sở dùng mỗi nhóm một công cụ, và công cụ nhân sự thường hoàn vốn trước, bởi nhân công vừa là khoản lớn hơn vừa là khoản bạn còn kịp thay đổi vào một chiều thứ Ba.

Bếp và quầy trên cùng một lịch

Khu sau và khu trước chạy theo hai nhịp đồng hồ khác nhau. Sơ chế bắt đầu từ rất lâu trước giờ mở cửa, khu ra món căng nhất trong giờ phục vụ, còn quầy cần người từ khách đầu tiên tới khách cuối cùng. Phần mềm xếp ca cho bếp mà bỏ qua khu phục vụ sẽ tạo ra hai bản lịch âm thầm chỏi nhau, và khoảng hở lộ ra đúng vào ngày bận nhất trong tuần.

Dựng cả hai trên cùng một bảng lưới sẽ xóa bỏ điều đó. Bạn vẫn lên kế hoạch theo vai trò hoặc theo dự án, nhưng độ phủ và tổng giờ luôn hiện trên cùng một màn hình, và bạn có thể giữ số lượng tối thiểu cho từng vị trí ở mỗi ca để không nơi nào mở cửa trong tình trạng thiếu người. Đầu bếp, nhân viên pha chế, nhân viên quầy, tài xế và tạp vụ đều mang vị trí riêng, còn ca trống chỉ được mời tới những người thực sự đảm nhận được.

Hạn mức giờ, tăng ca và dòng chi phí nhân công

Tăng ca hiếm khi đến như một quyết định. Nó tích lại. Một ca kéo dài thêm một tiếng, một lần giúp đỡ vào thứ Bảy, một lần trực thay đẩy ai đó vượt quá tuần làm việc theo hợp đồng. Đến khi nó xuất hiện trên bảng lương thì tiền đã đi rồi.

Đặt con số giờ tối đa theo tuần cho từng nhân viên và theo dõi tổng đang tích lũy ngay bên cạnh trong lúc dựng lịch sẽ đảo ngược trình tự. Phần mềm xếp ca F&B tốt sẽ cảnh báo một tuần sắp vượt hạn mức trước khi lịch được phát hành, chứ không phải sau khi bảng lương đã chốt. Kết hợp với báo cáo ngân sách, đó mới là chỗ khoản tiết kiệm thực sự nằm: không phải ở những lần cắt giảm mạnh tay, mà ở mười lăm hay hai mươi giờ mỗi tháng chẳng ai định xếp.

Quán cà phê, căng tin, quầy và đơn vị lưu động

Rất ít chủ cơ sở dừng lại ở một điểm bán trong thời gian dài. Thêm một quán cà phê thứ hai, một hợp đồng căng tin, một quầy trong khu ẩm thực, một xe kéo chạy cuối tuần, và việc điều phối không còn là lịch ca nữa mà trở thành hậu cần. Một điểm quá tải trong khi điểm kia vắng khách, còn một nhân viên pha chế đã được đào tạo lại ngồi không cách đó ba con phố.

Xếp ca đa địa điểm đặt mọi đơn vị vào cùng một chỗ. Ca mang theo cơ sở mà nó thuộc về, nên người làm ở hai nơi vẫn kết thúc tuần với một bộ giờ công gọn gàng. Phần mềm xếp ca quán cà phê, phần mềm quản lý căng tin và phần mềm xếp ca xe bán đồ ăn thực ra không phải những sản phẩm riêng biệt; chúng là cùng một bộ máy xếp lịch áp lên quy mô khác nhau. Các mẫu lịch nói rõ điều đó: dựng một tuần vận hành trơn tru một lần, rồi triển khai sang đơn vị mới thay vì bắt đầu từ bảng trống. Khi bếp thuộc về một khách sạn, ẩm thực chỉ là một trong nhiều bộ phận, và xếp ca nhân viên khách sạn bao quát phần còn lại.

Chấm công trụ được qua giờ cao điểm

Bảng công giấy là điểm yếu ai cũng biết trong ngành ẩm thực. Giờ bị làm tròn lên, một chữ ký che cho một ca kết thúc sớm, và giữa giờ phục vụ không ai đủ thời gian tranh cãi về mười phút. Một hệ thống chấm công đúng nghĩa bịt khoảng hở đó bằng cách ghi lại giờ bắt đầu và kết thúc thật của từng ca so với kế hoạch, để con số bạn trả đúng bằng con số đã làm.

Ở đây chi tiết quan trọng hơn tiêu đề. Giờ nghỉ được ghi ngay trên ca. Đi muộn và về sớm hiện thành những con số riêng thay vì bị chôn trong một tổng. Hệ số phụ trội cho ca đêm, ngày lễ hay giờ cao điểm được áp đúng chỗ. Thưởng và khấu trừ gắn với đúng ca liên quan. Khi chạy lương, nhật ký bảng công phía sau mỗi giờ cho thấy ai đã sửa gì và vào lúc nào, chấm dứt phần lớn tranh cãi trước khi chúng bắt đầu. Bạn có thể xem chi tiết hơn cách chấm công cung cấp những con số đó.

Báo cáo trả lời đúng những câu bạn thực sự hỏi

Những báo cáo hữu ích ở đây không hề phức tạp. Tháng trước mỗi người làm bao nhiêu giờ, và bao nhiêu trong số đó là tăng ca? Chi phí nhân công ở từng cơ sở là bao nhiêu? Ai sắp hết ngày phép? Ai đi muộn quá hai lần? Một hệ thống quản lý nhân sự F&B nên trả lời được trong vài cú nhấp và xuất câu trả lời sang bộ phận lương hoặc kế toán.

Báo cáo giờ làm việc, nghỉ phép, giờ tối thiểu, số dư ngày phép, thưởng và khấu trừ, ngân sách và đơn giá lương mỗi loại bao quát một góc khác nhau của cùng một bức tranh. Đọc cùng nhau, chúng cho biết lịch bạn dựng ra có đúng là lịch bạn đã trả tiền hay không, và đó là phép thử thật sự duy nhất cho bất kỳ phần mềm quản lý ngành ẩm thực nào.

Chọn hệ thống xếp ca cho ngành ẩm thực

Hãy thử mọi nền tảng theo cách đội ngũ sẽ dùng, không phải theo cách bản demo trình diễn. Mở nó trên chiếc điện thoại cũ nhất trong cơ sở, vì đó chính là thứ nhân viên cuối tuần đang cầm. Dựng trọn một tuần và bấm giờ chính mình. Đẩy một thay đổi và xem mất bao lâu để nó tới nơi. Hỏi xem nhân viên phải làm gì để đổi ca, bởi nếu việc đó tốn công hơn một tin nhắn trong nhóm chat thì nhóm chat sẽ thắng và hệ thống sẽ lặng lẽ bị bỏ.

Cũng nên nhìn vào cách tính giá. Phần mềm xếp ca mua cho một quán cà phê chín người và một nền tảng dựng cho chuỗi bốn căng tin giải quyết những bài toán khác nhau, còn trả tiền cho phần dự báo cỡ doanh nghiệp mà không ai mở là con đường nhanh nhất dẫn tới việc bỏ công cụ. Những mô hình có quy luật riêng được trình bày tách biệt, trong đó có xếp ca nhà hàng và đội ngũ tiệc và sự kiện.

Shifton bao quát mảng nhân sự của hoạt động ẩm thực từ đầu tới cuối: xếp ca theo khung nhìn ngày, tuần và tháng, ca trống và đổi ca, thời gian rảnh và đơn xin nghỉ, mẫu lịch dùng lại được, phân ca tự động, dự báo nhu cầu, chấm công có giờ nghỉ, thưởng và khấu trừ, cùng những báo cáo biến tất cả thành con số. Nhân viên mang theo lịch trên iOS và Android, và thông báo đẩy giúp mọi thay đổi tới nơi mà không cần một cuộc gọi.

Tối đa mười thành viên, gói miễn phí gánh trọn phần việc và không giới hạn thời gian, đủ cho một quán cà phê hoặc một quầy nhỏ. Vượt mức đó, các gói trả phí bổ sung chiều sâu đa địa điểm, chấm công theo định vị và báo cáo chi phí phong phú hơn. Dù bạn vận hành quán cà phê, căng tin, quầy phục vụ nhanh hay một đơn vị lưu động, cách nhanh nhất để đánh giá phần mềm xếp ca ngành ẩm thực là dựng lịch tuần tới ngay trong đó và xem mất bao lâu.