Homebase vs When I Work: prijzen, functies en de juiste keuze

Homebase vs When I Work: wat deze vergelijking behandelt

Homebase geeft u een gratis abonnement en brengt werving, onboarding en salarisadministratie samen op één platform. When I Work slaat het gratis abonnement helemaal over, maar rekent per gebruiker in plaats van per locatie, en dat verandert de rekensom volledig voor bedrijven met meerdere vestigingen.

Deze pagina zet prijzen, functies en echte klachten van gebruikers op een rij, zodat u op basis van cijfers beslist in plaats van marketingpagina's. We behandelen ook Shifton voor teams die een heel ander prijsmodel nodig hebben.

Homebase in het kort

Homebase presenteert zich als alles-in-één-platform voor kleine bedrijven met personeel dat per uur werkt: roosters, tijdregistratie, werving, onboarding, teamberichten en optionele salarisadministratie onder één dak. De prijs is per locatie: gratis voor 1 locatie met maximaal 20 medewerkers (alleen roosters en prikklok), daarna $24-96 per maand per locatie op de betaalde abonnementen.

Het wervingsproces is een echt onderscheidend punt: vacatures worden gepubliceerd op Indeed, ZipRecruiter en Google Jobs, met ingebouwde sollicitantenregistratie. Salarisadministratie is een add-on voor $39 per maand plus $6 per medewerker.

Klachten van gebruikers draaien vooral om de nauwkeurigheid van de salarisadministratie: meerdere reviews uit 2025-2026 melden fouten in de belastingberekening, waaronder één geval van een onverklaard belastingverschil van $3.230. Ook de stabiliteit van de mobiele app en de reactiesnelheid van de klantenservice komen steeds terug.

When I Work in het kort

When I Work richt zich op drie dingen: roosters, tijdregistratie en teamberichten. Geen wervingstools, geen salarisverwerking, geen modules voor HR-compliance. Het product is bewust smal gehouden en die focus zie je terug in de interface: de meeste managers maken binnen een paar minuten na aanmelding een rooster.

Er is geen gratis abonnement. De prijzen beginnen bij $2,50-3 per gebruiker per maand voor roosters op één locatie en lopen op tot $5 per gebruiker per maand voor het beheer van meerdere locaties. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen. Met het model per gebruiker betaalt een team van 30 personen $75-150 per maand, ongeacht op hoeveel locaties het werkt.

Opvallende hiaten in reviews: de mobiele app heeft geen offlinemodus, inklokken loopt vast bij slechte verbinding, WorkChat-meldingen komen soms niet aan en er is geen telefonische ondersteuning, alleen e-mail en chat.

Prijzen van Homebase vs prijzen van When I Work

De prijsmodellen verschillen fundamenteel, wat een directe vergelijking lastig maakt. Homebase rekent per locatie. When I Work per gebruiker.

Voor één winkel met 15 medewerkers kost Homebase Essentials vast $24 per maand. When I Work kost $37,50-75 per maand, afhankelijk van het abonnement. Hier wint Homebase op prijs.

Voor drie locaties met in totaal 40 medewerkers kost Homebase Plus $168 per maand (3 x $56). When I Work kost $100-200 per maand ($2,50-5 x 40). Op deze schaal kan When I Work goedkoper zijn, omdat de prijs niet wordt vermenigvuldigd met het aantal locaties.

Het omslagpunt hangt af van de verhouding tussen medewerkers en locaties. Veel medewerkers per locatie is gunstig voor Homebase. Veel locaties met kleine teams is gunstig voor When I Work.

Roosters en teamcommunicatie

When I Work is rond roosters gebouwd en dat merk je. Diensten aanmaken met slepen en neerzetten, automatisch roosteren op basis van beschikbaarheid en arbeidsregels, diensten ruilen met goedkeuring van de manager en meldingen in realtime. De roosterinterface wordt in reviews consequent geprezen als een van de overzichtelijkste op de markt.

De roosters van Homebase dekken dezelfde basis en voegen op de betaalde abonnementen het bijhouden van loonkosten toe. De automatische roosterplanner krijgt echter steeds kritiek: gebruikers melden dat hij vaak beschikbaarheidsinstellingen negeert en de verkeerde mensen inroostert. Voor bedrijven die op automatisch roosteren vertrouwen, is dat een groot gemis.

HR, werving en salarisadministratie

Hier trekt Homebase duidelijk aan het langste eind. Wervingstools, sollicitantenregistratie, aanbiedingsbrieven, onboardingchecklists en toegang tot een HR-adviseur (in All-in-One) biedt When I Work helemaal niet. Als uw bedrijf vaak werft en de salarisadministratie in hetzelfde systeem wil, dekt Homebase dat proces van begin tot eind.

When I Work koppelt met externe salarisaanbieders (Gusto, ADP, Square Payroll), maar verwerkt zelf geen salarissen. Voor teams die al een salarissysteem hebben en alleen roosters nodig hebben, is dat geen nadeel. Voor teams die vanaf nul beginnen, biedt Homebase een completer pakket.

Integraties en mobiele ervaring

Homebase koppelt standaard met de kassasystemen Square, Clover, Shopify, Toast en Lightspeed. De kassakoppeling stuurt tijdgegevens rechtstreeks naar de salarisadministratie. De reviews van de mobiele app zijn wisselend: de iOS-versie werkt goed, maar op Android komen crashes en inlogproblemen regelmatig voor.

When I Work koppelt via zijn marktplaats met een breder aanbod aan salaris- en kassatools. De mobiele app is eenvoudiger, maar heeft een cruciale beperking: geen offlinemodus. Als uw medewerkers werken in gebieden met slecht bereik, kunnen inklokpogingen ongemerkt mislukken.

Waarom Shifton het overwegen waard is als alternatief voor Homebase en When I Work

Homebase rekent per locatie. When I Work per gebruiker. Shifton rekent per gebruiker voor elke module die u inschakelt, en roosters zijn gratis voor maximaal 10 gebruikers, zonder niveaus en zonder vermenigvuldiging per locatie.

Roosters zijn gratis voor maximaal 10 gebruikers; tijdregistratie, taakbeheer en rapportages zijn betaalde modules per gebruiker, elk met een gratis proefperiode van maximaal 60 dagen. Het platform is beschikbaar in 40 talen en wordt gebruikt in meer dan 60 branches, waardoor het past bij bedrijven die over branches heen werken of meertalige teams hebben.

Als het model per locatie uw groei afstraft of het model per gebruiker de functies mist die u nodig hebt, biedt Shifton een middenweg met voorspelbare prijzen per gebruiker voor elke module.

Wie moet wat kiezen

Homebase is zinvol voor kleine bedrijven met één locatie die werving, roosters en salarisadministratie in één tool willen. Het gratis abonnement is een echt startpunt en het wervingsproces bespaart uren als u regelmatig personeel aanneemt. Let op de problemen met de nauwkeurigheid van de salarisadministratie en de kosten per locatie bij groei.

When I Work is de betere keuze voor organisaties met meerdere locaties die overzichtelijke roosters willen zonder HR-ballast. De prijs per gebruiker werkt in uw voordeel als u veel locaties hebt met een gemiddeld aantal medewerkers. Houd er rekening mee dat u een aparte salarisaanbieder nodig hebt.

Shifton past bij teams die gratis willen beginnen en alleen de modules willen toevoegen die ze nodig hebben. Roosters zijn gratis voor maximaal 10 gebruikers, betaalde modules hebben een gratis proefperiode van maximaal 60 dagen, 40 talen, meer dan 60 branches. Geen kosten per locatie: u betaalt per gebruiker voor de modules die u gebruikt.

De conclusie

Homebase is de alles-in-één-keuze voor teams met één locatie die vaak werven. When I Work is de overzichtelijkere roostertool voor organisaties met meerdere locaties. Geen van beide is fout, ze lossen gewoon verschillende problemen op.

Als uw bedrijf niet netjes in een van beide modellen past, biedt Shifton gratis roosters voor maximaal 10 gebruikers, voegt het tijdregistratie en teambeheer toe als betaalde modules per gebruiker en rekent het geen kosten per locatie.

Veelgestelde vragen

Heeft When I Work een gratis abonnement?

Nee. When I Work biedt een gratis proefperiode van 14 dagen, maar geen permanent gratis abonnement. De prijzen beginnen bij $2,50 per gebruiker per maand voor basisroosters.

Is de salarisadministratie van Homebase betrouwbaar?

Homebase biedt geïntegreerde salarisadministratie, maar meerdere gebruikersreviews uit 2025-2026 melden fouten in de belastingberekening. Als nauwkeurigheid cruciaal is, controleer de berekeningen dan zelf tijdens de eerste loonperiodes.

Wat is goedkoper voor meerdere locaties?

Dat hangt af van het aantal medewerkers. When I Work rekent per gebruiker, ongeacht het aantal locaties: een team van 40 personen op 3 locaties betaalt $100-200 per maand. Homebase rekent per locatie: dezelfde 3 locaties kosten $72-288 per maand, afhankelijk van het abonnement. Meer medewerkers per locatie is gunstig voor Homebase; meer locaties met minder personeel is gunstig voor When I Work.

Kan Shifton Homebase of When I Work vervangen?

Voor roosters, tijdregistratie en teambeheer wel. Shifton dekt die met het gratis roosterabonnement en betaalde modules per gebruiker, zonder kosten per locatie. Wervingstools (het voordeel van Homebase) en ingebouwde salarisverwerking zitten er niet in, dus beslis op basis van de functies die u dagelijks gebruikt.

Welk platform heeft de betere mobiele apps?

When I Work heeft een overzichtelijkere mobiele interface, maar geen offlinemodus. Homebase heeft meer functies in de app, maar meer klachten over stabiliteit op Android. Beide scoren hoger dan 4,5 in de appstores.