Urheiluseuran työvuorot ja henkilöstön hallinta
Valmentajat, vastaanotto, kiinteistönhoito ja ottelupäivän väki yhdessä listassa, tunnit kirjattuina ja harjoitukset miehitettyinä ennen alkua.
Suunnittele harjoitukset, aukioloajat ja ottelupäivät yhdessä
Seura kulkee yhtä aikaa kolmessa eri rytmissä. Hallilla on aukioloajat, valmennus etenee harjoitusaikataulun mukaan ja ottelupäivät osuvat epäsäännöllisesti ja vaativat kaikki. Yhden listan on kannettava kaikki kolme.
Miehitä harjoitus ennen kuin se alkaa
Valmentaja ei pääse paikalle ja kuudelta saapuu kolmekymmentä ihmistä. Harjoituksen julkaiseminen kaikille päteville tavoittaa vapaan ihmisen nopeammin kuin puhelinkierros.
Kirjaa tunnit joukolle, joka on enimmäkseen osa-aikainen
Seurat lepäävät osa-aikaisten, satunnaisten tekijöiden ja vapaaehtoisten varassa, joiden tunnit vaihtelevat viikoittain. Tulon ja lähdön kirjaaminen samana päivänä on ainoa tapa saada palkkaluku vastaamaan tapahtunutta.
Pidä pätevyydet ihmisen vieressä
Valmentajakortit, ensiapu ja lasten kanssa työskentelyn tarkistukset kantavat voimassaolopäiviä, ja juuri listalla ne merkitsevät. Säilyttäminen työntekijäkortilla siirtää tarkistuksen sinne, missä vuoro annetaan.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Kolme aikataulua yhdessä talossa
Urheiluseura on epätavallinen siinä, että se pyörittää yhtä aikaa useaa toisistaan riippumatonta aikataulua. Hallilla on aukioloajat, jotka jonkun on miehitettävä. Valmennus kulkee harjoitusaikataulun mukaan, joka muuttuu joka kaudella. Ottelupäivät ja tapahtumat taas osuvat epäsäännöllisesti ja vaativat enemmän väkeä kuin kaksi edellistä yhteensä.
Useimmat seurat suunnittelevat nämä kolme erikseen, ja juuri siksi toistuva moka ei ole vetäjätön harjoitus vaan miehittämätön talo sen aikana.
Enimmäkseen osa-aikainen joukko
Hyvin harvalla seuran ihmisellä on tavallinen työviikko. Valmentajilla on päivätyö muualla. Vastaanoton hoitavat opiskelijat. Kiinteistönhoito on yksi ihminen ja ulkopuolinen urakoitsija. Vapaaehtoiset ilmestyvät otteluun ja katoavat taas.
Tällaisessa sekoituksessa käytettävyystiedot ovat koko järjestelmän arvokkainta aineistoa. Lista, joka rakennetaan tietämättä kuka valmentaja pystyy tällä kaudella torstaisin, tuottaa julkaisuhetkellä viikollisen vaihtopyyntöjä.
Kysy ensin, rakenna sitten.
Vapaaehtoinen lasketaan miehitykseen, ei palkkoihin
Ottelupäivä lepää useimmissa seuroissa vapaaehtoisten varassa, ja heidän jättämisensä suunnitelman ulkopuolelle tekee suunnitelmasta väärän. Oma osasto antaa esihenkilölle todellisen ihmismäärän hallilla, kun taas palkkavienti pysyy rajattuna palkattuun väkeen.
Harjoituksen miehitys viime hetkellä
Kun valmentaja ei pääse paikalle, kolmekymmentä ihmistä on jo matkalla. Ikkuna on kapea, pätevien sijaisten joukko pieni, ja ihminen joka yrittää korjata tilanteen on yleensä samalla avaamassa taloa.
Harjoituksen julkaiseminen kaikille, jotka saavat sen vetää, muuttaa viestiketjun yhdeksi ilmoitukseksi. Merkintä siitä keneltä kysyttiin painaa täällä enemmän kuin muualla, koska valmentajan sijaistamisessa on lastensuojelullinen ulottuvuus, jota ryhmäkeskustelu ei todista.
Pätevyydet, jotka vanhenevat
Valmentajakortit, ensiapukurssit ja lasten kanssa työskentelyn tarkistukset kantavat päivämääriä, ja seuroilta pyydetään säännöllisesti todistusta siitä että ne olivat voimassa. Näiden päivien pitäminen työntekijäkortilla, näkyvissä listaa rakennettaessa, siirtää tarkistuksen hetkeen jossa siitä on hyötyä.
Ohjelmisto säilyttää ja näyttää tiedon. Päätös siitä kuka on kelpoinen mihinkin jää seuralle, kuten pitääkin.
Kausi ja lomat
Seuran kysyntä kääntyy lomilla toisin päin: harjoitukset vähenevät, leirit ilmestyvät ja talo täyttyy eri tunteina. Jokaisen kuvion tallentaminen pohjaksi tekee vaihdosta suunnitelman muutoksen eikä uudelleenrakentamista.
Vaihtelevaa viikkoa tekevien tunnit
Juuri osa-aikaisuudessa palkkakiistat tiivistyvät, koska kukaan ei muista kuuden viikon takaista tiistaita ja sopimuksen luku on usein nimellinen. Tulon ja lähdön kirjaaminen samana päivänä, pidettynä suunniteltua harjoitusta vasten, sulkee asian ennen kuin siitä tulee keskustelu.
Valmentaja joka jäi kaksikymmentä minuuttia pidempään koska juttu vanhempien kanssa venyi, ja vastaanoton työntekijä joka avasi aiemmin aamuryhmän takia, ovat juuri niitä rivejä jotka eivät koskaan päädy vihkoon. Kun ne on kirjattu sinä päivänä kun ne tapahtuivat, kuukauden päätös lakkaa olemasta muistinvarainen rekonstruktio.
Mistä aloittaa
Shifton on ilmainen enintään 10 hengelle ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen seuran kokonaan. Työvuorosuunnittelu, perustason tuntikirjaus, mobiilisovellus ja raportointi kuuluvat mukaan, ja moduuleja lisätään yksi kerrallaan alkaen 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kokeiluaika enintään 60 päivää.
Usein kysytyt kysymykset
Hoitaako tämä jäsenyydet tai harjoituksiin ilmoittautumisen?
Ei. Jäsenjärjestelmät ja ilmoittautumisalustat kattavat seuran jäsenten puolen. Shifton suunnittelee henkilöstön: valmentajat, vastaanoton, kiinteistönhoidon ja ottelupäivän ryhmät, ja kirjaa heidän tuntinsa.
Mahtuvatko harjoitukset ja hallin päivystys samaan listaan?
Kyllä. Harjoitukset, aukioloajat ja tapahtumat ovat erillisiä projekteja yhden viikon sisällä, joten esihenkilö näkee samalla kertaa, onko talossa väkeä ja onko harjoituksella vetäjä.
Miten korvaan valmentajan, joka ei pääse paikalle?
Avaat vuoron ja se tarjotaan kaikille, joilla on pätevyys kyseiseen harjoitukseen. Ensimmäinen hyväksyntä täyttää sen, ja esihenkilö näkee kuka vastasi sen sijaan että selaisi viestiketjua.
Voiko vapaaehtoiset laittaa listalle palkatun väen rinnalle?
Kyllä, omaan osastoonsa. Esihenkilöllä on täysi kuva siitä, ketä hallilla on, kun taas palkkavienti pysyy vain palkatuissa työntekijöissä.
Säilyttääkö järjestelmä valmentajakortit ja tarkistusten päivämäärät?
Työntekijäkortti kantaa pätevyydet ja voimassaolopäivät ihmisen vieressä, joten ne näkyvät listaa rakennettaessa. Päivämäärät säilyttää järjestelmä, päätöksen kelpoisuudesta tekee seura.
Riittääkö ilmainen taso pienelle seuralle?
Shifton on ilmainen enintään 10 hengelle ilman aikarajaa, mukana työvuorosuunnittelu, perustason tuntikirjaus, mobiilisovellus ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuukaudessa, kokeiluaika enintään 60 päivää.
Kokoa kauden aikataulu yhteen listaan
Ilmainen enintään 10 hengelle, harjoitukset ja hallin päivystys samalla viikolla ja tunnit kirjattuna puhelimesta.