Vagtplanlægning og personalestyring i sportsklubben
Trænere, reception, vedligehold og kampdagspersonale i én vagtplan, med timerne registreret og træningerne dækket, før de går i gang.
Planlæg træninger, åbningstider og kampdage samlet
En klub kører tre forskellige mønstre på én gang. Bygningen har åbningstider, træningen følger et sæsonskema, og kampdagene falder uregelmæssigt og kræver alle mand. Én vagtplan skal rumme alle tre.
Dæk en træning, før den begynder
En træner kan ikke møde, og klokken seks står der tredive mennesker. At sende træningen ud til alle kvalificerede når den, der er ledig, hurtigere end en runde beskeder.
Registrer timer for et hold, der mest er på deltid
Klubber kører på deltidsfolk, løsarbejdere og frivillige, hvis timer skifter fra uge til uge. At registrere start og slut samme dag er den eneste måde, lønnens tal kommer til at svare til det, der skete.
Hold kvalifikationerne ved siden af personen
Trænerlicenser, førstehjælp og børneattester har alle udløbsdatoer, og vagtplanen er der, hvor de betyder noget. At holde dem på medarbejderkortet lægger kontrollen der, hvor vagten tildeles.
Start med den gratis plan
Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.
Tre skemaer i den samme bygning
En sportsklub er usædvanlig ved at køre flere indbyrdes uafhængige skemaer på én gang. Anlægget har åbningstider, som nogen skal bemande. Træningen følger et sæsonskema, der skifter fra sæson til sæson. Og kampdage eller arrangementer falder uregelmæssigt og kræver flere folk end nogen af de to andre.
De fleste klubber planlægger de tre ting hver for sig, og derfor er den tilbagevendende fejl ikke en ubemandet træning, men en ubemandet bygning midt under en.
Et personale, der mest er på deltid
Meget få klubansatte arbejder en almindelig uge. Trænerne har job ved siden af. Receptionen passes af studerende. Vedligeholdet er én person og en håndværker udefra. De frivillige dukker op til kampdag og forsvinder igen.
Den blanding gør tilgængelighed til den mest værdifulde oplysning i hele systemet. En vagtplan bygget uden at vide, hvilken træner der kan tage torsdage i denne sæson, udløser en uge med bytteanmodninger, så snart den er sendt ud.
Spørg først, byg bagefter.
Frivillige tæller som bemanding, ikke som løn
I de fleste klubber kører kampdagen på frivillige, og lader man dem stå uden for planen, bliver planen forkert. Holder man dem i deres egen afdeling, får lederen det rigtige antal folk i huset, mens løneksporten stadig kun omfatter det lønnede personale.
At dække en træning med kort varsel
Når en træner ikke kan møde, er tredive mennesker allerede på vej. Vinduet er kort, feltet af kvalificerede afløsere er lille, og den, der prøver at løse det, er som regel også ved at lukke bygningen op.
At sende træningen ud til alle, der må tage den, gør en række beskeder til én besked. Registreringen af, hvem der blev spurgt, betyder desuden mere her end andre steder, fordi trænerafløsning har en side med børnenes sikkerhed, som en gruppechat ikke kan dokumentere.
Kvalifikationer, der udløber
Trænerlicenser, førstehjælpsbeviser og børneattester har alle datoer, og klubber bliver rutinemæssigt bedt om at vise, at de var gyldige. At holde de datoer på medarbejderkortet, synlige mens vagtplanen bygges, flytter kontrollen hen til det øjeblik, hvor den er til nytte.
Programmet opbevarer og viser oplysningen. Hvem der må stå for hvad, forbliver klubbens afgørelse, og sådan skal det være.
Sæson og ferie
Klubbens efterspørgsel vender i skoleferierne: træningen falder, der kommer lejre til, og huset fyldes på andre tidspunkter. Gemmer man hvert mønster som en skabelon, bliver skiftet en ændring af planen i stedet for et helt nyt stykke arbejde.
Timer for folk med skiftende uger
Deltidstimer er der, hvor lønuenighederne samler sig, fordi ingen husker en tirsdag for seks uger siden, og det aftalte timetal ofte kun er en overskrift. At registrere stempling ind og ud på dagen, holdt op mod den planlagte træning, lukker sagen, før den bliver til en samtale.
Hvor man begynder
Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, og det dækker en lille klub helt. Vagtplanlægning, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med, og moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage.
Ofte stillede spørgsmål
Håndterer det medlemskaber og holdtilmelding?
Nej. Medlemssystemer og bookingplatforme tager sig af medlemssiden. Shifton lægger vagtplanen for personalet: trænere, reception, vedligehold og kampdagshold, og registrerer deres timer.
Kan træninger og åbningsvagter ligge i den samme vagtplan?
Ja. Træninger, åbningstider og arrangementer er hver sit projekt i den samme uge, så lederen kan se på én gang, om huset er bemandet, og om træningerne er dækket.
Hvordan dækker jeg en træner, der ikke kan møde?
Du åbner vagten, og den tilbydes alle, der er kvalificerede til den træning. Den første, der siger ja, får den, og lederen kan se, hvem der svarede, i stedet for at læse en beskedtråd igennem.
Kan frivillige stå i planen sammen med lønnet personale?
Ja, i deres egen afdeling. Lederen får det fulde billede af, hvem der er i huset, mens løneksporten stadig kun omfatter de ansatte, der får løn.
Holder systemet styr på trænerlicenser og børneattester?
Medarbejderkortet bærer kvalifikationer og udløbsdatoer ved siden af personen, så de er synlige, når vagtplanen bygges. Systemet holder datoerne, klubben træffer beslutningen.
Kan en klub med ti på holdet nøjes med den gratis plan?
Ja. Op til 10 personer er gratis uden tidsbegrænsning, med vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapporter. Betalte moduler lægges til fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage.
Saml sæsonens skema i én vagtplan
Gratis op til 10 personer, med træninger og åbningsvagter i den samme uge og timerne registreret fra en telefon.