Schemaläggning och personalhantering för idrottsklubbar

Tre scheman i samma byggnad

En idrottsklubb är ovanlig på så vis att den kör flera helt orelaterade scheman samtidigt. Anläggningen har öppettider som någon måste bemanna. Träningen följer ett passchema som ändras varje säsong. Och matchdagar eller evenemang dyker upp oregelbundet och kräver fler personer än de två andra tillsammans.

De flesta klubbar planerar de tre var för sig, och det är därför det återkommande felet inte är ett pass utan ledare utan en byggnad utan folk medan passet pågår.

En personalstyrka som mest jobbar deltid

Väldigt få i en klubb arbetar en vanlig vecka. Tränarna har sitt jobb någon annanstans. Receptionen sköts av studenter. Fastighetsskötseln är en person och en inhyrd entreprenör. Volontärerna dyker upp på matchdagen och försvinner igen.

I en sådan blandning är tillgängligheten den mest värdefulla uppgiften i hela systemet. Ett schema som byggs utan att veta vilken tränare som klarar torsdagar den här säsongen skapar en vecka av bytesförfrågningar i samma stund som det går ut.

Fråga först, bygg sedan.

Volontärer räknas som täckning, inte som lön

Matchdagen vilar på volontärer i de flesta klubbar, och att lämna dem utanför planen gör planen felaktig. En egen avdelning ger chefen det verkliga antalet personer i anläggningen, medan löneexporten fortsatt begränsas till betald personal.

Att täcka ett pass med kort varsel

När en tränare inte kan komma är trettio personer redan på väg. Fönstret är kort, kretsen av behöriga ersättare liten, och den som försöker lösa det håller för det mesta på att öppna huset samtidigt.

Att lägga ut passet till alla som får leda det gör en rad meddelanden till en enda avisering. Spåret av vem som tillfrågades väger tyngre här än på andra håll, eftersom tränarvikariat har en dimension av skydd för unga som en gruppchatt inte kan styrka.

Behörigheter som går ut

Tränarlicenser, kurser i första hjälpen och kontroller för arbete med unga bär datum, och klubbar ombeds regelbundet visa att de var giltiga. Att hålla de datumen på anställningskortet, synliga när schemat byggs, flyttar kontrollen till det ögonblick då den gör nytta.

Programmet lagrar och visar uppgiften. Beslutet om vem som är godkänd för vad stannar hos klubben, som det måste vara.

Säsong och lov

Efterfrågan i klubben vänder under loven: träningen glesnar, läger dyker upp och huset fylls andra timmar. Att spara varje mönster som en mall gör omställningen till en planändring i stället för ett ombygge.

Timmar för människor med skiftande veckor

Det är just vid deltid som lönetvisterna samlas, eftersom ingen minns en tisdag för sex veckor sedan och siffran i avtalet ofta är på pappret. Att registrera start och slut samma dag, hållet mot det planerade passet, avslutar saken innan den blir ett samtal.

Tränaren som stannade tjugo minuter längre för att samtalet med föräldrarna drog ut på tiden, och receptionisten som öppnade tidigare för morgongruppen, är precis de rader som aldrig hamnar i blocket. När de är noterade samma dag som de inträffade slutar månadsavstämningen vara en rekonstruktion ur minnet.

Var man börjar

Shifton är gratis för upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket täcker en liten klubb helt och hållet. Schemaläggning, enkel tidrapportering, mobilappen och rapporter ingår, och moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad med prövotid upp till 60 dagar.