מערכת ניהול חופשות שהעובדים באמת משתמשים בה

חופשה לא צריכה להרגיש כמו מלחמה. אך בקבוצות רבות היא כן. מישהו מבקש חופשה בהודעה בצ'אט. מנהל מגיב שעות מאוחר יותר. משאבי אנוש מעדכנים גיליון אלקטרוני. השכר מגלה על זה מאוחר מדי. לוח הזמנים נשבר, והצוות בסופו של דבר לחוץ.

A מערכת ניהול חופשות מתקן את זה על ידי מתן מסלול ברור אחד לכולם: בקשה, אישור, מעקב ותכנון. הוא מחליף הודעות מבולגנות בתהליך אישור חופשה פשוט, כך שמנהלים יכולים להגן על כיסוי, והעובדים יכולים לתכנן את חייהם בלי לנחש.

אם אתם רוצים נקודת התחלה פשוטה עבור זרימות עבודה מעבר לחופשות, אתם יכולים להסתכל על הפלטפורמה המרכזית כאן: ראו כיצד שפיטון עובד

מה צריכה לעשות מערכת ניהול חופשות

מערכת טובה היא לא רק טופס. זו תהליך שמפחית טעויות והופך החלטות לנשנות.

על המערכת לטפל בבקשות לחופשה באופן שמרגיש טבעי לעובדים, כולל שימוש במובייל. היא צריכה להציג את הסטטוס בצורה ברורה, כך שאף אחד לא ישאל "אישרת?" חמש פעמים. היא צריכה לתמוך במעקב חופשות עובדים עם היסטוריה נקיה של מי ביקש, מי אישר ואילו תאריכים היו מעורבים.

היא צריכה גם לעזור למנהלים לתכנן, ולא רק לאשר. זאת אומרת לוח חופשות ברור, נראות לבקשות חופפות ודרך להימנע מחוסרי כוח אדם לפני שהם קורים.

עבור משאבי אנוש, היא צריכה לתמוך בניהול מדיניות חופשה עם חוקים שנשארים עקביים. עבור השכר, היא צריכה לתמוך במעקב אחר חופשה בתשלום ובסיכומים נקיים שלא דורשים תיקונים ידניים בסוף החודש.

ניהול חופשות לא צריך להיות קשה יותר מבקשת יום חופש. מעקב אחר חופשת מחלה צריך להיות מהיר, כי ימי מחלה לעיתים נדירות מגיעים עם שבוע התראה.

למה גיליונות וצ'אטים נכשלים

גיליונות נשברים כי הם תלויים בבני אדם מושלמים. מישהו שוכח לעדכן תא. מישהו אחר עורך את השורה הלא נכונה. מנהל מאשר משהו בעל פה ואף אחד לא מתעד אותו. בקרוב יש לך שתי אמתות ואפס אמון.

אישורים בצ'אט מרגישים מהירים, אבל הם יוצרים בלבול. הודעות נעלמות מתחת לשיחות חדשות. מנהל חדש לא יכול לראות מה קרה ברבעון האחרון. משאבי אנוש לא יכולים לענות על שאלות בסיסיות בלי לחפור בצילומי מסך.

תהליך ניהול היעדרויות נכון צריך מקור אמת אחד שקל להשתמש בו, לא טלאים של כלים.

העלות האמיתית של מעקב חופשות מבולגן

ניהול חופשות גרוע הוא לא רק מעצבן. הוא גם יקר.

כשמנהלים לא יכולים לראות חופשות בצורה ברורה, הם מוסיפים כוח אדם רק כדי להרגיש בטוחים. או שהם מקטינים ומעמיסים על הצוות. כשעובדים לא סומכים על התהליך, הם מפסיקים לתכנן מראש. הם לוקחים חופשות ברגע האחרון, והעסק פועל במצב חירום.

זה גם יוצר חוסר הוגנות. חלק מהאנשים מקבלים אישורים מהר כי הם יודעים למי לשלוח הודעה. אחרים מחכים יותר כי הם עוקבים אחר הכללים. עם הזמן, זה מתחיל להרגיש אישי, גם כשזה לא.

מערכת ניהול חופשות טובה הופכת את התהליך לנראה ולעקבי, כך שההחלטות מרגישות הוגנות וקלות להסבר.

כיצד להקים ניהול חופשות שעובד יומיום

אין צורך בחוקים מורכבים. צריכים חוקים ברורים שכולם יוכלו לעקוב אחריהם.

הגדירו סוגי חופשות שמתאימים לחיים האמיתיים

התחילו עם רשימה קטנה שאנשים באמת משתמשים בה. רוב הצוותים צריכים רק חופשות, חופשת מחלה, חופשה אישית וחופשה ללא תשלום. שמרו על שמות פשוטים. אם אנשים לא יכולים להבחין בין שני אפשרויות דומות, הם יבחרו באפשרות הלא נכונה.

זה עוזר לשמור על תוכנת חופשות של משאבי אנוש נקיה ומונע מהדווח להפוך למשחק ניחושים.

הפכו אישורים למהירים וצפויים

אישורים איטיים הורסים אמון. הגישה הטובה ביותר היא לרוב אישור מנהל ישיר אחד עבור רוב הבקשות, וצעד נוסף רק למקרים מיוחדים.

הגדירו מה משמעות המהירות בצוות שלכם. מנהלים מגיבים בתוך יום עסקים אחד. אם מנהל לא זמין, הבקשה מופנית למאשר חלופי. כך מונעים בקשות תקועות ומפחיתים שינויים בלוח הזמנים ברגע האחרון.

השתמשו בלוח חופשות כדי להגן על כיסוי

לוח חופשות הוא המקום שבו התכנון הופך למציאות.

מנהלים צריכים להיות מסוגלים לזהות חפיפות במבט חטוף. עובדים צריכים לראות אם השבוע כבר עמוס, כדי להימנע מעימותים עוד לפני שהם מבקשים. זה מפחית את שיעור הדחיות ומצמצם סכסוכים.

כאשר הלוח שלך אמין, אנשים מפסיקים לקבוע אירועים כפולים בחיים, ואתם מפסיקים לקבוע עובדים כפולים במשמרות.

חיבור חופשה לשיבוץ ונוכחות

חופשה צריכה לשנות זמינות. אם למישהו אושרה חופשה, הוא לא אמור להופיע כזמין למשמרות באותם תאריכים. זה ההבדל בין מערכת ששומרת בקשות לבין מערכת שמגנה על התפעול.

אם אתם מנהלים צוותים מבוססי משמרות, התאמת חופשות לשיבוץ עושה הבדל גדול. שיפטון תומכת בזרימה כזו כאן:כלי בקשה ואישור חופשות

כשאתם צריכים גם סיכומים נקיים לנוכחות ולשכר, קשרו את החלטות החופשה עם מעקב שעות כאן:מעקב שעות עבודה ללא גיליונות זמני העבודה ידניים

ניהול חופשות לצוותים עם משמרות וסיכוני כיסוי

ישנם צוותים שיכולים לשרוד ניהול חופשות מבולגן יותר מאחרים. צוות משרד עשוי להרגיש כאב, אך צוות משמרות מרגיש אסון.

בתחום הבריאות, אדם חסר יכול להעמיס על יחידה שלמה. בקמעונאות, פער בשעות השיא פוגע בהכנסות ובחוויה של הלקוחות. בעבודות אחזקה, איש טכני חסר יכול לעכב משימות קריטיות.

אם עבודתך תלויה בכיסוי, ניהול חופשות אינו רק סדירות HR. זו בטיחות תפעולית.

צוותי אחזקה הם דוגמה חזקה כי הם זקוקים לכיסוי אמין כל יום. דף זה מראה את החשיבה על הכיסוי שחשובה ביותר:כיצד צוותי אחזקה נשארים מכוסים

שיטות עבודה מומלצות שגורמות לעובדים לסמוך על התהליך

מערכת עובדת רק אם העובדים מאמינים שהיא הוגנת. האמון נוצר מבהירות, לא מקשיחות.

הצג פיקדונות בצורה ברורה. אם אנשים לא יודעים כמה מעקב PTO זמין, הם ימשיכו לשאול את ה-HR או יפסיקו לבקש כראוי.

הפוך את הכללים לגלויים לפני שמישהו מגיש בקשה. אם יש תאריכים אסורים לבקשות, כללי הודעה מוקדמת או מגבלות על חופשה חופפת, הצג זאת מוקדם. לא לחכות לאחר שליחת הבקשה.

שמור על החלטות להסברה. כשמנהלים דוחים בקשה, הסיבה צריכה להיות פשוטה ועקבית, כמו מגבלות כיסוי או חפיפה.

שמור היסטוריה. כאשר השאלות מתעוררות מאוחר יותר, תרצה עובדות, לא דעות.

עבור צוותים בארה"ב, זה עוזר להתייחס להנחיות אמינות על עקרונות שכר ושעות עבודה:עקרונות רשמיים של שכר ושעות עבודה

תוכנית פריסה שלא מעצבנת את הצוות

רוב הפריסות נכשלות כי מרגישות כמו עבודה נוספת. פריסה טובה מרגישה כמו פחות עבודה כבר מהיום הראשון.

ראשית, הקימו סוגי חופשות וכללים בצורה שמתאימה לשפה שבה אנשים מדברים כבר. לאחר מכן הדריכו מנהלים על הרגל אחד: לאשר במהירות ולבדוק כיסוי. לאחר מכן העבירו בקשות למערכת והפסיקו לקבל אישורים בצ'אט. אם תשאירו שני ערוצים פתוחים, אנשים תמיד יבחרו את הערוץ המבולגן.

לבסוף, סקרו מה קורה בשבועיים הראשונים. אם עובדים ממשיכים לבחור את סוג החופשה הלא נכון, שנו את שמו. אם האישורים איטיים, קבעו מאשר חלופי. המשיכו לשפר את התהליך עד שהוא ירגיש חסר מאמץ.

אם אתם מחפשים את הדרך המהירה ביותר לבחון את זרימת העבודה עם הצוות שלכם, התחילו כאן:צרו סביבת עבודה של שיפטון

שאלות נפוצות

מהי מערכת ניהול חופשות?

מערכת ניהול חופשות היא תוכנה שמסייעת לעובדים להגיש בקשות לחופשות ומסייעת למנהלים לאשר אותן תוך שמירת רישומים מדויקים, מאזן ודלוח שנה שיתופי של חופשות.

כיצד אמור להיראות תהליך עבודה טוב לאישור חופשות?

הוא אמור לנתב בקשות למנהל הנכון, להציג בבירור את הסטטוס, לשמור היסטוריה של ההחלטות, ולמנוע מבקשות להיתקע כאשר מישהו נעדר.

כיצד זה מסייע בניהול היעדרויות?

הוא מספק מקור מידע אמין לזהות מי נעדר ומתי, כך שתוכלו לתכנן כיסוי מוקדם ולמנוע פערי עבודה ברגע האחרון.

האם הוא יכול להתמודד עם מעקב אחר PTO ומעקב אחר חופשות בתשלום?

כן. מערכת מתאימה עוקבת אחר מאזנים וסך החופשות כך שהעובדים ידעו מה זמין והמחלקה תוכל לעבד חופשות ללא תיקונים ידניים.

כיצד עלינו לטפל במעקב אחר חופשת מחלה?

עשו זאת מהיר ופשוט. חופשת מחלה מתרחשת לעיתים קרובות ללא התראה, ולכן המערכת צריכה לאפשר בקשות מהירות ותיעוד ברור ללא שלבים נוספים.

מהי הסיבה החשובה ביותר שהצוותים נכשלים לאמץ תוכנה לניהול חופשות משאבי אנוש?

הם ממשיכים לאשר חופשות בצ'אט וגם מבקשים מהאנשים להשתמש במערכת. בחרו ערוץ אחד, הכשירו את המנהלים להגיב במהירות, וההרגל יתקבל.

כיצד אפשר להפחית קונפליקטים בניהול חופשות?

השתמשו בלוח חופשות המראה מראש כפילויות והגבלות צוותים. כאשר העובדים יכולים לראות בעיות לפני שהם מגישים בקשות, הבקשות הופכות לחכמות יותר והאישורים מהירים יותר.