Atrodo, kad daugelis iš mūsų geba tinkamai ir racionaliai paskirstyti savo ir darbuotojų laiką. Jei taip yra, kodėl taip dažnai susiduriame su šio svarbaus, vertingo ir, deja, baigtinio išteklių stoka? Iš pradžių atrodo, kad viską darome teisingai: užrašome planus į užrašų knygeles, sumažiname trikdžių ir siekiame savo tikslų. Galbūt mūsų nuostolių ir laiko deficito pagrindinė priežastis yra nesugebančiu sekti efektyvios laiko valdymo taisyklėmis? Pabandykime išsiaiškinti, kas gali tai sukelti ir išmokti tinkamai valdyti savo laiką efektyviu ir racionaliu būdu.
Norėdami tai padaryti, turime apžvelgti keturių rėmų laiko valdymo modelį. Jei norime suprasti jo principus, pirmiausia turime apibrėžti, ką iš tikrųjų reiškia laiko valdymas. Efektyvus laiko valdymas yra mokslas, įrankis ar mokymas apie tinkamą laiko tvarkymą, paskirstymą, organizavimą, įrašymą ir naudojimą.
Kodėl mums reikalingas laiko valdymo procesas?
-
Tai yra įrankis, leidžiantis atlikti didžiausią nustatytų užduočių skaičių per trumpiausią laiką;
-
Laiko valdymo procesas padeda nustatyti mūsų darbo prioritetus;
-
Tai suteikia galimybę pirmiausia sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis, o mažiau svarbius darbus atlikti tik po aukštesnio prioriteto užduočių įvykdymo;
-
Laikydamiesi tinkamų laiko valdymo modelių, turėsite laiko laisvalaikiui, šeimai ir gyvam gyvenimui už darbo ribų.
Žinoma, neturėtumėte pamiršti, kad efektyvus laiko valdymas padės įgyti naujų svarbių įgūdžių ir metodų, naudojamų siekiant konkrečių tikslų ir užbaigiant svarbius projektus. Laiko valdymo procesas yra didžiulis mechanizmas, turintis daugybę veiksmų, įgūdžių ir gebėjimų, kaip ir bet kuri kita disciplina. Tai apima tinkamą tikslų planavimą, atsakomybės delegavimą, sąrašų ir planų sudarymą, laiko išlaidų stebėjimą, įvairių veiksmų vertinimą, prioritetų nustatymą ir kt.
Kas yra keturių rėmų modelis?
Klasikinis laiko valdymas atsirado seniau, kai buvo vienpusis požiūris į valdymą. Pasaulis nuolat vystosi ir tas pats pasakytina apie efektyvaus laiko paskirstymo mokymąsi. Po to, kai buvo išleista Lee Bolman ir Terry Deal knyga „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership“ 2012 m., laiko valdymo procesas pradėtas matyti kaip sudėtingas, daugiasluoksnis aparatas. Tuomet atsirado „keturių rėmų modelio“ sąvoka. Tai yra laiko, taip pat sistemos, proceso, paties savęs ir kitų žmonių valdymo sistema.
Pagrindinis skirtumas tarp monopolistinio ir keturių rėmų valdymo yra tas, kad tradicinis laiko valdymas daugiau orientuotas į laiko kontrolę vienu komponentu – jo prioritetu. Tiksliau tariant, tai susiję su užduočių vykdymu, atsižvelgiant į jų svarbos lygį. Keturių rėmų modelis yra detalesnis, tikslesnis ir daugiapusiškas įrankis, atskleidžiantis modelius ir skirtingus laiko valdymo modelius.
Paprastai tariant, norint jūsų ir jūsų darbuotojo darbą padaryti efektyvų ir sėkmingą, turite pamiršti apie laiko valdymo proceso matymą kaip vienpusį klausimą. Dirbdami savo darbą, turite atkreipti dėmesį į visus keturis žemiau paminėtus veiksnius. Kiekvienas iš jų padės jums pasiekti tikslus ir laikytis nustatytų terminų.
-
Jūs turite išmokti tinkamai ir visiškai kontroliuoti kiekvieną savo laiko minutę;
-
Geras įmonės direktorius turi sukurti tam tikrų užduočių vykdymo sistemą, nepaisant to, ar tai susiję su jo paties pareigomis, ar darbu, atliekamu jo darbuotojų;
-
Jūs turite visiškai kontroliuoti, kaip darbuotojai dirba su tam tikromis užduotimis ir projektais. Mes nesiūlome nuolat kontroliuoti kiekvieną darbo proceso aspektą. Jau nekalbant apie tai, kad įmonės generalinis direktorius turi patikrinti ir prižiūrėti kai kurias vertingiausias arba problematiškas darbo sritis;
-
Paskutinis ir ne mažiau svarbus keturių rėmų laiko valdymo veiksnys: geras bosas turi turėti discipliną ir gebėjimą kontroliuoti savo pavaldinius, būti savitvarkos, priimti racionalius ir nuoseklius sprendimus.
Žinoma, neturėtumėte pamiršti apie savitvarką, nes ji svarbi bet kokios pozicijos darbuotojams: nuo aukščiausių iki žemiausių lygių. Kai tiek jūs, tiek jūsų darbuotojas esate tvarkingi ir mandagūs, planuoti efektyvų laiko valdymą bus labai lengva. Jei neturite tinkamo savitvarkos lygio ir nesugebate tinkamai nustatyti savo prioritetų, jums bus sunku sisteminti ir struktūrizuoti savo laiką.
Naudodamiesi šiuo modeliu iš visų laiko valdymo modelių, jūs pradėsite kontroliuoti savo laiką, savo darbuotojo laiką ir darbo procesą kaip visumą. Atrodo, kad šis įrankis buvo specialiai pritaikytas jūsų laikui suvokti, jūsų požiūriui į gyvenimą ir darbą. Jis atsižvelgs į jūsų sistemos ypatumus, taip pat jūsų darbo procesą ir bus orientuotas į žmones, kurie jus supa.
