Četru rāmis veiksmīgai laika vadībai

Šķiet, ka daudzi no mums spēj saprātīgi un racionāli sadalīt savu laiku un savu darbinieku laiku. Ja tā, kāpēc mēs tik bieži sastopamies ar šī ievērojamā, vērtīgā un diemžēl ierobežotā resursa trūkumu? Sākumā šķiet, ka mēs darām visu pareizi: pierakstām plānus savās piezīmju grāmatiņās, mazinām traucēkļus un pieturamies pie mūsu mērķiem. Varbūt mūsu zaudējumu un laika deficīta galvenais iemesls ir nespēja nepārkāpt efektīvas laika menedžmenta noteikumus? Mēģināsim noskaidrot, kas to var izraisīt, un iemācīsimies, kā pareizi vadīt savu laiku efektīvā un racionālā veidā.

Lai to izdarītu, mums ir jārunā par četru rāmju laika menedžmenta modeli. Ja mēs vēlamies izprast tā principus, vispirms jādefinē, ko laika menedžments patiesībā nozīmē. Efektīvs laika menedžments ir zinātne, instruments vai mācība par pareizu laika vadību, sadali, organizēšanu, uzskaiti un izmantošanu.

Kāpēc mums ir nepieciešams laika menedžmenta process?

• Tas ir instruments, kas ļauj paveikt lielāko daļu izvirzīto uzdevumu visīsākajā laikā;

• Laika menedžmenta process palīdz sakārtot darba prioritātes;

• Tas dod iespēju koncentrēties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem vispirms un risināt mazāk svarīgas atbildības tikai pēc tam, kad ir pabeigti augstākas prioritātes uzdevumi;

• Ievērojot pareizus laika menedžmenta modeļus, jums būs laiks atpūtai, ģimenei un krāsainai dzīvei ārpus darba.

Protams, nevajadzētu aizmirst, ka efektīvs laika menedžments jūs novedīs pie jaunu svarīgu prasmju un metožu, kuras tiek izmantotas konkrētu mērķu sasniegšanai un svarīgu projektu izpildei, apgūšanas. Laika menedžmenta process ir milzīgs mehānisms, kas kā jebkura cita disciplīna ietver daudzveidīgas darbības, prasmes un spējas. Tās ietver pareizu mērķu plānošanu, atbildības deleģēšanu, sarakstu un plānu veidošanu, laika izmaksu uzraudzīšanu un analīzi, dažādu darbību vērtības izvērtēšanu, prioritāšu noteikšanu utt.

Kas īsti ir četru rāmju modelis?

Klasiskais laika menedžments parādījās kādu laiku atpakaļ, kad pastāvēja vienota pieeja vadībai. Pasaule pastāvīgi attīstās, un to pašu var teikt par efektīvas laika sadales izpēti. Pēc 2012. gadā iznākušās Lī Bolmana un Terija Dīla grāmatas “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” laika menedžmenta process tika uzskatīts par sarežģītu, daudzslāņainu aparātu. Tad pirmo reizi parādījās jēdziens “četru rāmju modelis”. Tā ir sistēma, kas kontrolē tavu laiku, kā arī sistēmu, procesu, sevi un citus cilvēkus.

Galvenā atšķirība starp monostatisko un četru rāmju vadību ir tā, ka tradicionālais laika menedžments vairāk bija orientēts uz laika pārvaldību, balstoties uz vienu komponentu — tās prioritāti. Konkrētāk, tas attiecās uz darba uzdevumu veikšanu atkarībā no to svarīguma līmeņa. Četru rāmju modelis ir precīzāks, detalizētāks un daudzšķautņaināks rīks, kas atklāj laika menedžmenta modeļus.

Vienkārši sakot, lai tavs un tavu darbinieku darbs būtu efektīvs un veiksmīgs, tev ir jāaizmirst par laika menedžmenta procesa uztveršanu kā vienvirziena jautājumu. Veicot savu darbu, tev ir jāņem vērā visi četri zemāk minētie faktori. Katrs no tiem palīdzēs sasniegt mērķus un izpildīt termiņus.

• Jums ir jāiemācās pareizi izmantot katru savas laika minūti un pilnībā to kontrolēt;

• Lielisks uzņēmuma vadītājs ir jārada noteiktu uzdevumu veikšanas sistēmu neatkarīgi no tā, vai tas attiecas uz viņa paša pienākumiem vai darbinieku veicamo darbu;

• Jums ir jābūt pilnīgai kontrolei pār to, kā darbinieki strādā pie noteiktiem uzdevumiem un projektiem. Mēs neiesakām pastāvīgi kontrolēt katru darba procesa aspektu. Nemaz nerunājot par to, ka uzņēmuma vadītājam ir jāapskata un jāuzrauga daži no vērtīgākajiem vai problemātiskākajiem darba apgabaliem;

• Pēdējais un ne mazāk svarīgais četru rāmju laika menedžmenta faktors: labam vadītājam ir jābūt ar pašdisciplīnu, kā arī ar spēju kontrolēt savus padotos, būt savaldīgam, pieņemt racionālus un secīgus lēmumus.

Protams, nevajadzētu aizmirst par pašdisciplīnu, jo tā ir svarīga jebkura amata darbiniekiem: no augstākajiem līdz zemākajiem līmeņiem. Kad gan jūs, gan jūsu darbinieks esat kārtīgi un pieklājīgi, efektīva laika menedžmenta plānošana būs kā pa viļņiem. Gadījumā, ja jums nav atbilstoša pašorganizācijas līmeņa un jūs neprotat labi noteikt savas prioritātes, jums būs grūti sistematizēt un strukturēt savu laiku.

Izmantojot šo modeli no visiem laika menedžmenta modeļiem, jūs sāksiet kontrolēt savu laiku, savu darbinieku laiku un darba procesu kopumā. Šķiet, ka šis rīks ir īpaši pielāgots jūsu laika uztverei, jūsu attieksmei pret dzīvi un darbu. Tas ņems vērā jūsu sistēmas īpatnības, kā arī jūsu darba procesu, un būs orientēts uz cilvēkiem, kas jūs apkārtējs.