সফল সময় ব্যবস্থাপনার চার ফ্রেম মডেল

এটা মনে হয় যে আমাদের অনেকেই আমাদের সময় এবং আমাদের কর্মচারীদের সময় সঠিকভাবে এবং যৌক্তিকভাবে বিতরণ করতে সক্ষম। যদি এটাই হয়, তাহলে কেন আমরা প্রায়ই এই উজ্জ্বল, মূল্যবান এবং দুঃখজনকভাবে সীমিত সম্পদের অভাবে মোকাবিলা করি? প্রথমে, মনে হয় আমরা সবকিছু ঠিকই করছি: আমাদের নোটবুকে পরিকল্পনা লিখছি, বিভ্রান্তি কমাচ্ছি এবং আমাদের লক্ষ্য অনুসরণ করছি। সম্ভবত আমাদের ক্ষতি এবং সময় ঘাটতির মূল কারণ কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা নিয়মগুলি মেনে না চলার মধ্যে লুকিয়ে রয়েছে? আসুন চেষ্টা করি জানতে যে এটি কী কারণে হতে পারে এবং কীভাবে যথাযথভাবে এবং যৌক্তিকভাবে আমাদের সময় পরিচালনা করা যায় তা শিখি।

এটা করতে হলে, আমাদের সময় ব্যবস্থাপনার চার ফ্রেম মডেল নিয়ে কথা বলতে হবে। এর নীতিগুলি বুঝতে চাইলে, আমাদের প্রথমে সংজ্ঞায়িত করতে হবে সময় ব্যবস্থাপনা প্রকৃতপক্ষে কী বোঝায়। কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা একটি বিজ্ঞান, একটি টুল বা শিক্ষা যা সঠিকভাবে সময় পরিচালনা করা, বিতরণ করা, সংগঠিত করা, রেকর্ড করা এবং ব্যবহার করার বিষয়ে।

আমাদের কেন সময় ব্যবস্থাপনা প্রয়োজন?

• এটি একটি টুল যা নির্ধারিত কাজগুলির বৃহত্তর সংখ্যা সবচেয়ে কম সময়ে সম্পন্ন করার সুযোগ দেয়;

• সময় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আমাদের কাজের অগ্রাধিকারগুলি সঠিকভাবে নির্ধারণ করতে সহায়তা করে;

• এটি প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে মনোনিবেশ করার সুযোগ দেয় এবং শুধুমাত্র হাই প্রায়োরিটি স্তরের কাজগুলো শেষ করে কম গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্বগুলো মোকাবিলা করার সুযোগ দেয়;

• যথাযথ সময় ব্যবস্থাপনা মডেল অনুসরণ করে আপনি অবসর, পরিবার এবং কাজের বাইরে একটি প্রাণবন্ত জীবনযাপনের সময় পাবেন।

অবশ্যই, আপনাকে ভুলে যাওয়া উচিত নয় যে কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা আপনাকে নতুন গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা এবং পদ্ধতিগুলি আয়ত্ত করতে নিয়ে যাবে যা নির্দিষ্ট লক্ষ্যগুলো অর্জনে এবং গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্পগুলি সম্পূর্ণ করতে ব্যবহৃত হয়। সময় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া হল একটি বিশাল প্রক্রিয়া যা যেকোনো অন্যান্য ডিসিপ্লিনের মতই বিভিন্ন কর্ম, দক্ষতা, এবং ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত করে। এদের মধ্যে সঠিক লক্ষ্য পরিকল্পনা, দায়িত্ব বির্পণ, তালিকা এবং পরিকল্পনা করা, পর্যবেক্ষণ, সময় খরচ বিশ্লেষণ, বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপের মান মূল্যায়ন, অগ্রাধিকার নির্ধারণ, ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত।

চার ফ্রেম মডেলটি আসলে কী?

ক্লাসিক সময় ব্যবস্থাপনা কিছু সময় আগে উদ্ভূত হয়েছিল, যখন ব্যবস্থাপনার দিকে একটি একক দৃষ্টিভঙ্গি ছিল। বিশ্ব ক্রমাগত উন্নয়নশীল এবং একই কথা কার্যকর সময় বন্টনের অধ্যয়ন সম্পর্কে বলা যায়। 2012 সালে লি বলম্যান এবং টেরি ডিলের "Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership" বইয়ের প্রকাশের পরে সময় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াকে একটি জটিল, বহু-স্তরযুক্ত যন্ত্র হিসেবে দেখা হয়েছে। তখনই "চার ফ্রেম মডেল" ধারণা প্রথম দেখা দেয়। এটি একটি সিস্টেম যা আপনার সময়, সিস্টেম, প্রক্রিয়া, নিজেকে এবং অন্যান্য লোকজনকে নিয়ন্ত্রণ করে।

মনোস্ট্যাটিক এবং চার ফ্রেম ব্যবস্থাপনার মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল যে ঐতিহ্যগত সময় ব্যবস্থাপনা সময়কে নিয়ন্ত্রণ করতে আরো বেশি ঝোঁক দেয় একটি একক উপাদান - এর অগ্রাধিকার ছিল। আরও স্পষ্টভাবে বলতে গেলে, এটি আপনার কাজের কাজগুলি তাদের গুরুত্বের স্তরের উপর নির্ভর করে করার বিষয়ে উদ্বিগ্ন ছিল। চার ফ্রেম মডেলটি একটি বেশি বিশদ, সঠিক এবং বহু-মুখী টুল যা প্যাটার্ন এবং বিভিন্ন সময় ব্যবস্থাপনা মডেলটি উন্মোচন করে।

সহজ কথায়, আপনার এবং আপনার কর্মচারীর কাজকে কার্যকর এবং সফল করতে, সময় ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াটিকে একপাশে ইস্যু হিসাবে দেখা ভুলে যেতে হবে। আপনার কাজ করার সময়, আপনাকে নীচে উল্লিখিত সকল চারটি উপাদানের দিকে মনোযোগ দিতে হবে। তাদের প্রতিটি আপনাকে লক্ষ্য পৌঁছাতে এবং সময়সীমা মেনে চলতে সহায়তা করবে।

• আপনাকে আপনার সময়ের প্রতিটি মিনিট সঠিকভাবে ব্যবহারের জন্য শিখতে হবে এবং এটি পুরোপুরি নিয়ন্ত্রণ করতে হবে;

• একজন ভাল কোম্পানির পরিচালককে অবশ্যই নির্দিষ্ট কাজগুলি সম্পাদনের একটি সিস্টেম উন্নয়ন করতে হবে, তা সে তার নিজস্ব দায়িত্ব বা তার কর্মচারীদের দ্বারা সম্পাদিত কাজ সংক্রান্তই হোক;

• আপনাকে নির্দিষ্ট কাজ এবং প্রকল্পগুলিতে কর্মচারীরা কীভাবে কাজ করছে তা পুরোপুরি নিয়ন্ত্রণ করতে হতে পারে। আমরা সুপারিশ করছি না যে আপনি প্রতিটি কাজের প্রক্রিয়ার দিকটি ক্রমাগত নিয়ন্ত্রণ করে যান। উল্লেখ করার দরকার নেই যে এক কোম্পানির সিইওকে সবচেয়ে মূল্যবান বা সমস্যা সংক্রান্ত কাজের এলাকাগুলি পরিদর্শন এবং তত্ত্বাবধান করতে হবে;

• চতুর্থ এবং কম গুরুত্বপূর্ণ নয় চার ফ্রেম সময় ব্যবস্থাপনার ফ্যাক্টর: একজন ভাল বসের কাছে আত্ম-শৃঙ্খলা থাকতে হবে এবং যেমন একটি ক্ষমতা থাকতে হবে যাতে সে তার অধীনস্থদের নিয়ন্ত্রণ করতে পারে, নিজেকে সংগ্রহ করতে পারে, যৌক্তিক এবং ধারাবাহিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

অবশ্যই, আত্ম-শৃঙ্খলার কথা ভুলে যাওয়া উচিত নয় কারণ এটি যেকোনো অবস্থানের কর্মচারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ: উচ্চতম থেকে নিম্ন স্তর পর্যন্ত। যখন আপনি এবং আপনার কর্মচারী শৃঙ্খলাবদ্ধ এবং শ্রদ্ধাশীল হন, তখন কার্যকরী সময় ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা করা সহজতর হবে। যদি আপনার আত্ম-সংগঠনের যথাযথ স্তর না থাকে এবং আপনার অগ্রাধিকারগুলি যথাযথভাবে স্থাপন করতে না পারেন, তাহলে আপনি আপনার নিজস্ব সময়কে ব্যবস্থা এবং গঠন করতে কঠিন পাবেন।

সমস্ত সময় ব্যবস্থাপনা মডেলের মধ্যে এই মডেলটি ব্যবহার করে, আপনি আপনার নিজস্ব সময়, আপনার কর্মচারীদের সময় এবং সমগ্র কাজের প্রক্রিয়াটিকে নিয়ন্ত্রণ শুরু করবেন। মনে হচ্ছে যেন এই টুলটি আপনার সময়ের উপলব্ধি, আপনার জীবনের মানসিকতা এবং কাজের প্রতি মনোভাবের পরিচ্ছদে বিশেষভাবে তৈরি করা হয়েছে। এটি আপনার সিস্টেমের বিশিষ্টতাগুলি এবং আপনার কাজের প্রক্রিয়াটিকেও বিবেচনায় গ্রহণ করবে এবং আপনাকে ঘিরে থাকা লোকদের প্রত্যক্ষিত করে থাকবে।