Čtyřfázový model úspěšného řízení času

Zdá se, že mnozí z nás jsou schopni rozdělit svůj čas a čas našich zaměstnanců správně a racionálně. Pokud je tomu tak, proč se tak často setkáváme s nedostatkem tohoto významného, cenného a bohužel konečného zdroje? Na první pohled se zdá, že děláme všechno správně: zapisujeme si plány do svých sešitů, minimalizujeme rozptylování a věnujeme se sledování našich cílů. Možná příčina našich ztrát a časového deficitu spočívá v nedodržování účinných pravidel pro řízení času? Pojďme zjistit, co to může způsobit, a naučme se, jak správně řídit svůj čas efektivně a rozumně.

K tomu musíme hovořit o čtyřech rámcových modelech řízení času. Pokud chceme pochopit jeho principy, musíme nejprve definovat, co řízení času vlastně znamená. Efektivní řízení času je věda, nástroj nebo učení o správném řízení, rozdělování, organizování, zaznamenávání a využívání času.

Proč potřebujeme proces řízení času?

• Je to nástroj, který umožňuje splnit co nejvíce určených úkolů v co nejkratší době;

• Proces řízení času pomáhá správně nastavit priority naší práce;

• Dává příležitost soustředit se nejprve na nejdůležitější úkoly a řešit méně důležité povinnosti až po vyřízení úkolů s vysokou prioritou;

• Při dodržování správných modelů řízení času budete mít čas na volný čas, rodinu a pestrý život mimo práci.

Samozřejmě bychom neměli zapomínat, že efektivní řízení času nás povede k ovládnutí nových dovedností a metod, které se používají k dosažení specifických cílů a dokončení důležitých projektů. Proces řízení času je velkým mechanismem, který zahrnuje širokou škálu činností, dovedností a schopností jako každá jiná disciplína. Patří sem správné plánování cílů, delegování odpovědnosti, vytváření seznamů a plánů, monitorování, analýza časových nákladů, hodnocení hodnoty různých činností, stanovení priorit atd.

Co přesně je čtyřrámcový model?

Klasické řízení času se objevilo před nějakou dobou, tehdy když existoval osamocený přístup k řízení. Svět se neustále vyvíjí a totéž platí pro studium efektivního rozdělování času. Po vydání knihy „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership“ v roce 2012 od Lee Bolmana a Terryho Deala se proces řízení času začal vnímat jako složitý, vícevrstvý aparát. Tehdy se poprvé objevil pojem „čtyřrámcový model“. Je to systém ovládání vašeho času stejně jako systému, procesu, sebe sama a dalších lidí.

Hlavní rozdíl mezi monostatickým a čtyřrámcovým řízením spočívá v tom, že tradiční řízení času je více orientováno na ovládání času na základě jedné složky — její priority. Konkrétně se jednalo o plnění pracovních úkolů v závislosti na jejich důležitosti. Čtyřrámcový model je detailnější, přesnější a víceúrovňový nástroj, který odhaluje vzory a různé modely řízení času.

Jednoduše řečeno, abyste učinili svou práci a práci svých zaměstnanců efektivní a úspěšnou, musíte zapomenout na vnímání procesu řízení času jako jednostranného problému. Při své práci musíte věnovat pozornost všem čtyřem níže uvedeným faktorům. Každý z nich vám pomůže dosáhnout cílů a dodržet termíny.

• Musíte se naučit využívat každou minutu svého času správně a úplně ho ovládat;

• Dobrý ředitel společnosti musí vyvinout systém provádění určitých úkolů, ať už se týkají jeho vlastních povinností nebo práce vykonávané jeho zaměstnanci;

• Musíte mít úplnou kontrolu nad tím, jak zaměstnanci pracují na určitých úkolech a projektech. Neznamená to, že byste měli neustále kontrolovat každý aspekt pracovního procesu. Nehledě na to, že generální ředitel společnosti musí kontrolovat a dohlížet na některé z nejcennějších nebo problematických oblastí práce;

• Poslední, ale v žádném případě ne méně důležitý faktor řízení času čtyř rámců: dobrý šéf musí mít sebe-disciplínu stejně jako schopnost ovládat své podřízené, být disciplinovaný, dělat rozumná a postupná rozhodnutí.

Samozřejmě by se nemělo zapomínat na sebe-disciplínu, protože je důležitá pro zaměstnance na jakékoli pozici: od nejvyšších po nejnižší úrovně. Když jsou jak vy, tak i vaši zaměstnanci uspořádaní a slušní, plánování efektivního řízení času bude hračka. Pokud nemáte správnou úroveň sebeporozumění a nejste tak dobrý v nastavování priorit, bude pro vás těžké systematizovat a strukturovat svůj vlastní čas.

Používáním tohoto modelu ze všech modelů řízení času začnete ovládat svůj vlastní čas, čas svého zaměstnance a pracovní proces jako celek. Zdá se, jako by tento nástroj byl speciálně přizpůsoben vašemu vlastnímu vnímání času, vašemu přístupu k životu a práci. Vezme v úvahu zvláštnosti vašeho systému stejně jako pracovní proces a bude orientován na lidi, kteří vás obklopují.