Neli edukat ajajuhtimise mudelit

Tundub, et paljud meist suudavad oma aega ja töötajate aega õigesti ja ratsionaalsel viisil jaotada. Kui see nii on, siis miks me seisame sageli silmitsi selle tähtsa, väärtusliku ja kahjuks piiratud ressursi puudumisega? Esmapilgul paistab, et teeme kõike õigesti: kirjutame plaanid oma märkmikesse, vähendame segajaid ja järgime oma eesmärke. Võib-olla peitub meie ajakaotuste ja ajapuuduse põhjus selles, et ei järgita tõhusa aja planeerimise reegleid? Proovime välja selgitada, mis võib seda põhjustada ja õppida, kuidas oma aega tõhusalt ja ratsionaalselt juhtida.

Selleks peame rääkima aja planeerimise nelja raami mudelist. Kui tahame selle põhimõtetest aru saada, peame esmalt määratlema, mida aja juhtimine tegelikult tähendab. Tõhus aja juhtimine on teadus, tööriist või õpetus ajast õigesti juhtimisest, jaotamisest, organiseerimisest, registreerimisest ja kasutamisest.

Miks me vajame aja planeerimise protsessi?

• See on tööriist, mis võimaldab lühima aja jooksul täita suurimat arvu seatud ülesandeid;

• Aja planeerimise protsess aitab meie tööprioriteedid õigesti seada;

• See annab võimaluse keskenduda esmalt kõige olulisematele ülesannetele ja tegeleda vähem tähtsate kohustustega alles pärast kõrge prioriteedi taseme ülesannete lahendamist;

• Õigete aja planeerimise mudelite järgimisel on teil aega puhkuseks, peresuhteks ja elavaks eluks väljaspool tööd.

Loomulikult ei tohiks unustada, et tõhus aja juhtimine võimaldab omandada uusi olulisi oskusi ja meetodeid, mida kasutatakse konkreetsete eesmärkide saavutamiseks ja oluliste projektide lõpuleviimiseks. Aja planeerimise protsess on suur mehhanism, mis sisaldab laia valikut tegusid, oskusi ja võimeid nagu iga teine distsipliin. Nende hulka kuuluvad õigete eesmärkide planeerimine, vastutuse delegeerimine, nimekirjade ja plaanide koostamine, kulude jälgimine ja analüüsimine, erinevate tegude väärtuse hindamine, prioriteetide seadmine jne.

Mis on nelja raami mudel täpselt?

Klassikaline aja juhtimine tekkis mõnda aega tagasi, kui olid üksikud lähenemised juhtimisele. Maailm areneb pidevalt ja sama võib öelda tõhusa aja jaotuse uurimise kohta. Pärast Lee Bolmani ja Terry Deali raamatu „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” ilmumist 2012. aastal hakati aja juhtimise protsessile vaatama kui keerukale, mitmekihilisele mehhanismile. Just siis ilmus „nelja raami mudeli” mõiste. See on süsteem oma aja, süsteemi, protsessi, enda ja teiste inimeste juhtimiseks.

Peamine erinevus monostaatilise ja nelja raami juhtimise vahel on see, et traditsiooniline aja juhtimine keskendus rohkem aja kontrollimisele ühe komponendi alusel — selle prioriteet. Spetsiifilisemalt, see tähendas tööülesannete täitmist sõltuvalt nende tähtsuse tasemest. Nelja raami mudel on üksikasjalikum, täpsem ja mitmetahuline tööriist, mis paljastab mustrid ja erinevad aja juhtimise mudelid.

Lihtsamalt öeldes, selleks et muuta enda ja oma töötaja töö tõhusaks ja edukaks, peate unustama aja juhtimise protsessi vaatamise ühepoolselt. Oma tööd tehes peate tähelepanu pöörama allpool mainitud neljale tegurile. Igaüks neist aitab teil saavutada eesmärke ja hoida tähtajad.

• Peate õppima, kuidas iga oma aja minutit õigesti kasutada ja seda täielikult kontrollida;

• Hea ettevõtte direktor peab arendama välja süsteemi teatud ülesannete täitmiseks, olgu see siis tema enda kohustused või töötajate poolt täidetud töö;

• Peate täielikult kontrollima, kuidas töötajad teatud ülesannete ja projektidega töötavad. Me ei soovita, et peaksite pidevalt iga tööprotsessi aspekti kontrollima. Rääkimata sellest, et ettevõtte direktor peab kontrollima ja jälgima mõnda kõige väärtuslikumat või probleemset töövaldkonda;

• Viimane ja mitte vähem tähtis nelja raami aja juhtimise tegur: heas juhatajas peab olema enesedistsipliin, võime kontrollida oma alluvaid, olla enesekindel, teha ratsionaalseid ja järjepidevaid otsuseid.

Loomulikult ei tohiks unustada enesedistsipliini, kuna see on oluline igasuguses tööpositsioonis töötajatele: kõrgeimast kuni madalaimate tasemeteni. Kui nii teie kui ka teie töötajad on korralikud ja viisakad, on tõhusa aja planeerimine lihtne. Kui teil ei ole piisavat eneseorganisatsiooni taset ja te pole osavad oma prioriteetide seadmisel, on teil raske oma aega süstematiseerida ja struktureerida.

Selle mudeli kasutamisel kõikide aja juhtimise mudelite seast hakkate oma aega, töötajate aega ja tööprotsessi tervikuna kontrollima. Tundub justkui oleks see tööriist spetsiaalselt kohandatud teie aja taju, teie elustiili ja töö suhtumise jaoks. See arvestab teie süsteemi eripärade ning tööprotsessi iseärasustega ja on orienteeritud ümbritsevatele inimestele.