Empat Model Kerangka Manajemen Waktu yang Sukses

Tampaknya banyak dari kita mampu membagi waktu kita dan waktu karyawan kita dengan baik dan secara rasional. Jika demikian, mengapa kita sering dihadapkan pada kekurangan sumber daya yang menonjol, berharga, dan sayangnya terbatas ini? Pada awalnya, tampaknya kita melakukan segalanya dengan benar: menulis rencana di buku catatan kita, meminimalkan gangguan, dan tetap berpegang pada tujuan kita. Mungkin penyebab utama kerugian dan defisit waktu kita terletak pada kegagalan mengikuti aturan manajemen waktu yang efektif? Mari kita coba temukan apa yang bisa menyebabkan ini dan belajar bagaimana mengelola waktu kita dengan benar secara efektif dan rasional.

Untuk melakukan ini, kita harus membicarakan tentang empat kerangka model manajemen waktu. Jika kita ingin memahami prinsip-prinsipnya, kita harus terlebih dahulu mendefinisikan apa sebenarnya manajemen waktu. Manajemen waktu yang efektif adalah ilmu, alat, atau pengajaran tentang mengelola, mendistribusikan, mengatur, mencatat, dan menggunakan waktu dengan tepat.

Mengapa kita perlu proses manajemen waktu?

• Ini adalah alat yang memungkinkan untuk menyelesaikan sejumlah besar tugas yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya;

• Proses manajemen waktu membantu mengatur prioritas kerja kita dengan jelas;

• Ini memberikan kesempatan untuk memfokuskan pada tugas yang paling penting terlebih dahulu dan menangani tanggung jawab yang kurang penting hanya setelah menyelesaikan penugasan prioritas tinggi;

• Dengan mengikuti model manajemen waktu yang benar, Anda akan memiliki waktu untuk bersantai, keluarga, dan kehidupan yang bersemangat di luar pekerjaan.

Tentu saja, Anda tidak boleh lupa bahwa manajemen waktu yang efektif akan membawa Anda untuk menguasai keterampilan dan metode baru yang penting yang digunakan dalam mencapai tujuan spesifik dan menyelesaikan proyek penting. Proses manajemen waktu adalah mekanisme besar yang berisi berbagai tindakan, keterampilan, dan kemampuan seperti disiplin lainnya. Ini termasuk perencanaan tujuan yang tepat, mendelegasikan tanggung jawab, membuat daftar dan rencana, memantau, menganalisis biaya waktu, mengevaluasi nilai berbagai tindakan, menetapkan prioritas, dll.

Apa itu empat kerangka model sebenarnya?

Manajemen waktu klasik muncul beberapa waktu lalu, ketika hanya ada satu pendekatan terhadap manajemen. Dunia terus berkembang dan hal yang sama dapat dikatakan tentang studi distribusi waktu yang efektif. Setelah rilis buku “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” oleh Lee Bolman dan Terry Deal pada tahun 2012, proses manajemen waktu menjadi dipandang sebagai perangkat yang kompleks dan multi-level. Saat itulah konsep “empat kerangka model” pertama kali muncul. Ini adalah sistem untuk mengontrol waktu Anda serta sistem, proses, diri sendiri, dan orang lain.

Perbedaan utama antara manajemen monostatik dan empat kerangka adalah bahwa manajemen waktu tradisional lebih berorientasi pada pengendalian waktu berdasarkan satu komponen — prioritasnya. Lebih khususnya, itu menyangkut melakukan tugas kerja Anda tergantung pada tingkat pentingnya. Empat kerangka model adalah alat yang lebih rinci, akurat, dan multi-faceted yang mengungkap pola dan berbagai model manajemen waktu.

Dalam istilah yang lebih sederhana, agar pekerjaan Anda dan karyawan Anda efektif dan sukses, Anda harus melupakan melihat proses manajemen waktu sebagai masalah satu sisi. Saat melakukan pekerjaan Anda, Anda harus memperhatikan semua empat faktor yang disebutkan di bawah ini. Masing-masing dari mereka akan membantu Anda mencapai tujuan dan memenuhi tenggat waktu.

• Anda harus belajar bagaimana menggunakan setiap menit waktu Anda dengan benar dan mengendalikannya sepenuhnya;

• Seorang direktur perusahaan yang baik harus mengembangkan sistem untuk melakukan tugas tertentu, baik yang berkaitan dengan tugasnya sendiri atau pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawannya;

• Anda harus berada dalam kendali penuh bagaimana karyawan bekerja pada tugas dan proyek tertentu. Kami tidak menyarankan bahwa Anda harus terus-menerus mengendalikan setiap aspek proses kerja. Terlebih lagi, seorang CEO perusahaan harus memeriksa dan mengawasi beberapa area kerja yang paling berharga atau masalah;

• Faktor manajemen waktu empat kerangka yang terakhir dan tidak kalah penting: seorang bos yang baik harus memiliki disiplin diri serta kemampuan untuk mengendalikan bawahannya, menjadi terorganisir diri, membuat keputusan yang rasional dan berurutan.

Tentu saja, seseorang tidak boleh melupakan disiplin diri karena penting bagi karyawan dalam posisi apapun: dari tingkat tertinggi hingga terendah. Ketika Anda dan karyawan Anda teratur dan sopan, merencanakan manajemen waktu yang efektif akan menjadi mudah. Jika Anda tidak memiliki tingkat organisasi diri yang tepat dan tidak terlalu baik dalam menetapkan prioritas, Anda akan merasa sulit untuk mensistematisasi dan menyusun waktu Anda sendiri.

Dengan menggunakan model ini dari semua model manajemen waktu, Anda akan mulai mengendalikan waktu Anda sendiri, waktu karyawan Anda, dan proses kerja secara keseluruhan. Seolah-olah alat ini secara khusus disesuaikan untuk persepsi waktu Anda, sikap Anda terhadap kehidupan dan pekerjaan. Ini akan mempertimbangkan keunikan sistem Anda, serta proses kerja Anda, dan akan berorientasi pada orang-orang di sekitar Anda.