Onnistuneen ajanhallinnan nelikehysmalli

Vaikuttaa siltä, että monet meistä kykenevät jakamaan aikamme ja työntekijöidemme ajan oikein ja järkevästi. Jos asia on näin, miksi kohtaamme niin usein tämän merkittävän, arvokkaan ja valitettavasti rajallisen resurssin puutteen? Aluksi vaikuttaa siltä, että teemme kaiken oikein: kirjoitamme suunnitelmia muistivihkoihimme, minimoimme häiriötekijät ja pidämme kiinni tavoitteistamme. Ehkä ajanhukan ja aikavajeen perimmäinen syy on siinä, ettemme noudata tehokkaan ajanhallinnan sääntöjä? Yritetään selvittää, mikä voi aiheuttaa tämän ja oppia hallitsemaan aikaamme oikealla ja järkevällä tavalla.

Tämän tekemiseksi meidän on puhuttava ajanhallinnan nelikehysmallista. Jos haluamme ymmärtää sen periaatteita, meidän on ensin määriteltävä, mitä ajanhallinta oikeastaan tarkoittaa. Tehokas ajanhallinta on tiede, työkalu tai opetus siitä, kuinka aikaa hallitaan, jaetaan, järjestetään, kirjataan ja käytetään oikein.

Miksi tarvitsemme ajanhallintaprosessia?

• Se on työkalu, jonka avulla voidaan suorittaa suurin määrä asetettuja tehtäviä mahdollisimman lyhyessä ajassa;

• Ajanhallintaprosessi auttaa asettamaan työetumme suoriksi;

• Se antaa mahdollisuuden keskittyä aluksi tärkeimpiin tehtäviin ja käsitellä vähemmän tärkeitä vastuutehtäviä vasta korkean prioriteetin suoritusten jälkeen;

• Noudattamalla asianmukaisia ajanhallintamalleja sinulla on aikaa vapaa-aikaan, perheeseen ja elinvoimaiseen elämään työn ulkopuolella.

Tietysti sinun ei pidä unohtaa, että tehokas ajanhallinta johtaa sinut oppimaan uusia tärkeitä taitoja ja menetelmiä, joita käytetään erityisten tavoitteiden saavuttamisessa ja tärkeiden projektien loppuunsaattamisessa. Ajanhallintaprosessi on valtava mekanismi, joka sisältää monenlaisia toimintoja, taitoja ja kykyjä, kuten mikä tahansa muu oppiaine. Näihin kuuluvat asianmukainen tavoitteiden suunnittelu, vastuun jakaminen, listojen ja suunnitelmien laatiminen, seuranta, ajankäytön analysointi, toimien arvon arviointi, priorisointi jne.

Mikä tarkalleen on nelikehysmalli?

Klassinen ajanhallinta syntyi jonkin aikaa sitten, kun hallintoon oli yksipuolinen lähestymistapa. Maailma kehittyy jatkuvasti, ja sama voidaan sanoa tehokkaan ajanjakamisen tutkimisesta. Vuoden 2012 julkaisun “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” -kirjan ilmestymisen jälkeen Lee Bolmanin ja Terry Dealin toimesta, ajanhallintaprosessia alettiin pitää monimutkaisena, monikerroksisena laitteena. Juuri silloin “nelikehysmallin” käsite tuli esiin. Se on järjestelmä, jolla hallitaan aikaa sekä järjestelmää, prosessia, itseä ja muita ihmisiä.

Pääero monostaattisen ja nelikehysjohtamisen välillä on, että perinteinen ajanhallinta on orientointunut enemmän hallitsemaan aikaa, joka perustui yhteen komponenttiin - sen prioriteettiin. Tarkemmin sanottuna se koski työtehtävien suorittamista niiden tärkeyden asteen mukaan. Nelikehysmalli on yksityiskohtaisempi, tarkempi ja monitahoisempi työkalu, joka paljastaa kaavion ja erilaisia ajanhallintamalleja.

Yksinkertaisemmin sanottuna, jotta oma ja työntekijöidesi työ olisi tehokasta ja menestyksekästä, sinun on unohdettava ajanhallintaprosessin näkeminen yksipuolisena ongelmana. Työtä tehdessäsi sinun tulee kiinnittää huomiota kaikkiin alla mainittuihin neljään tekijään. Jokainen niistä auttaa sinua saavuttamaan tavoitteita ja pysymään määräajoissa.

• Sinun on opittava käyttämään jokainen minuutti oikein ja hallitsemaan sitä täysin;

• Hyvän yrityksen johtajan on kehitettävä tiettyjen tehtävien suorittamisjärjestelmä, olipa kyse sitten omista tehtävistä tai työntekijöiden suorittamista töistä;

• Sinun on oltava täysin hallinnassa siitä, miten työntekijät työskentelevät tietyissä tehtävissä ja projekteissa. Emme suosittele, että sinun pitäisi jatkuvasti valvoa jokaista työprosessin osa-aluetta. Mainitsematta, että yrityksen toimitusjohtajan on tarkastettava ja valvottava joitakin arvokkaimmista tai ongelmallisimmista työkohteista;

• Viimeinen, mutta ei vähäisimpänä nelikehysajanhallinnan tekijä: hyvä pomon on oltava itsekurinalainen sekä kyettävä hallitsemaan alaisiaan, oltava itsehillinnän omaava, tekemään järkeviä ja peräkkäisiä päätöksiä.

Tietysti ei pidä unohtaa itsekuria, sillä se on tärkeä työntekijöille millä tahansa tasolla: korkeimmalta alimmalle tasolle. Kun sekä sinä että työntekijäsi olette järjestelmällisiä ja kohteliaita, tehokkaan ajanhallinnan suunnittelu on helppoa. Jos et kuitenkaan ole kyllin järjestäytynyt eikä prioriteettiesi asettaminen kunnolla ole helppoa, sinun on vaikeaa systematisoida ja tyypittää omaa aikaasi.

Käyttämällä tätä mallia kaikista ajanhallintamalleista, alat hallita omaa aikaasi, työntekijäsi aikaa ja työprosessia kokonaisuutena. Vaikuttaa siltä kuin tämä työkalu olisi erikseen räätälöity sinun ajan käsityksellesi, asenteellesi elämään ja työhön. Se ottaa huomioon järjestelmäsi erityispiirteet sekä työprosessisi ja suuntautuu lähiympäristöön.