โมเดลสี่กรอบการจัดการเวลาที่ประสบความสำเร็จ

ดูเหมือนว่าหลายคนสามารถแบ่งปันเวลาของเราและเวลาของพนักงานได้อย่างเหมาะสมและมีเหตุผล ถ้าเป็นเช่นนั้น ทำไมเราจึงมักพบกับการขาดแคลนทรัพยากรที่มีค่าและจำกัดนี้? ในตอนแรก ดูเหมือนว่าเราทำทุกอย่างถูกต้อง: จดแผนในสมุดบันทึกของเรา ลดสิ่งรบกวน และติดตามเป้าหมายของเรา บางทีสาเหตุที่แท้จริงของการสูญเสียและขาดทุนของเวลาอาจอยู่ที่การไม่ได้ปรับใช้กฎของการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ? มาลองค้นหาว่าอะไรที่อาจทำให้เกิดเหตุการณ์นี้และเรียนรู้วิธีการจัดการเวลาของเราอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพกันเถอะ

เพื่อที่จะทำอย่างนี้ เราต้องพูดถึงโมเดลการจัดการเวลาแบบสี่กรอบ หากเราต้องการจะเข้าใจหลักการนี้ เราต้องนิยามก่อนว่าการจัดการเวลาจริงๆ แล้วหมายความว่าอย่างไร การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นวิทยาศาสตร์ คือเครื่องมือหรือการเรียนรู้ในการจัดการ จัดสรร จัดระเบียบ บันทึกและใช้เวลาได้อย่างเหมาะสม

ทำไมเราจึงต้องการกระบวนการจัดการเวลา?

• เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราทำงานที่ตั้งไว้ได้มากที่สุดในเวลาที่สั้นที่สุด

• กระบวนการจัดการเวลาช่วยกำหนดลำดับความสำคัญในงานของเราให้ถูกต้อง

• ให้โอกาสในการมุ่งเน้นที่งานที่สำคัญที่สุดก่อน และจัดการกับความรับผิดชอบที่ไม่สำคัญหลังจากทำงานที่มีระดับความสำคัญสูงเสร็จแล้วเท่านั้น

• โดยการยึดตามโมเดลการจัดการเวลาที่เหมาะสม คุณจะมีเวลาให้กับการพักผ่อน ครอบครัว และชีวิตที่มีชีวิตชีวานอกเหนือจากงาน

แน่นอนว่าคุณไม่ควรลืมว่าการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะนำคุณไปสู่การเชี่ยวชาญในทักษะและวิธีการใหม่ๆ ที่ใช้ในการบรรลุเป้าหมายเฉพาะและปิดโครงการสำคัญ กระบวนการจัดการเวลาเป็นกลไกขนาดใหญ่ที่มีการกระทำ ทักษะ และความสามารถมากมายเหมือนกับวินัยอื่นๆ รวมถึงการวางแผนเป้าหมายอย่างเหมาะสม การมอบหมายความรับผิดชอบ การสร้างรายการและแผน การติดตาม การวิเคราะห์ต้นทุนของเวลา การประเมินค่าของการกระทำต่างๆ การกำหนดลำดับความสำคัญ ฯลฯ

โมเดลสี่กรอบคืออะไรแน่?

การจัดการเวลาแบบคลาสสิกได้เกิดขึ้นมาซักพักแล้ว ตั้งแต่เมื่อมีวิธีการจัดการเพียงทางเดียว โลกกำลังพัฒนาอยู่ตลอด และเช่นเดียวกันกับการศึกษาเรื่องการแบ่งเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากปี 2012 ที่มีการออกหนังสือ “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” โดย Lee Bolman และ Terry Deal การจัดการเวลาได้ถูกมองว่าเป็นอุปกรณ์ที่ซับซ้อนหลายชั้น นั่นคือตอนที่แนวคิด “โมเดลสี่กรอบ” ปรากฏขึ้นครั้งแรก มันเป็นระบบในการควบคุมเวลาของคุณเองเช่นเดียวกับระบบ กระบวนการ ตัวคุณเอง และคนอื่นๆ

ความแตกต่างหลักระหว่างการจัดการแบบโมนอสแตติกและการจัดการแบบสี่กรอบคือ การจัดการเวลาแบบดั้งเดิมที่เน้นการควบคุมเวลาพื้นฐานจากส่วนประกอบเดียว ซึ่งก็คือความสำคัญของมัน เฉพาะเจาะจงลงไปคือการทำงานตามลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำ โมเดลสี่กรอบเป็นเครื่องมือที่มีรายละเอียดมากขึ้น ถูกต้องและมีมุมมองหลายด้านที่เปิดเผยรูปแบบและโมเดลการจัดการเวลาที่แตกต่างกัน

ในคำที่ง่ายขึ้น เพื่อทำให้การทำงานของคุณและพนักงานของคุณมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ คุณต้องลืมการมองกระบวนการจัดการเวลาเป็นปัญหาด้านเดียว เมื่อทำงาน คุณต้องให้ความสำคัญกับทั้งสี่ปัจจัยที่กล่าวถึงด้านล่าง แต่ละปัจจัยจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและตามทันกำหนดส่ง

• คุณต้องเรียนรู้วิธีการใช้เวลาทุกนาทีของคุณอย่างเหมาะสมและควบคุมมันอย่างสมบูรณ์

• ผู้อำนวยการบริษัทที่ดีต้องพัฒนาระบบในการดำเนินงานบางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นหน้าที่ของตนเองหรือการทำงานของพนักงานของเขา

• คุณต้องควบคุมการทำงานของพนักงานในงานหรือโครงการบางอย่างอย่างครบถ้วน เราไม่ได้แนะนำว่าคุณควรควบคุมทุกกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง อย่าว่าแต่ว่าประธานบริษัทต้องตรวจสอบและกำกับดูแลงานบางส่วนที่มีมูลค่าหรือปัญหา

• ปัจจัยการจัดการเวลาสี่กรอบที่สำคัญครั้งสุดท้ายแต่ไม่ใช่น้อยที่สุด: ผู้นำที่ดีต้องมีวินัยในตนเองและความสามารถในการควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชา รวมทั้งมีสติในการตัดสินใจที่มีเหตุผลและสอดคล้อง

แน่นอนว่าไม่ควรลืมเรื่องวินัยในตนเองเพราะเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับพนักงานทุกระดับ เมื่อตัวคุณเองและพนักงานของคุณเป็นระเบียบและสุภาพ การวางแผนจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะเป็นเรื่องง่าย ถ้าคุณไม่มีการจัดระเบียบตนเองอย่างเหมาะสมและไม่เก่งในการตั้งลำดับความสำคัญ คุณจะพบว่ามันยากที่จะเป็นระบบและจัดโครงสร้างเวลาของคุณเอง

โดยการใช้โมเดลนี้จากโมเดลการจัดการเวลาทั้งหมด คุณจะเริ่มควบคุมเวลาของคุณเอง เวลาของพนักงาน และกระบวนการทำงานทั้งหมด ดูเหมือนว่าเครื่องมือนี้ถูกออกแบบมาเฉพาะสำหรับการรับรู้เวลา ทัศนคติต่อชีวิตและการทำงานของคุณ มันจะพิจารณาลักษณะเฉพาะของระบบของคุณ รวมทั้งกระบวนการทำงานของคุณเข้ามาพิจารณาและจะมุ่งเน้นไปที่ผู้คนที่ล้อมรอบคุณ