Modelul în patru cadre al managementului eficient al timpului

Se pare că mulți dintre noi suntem capabili să ne distribuim timpul și timpul angajaților noștri în mod corespunzător și rațional. Dacă este așa, de ce ne confruntăm atât de des cu lipsa acestei resurse proeminente, valoroase și, din păcate, finite? La început, pare că facem totul corect: ne scriem planurile în agende, minimizăm distragerile și ne ținem de obiectivele noastre. Poate că cauza principală a pierderilor și deficitului de timp constă în nerespectarea regulilor efective de management al timpului? Să încercăm să aflăm ce poate cauza aceasta și să învățăm cum să ne gestionăm timpul într-un mod eficient și rațional.

Pentru a face acest lucru, trebuie să vorbim despre modelul celor patru cadre al managementului timpului. Dacă dorim să înțelegem principiile acestuia, trebuie mai întâi să definim ce înseamnă de fapt managementul timpului. Managementul timpului eficient este o știință, un instrument sau un învățătură despre gestionarea, distribuirea, organizarea, înregistrarea și utilizarea corectă a timpului.

De ce avem nevoie de procesul de management al timpului?

• Este un instrument care permite realizarea celui mai mare număr de sarcini stabilite în cel mai scurt timp posibil;

• Procesul de management al timpului ajută la stabilirea corectă a priorităților noastre de muncă;

• Oferă oportunitatea de a ne concentra mai întâi pe sarcinile cele mai vitale și de a aborda responsabilitățile mai puțin importante numai după ce am rezolvat sarcinile de nivel de prioritate înaltă;

• Urmand modelele corecte de gestionare a timpului, vei avea timp pentru relaxare, familie și o viață dinamică în afara muncii.

Desigur, nu trebui să uiți că managementul eficient al timpului te va conduce la stăpânirea unor noi abilități și metode importante care sunt folosite pentru atingerea unor obiective specifice și completarea unor proiecte importante. Procesul de management al timpului este un mecanism vast, care conține o varietate largă de acțiuni, abilități și competențe ca orice altă disciplină. Acestea includ planificarea corectă a obiectivelor, delegarea responsabilităților, realizarea de liste și planuri, monitorizarea, analizarea costurilor de timp, evaluarea valorii diferitelor acțiuni, stabilirea priorităților, etc.

Ce este exact un model cu patru cadre?

Managementul clasic al timpului a apărut cu ceva timp în urmă, când exista o abordare solitară față de management. Lumea este în continuă dezvoltare, iar același lucru poate fi spus despre studiul distribuirii eficiente a timpului. După lansarea în 2012 a cărții „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” de Lee Bolman și Terry Deal, procesul de management al timpului a început să fie privit ca un aparat complex, stratificat. Atunci a apărut pentru prima dată noțiunea de „model cu patru cadre”. Este un sistem de control al timpului tău, cât și al sistemului, procesului, propriei persoane și al altor oameni.

Principala diferență între managementul monostatic și cel cu patru cadre este că managementul tradițional al timpului este mai orientat către controlarea timpului bazându-se pe un singur component — prioritatea sa. Mai specific, este vorba despre îndeplinirea sarcinilor în funcție de nivelul lor de importanță. Modelul cu patru cadre este un instrument mai detaliat, precis și multifazat care descoperă tiparele și diferitele modele de management al timpului.

În termeni mai simpli, pentru a face munca ta și a angajaților tăi eficientă și de succes, trebuie să uiți de a privi procesul de gestionare a timpului ca pe o problemă unică. Atunci când îți faci treaba, trebuie să acorzi atenție tuturor celor patru factori menționați mai jos. Fiecare dintre ei te va ajuta să atingi obiectivele și să ții pasul cu termenele limită.

• Trebuie să înveți cum să folosești fiecare minut al timpului tău corect și să-l controlezi complet;

• Un bun director de companie trebuie să dezvolte un sistem de îndeplinire a unor sarcini specifice, fie că acestea privesc propriile datorii sau lucrul realizat de angajații săi;

• Trebuie să fii în control complet al modului în care angajații lucrează la sarcini și proiecte specifice. Nu sugerăm că ar trebui să controlezi constant fiecare aspect al procesului de muncă. De asemenea, menționăm că un CEO de companie trebuie să inspecteze și să supravegheze unele dintre cele mai valoroase sau problematice zone de muncă;

• Ultimul și deloc mai puțin important factor al timpului de management cu patru cadre: un bun șef trebuie să aibă autodisciplină precum și abilitatea de a-și controla subordonații, să fie auto-controlat, să ia decizii raționale și consecutive.

Desigur, nu trebuie să uităm de autodisciplină, deoarece este importantă pentru angajații din orice poziție: de la cele mai înalte la cele mai joase niveluri. Când atât tu, cât și angajatul tău sunteți ordonați și politicoși, planificarea unui management eficient al timpului va fi floare la ureche. În cazul în care nu ai un nivel adecvat de auto-organizare și nu ești atât de bun la fixarea priorităților, vei găsi dificil să îți sistematizezi și structurezi propriul timp.

Utilizând acest model dintre toate modelele de management al timpului, vei începe să îți controlezi propriul timp, timpul angajatului tău și procesul de muncă în ansamblu. Se pare ca și cum acest instrument ar fi creat special pentru propria ta percepție asupra timpului, atitudinea ta față de viață și muncă. Va ține cont de particularitățile sistemului tău, precum și de procesul de muncă, încadrându-se în contextul persoanelor care te înconjoară.