Modelo de quatro quadros para gestão de tempo bem-sucedida

Parece que muitos de nós somos capazes de distribuir nosso tempo e o tempo de nossos funcionários de maneira adequada e racional. Se esse for o caso, por que tantas vezes nos deparamos com a falta deste recurso proeminente, valioso e infelizmente finito? A princípio, parece que fazemos tudo certo: anotamos planos em nossos cadernos, minimizamos distrações e nos mantemos focados em nossos objetivos. Talvez a causa raiz de nossas perdas e déficit de tempo esteja no fracasso em seguir regras eficazes de gestão do tempo? Vamos tentar descobrir o que pode causar isso e aprender a gerenciar nosso tempo de forma eficaz e racional.

Para fazer isso, temos que falar sobre o modelo de quatro quadros de gestão do tempo. Se quisermos entender seus princípios, devemos primeiro definir o que realmente significa gestão do tempo. Gestão eficaz do tempo é uma ciência, uma ferramenta ou ensinamento sobre como gerenciar, distribuir, organizar, registrar e usar o tempo de forma adequada.

Por que precisamos do processo de gestão do tempo?

• É uma ferramenta que permite realizar o maior número de tarefas definidas no menor tempo possível;

• O processo de gestão do tempo ajuda a definir corretamente nossas prioridades de trabalho;

• Ele oferece a oportunidade de focar nas tarefas mais importantes primeiro e lidar com responsabilidades menos importantes somente após tratar das atribuições de alta prioridade;

• Ao seguir modelos adequados de gestão do tempo, você terá tempo para lazer, família e uma vida vibrante fora do trabalho.

Claro, você não deve esquecer que uma gestão eficaz do tempo irá levá-lo a dominar novas habilidades e métodos importantes que são usados para atingir metas específicas e completar projetos importantes. O processo de gestão do tempo é um grande mecanismo que contém uma ampla variedade de ações, habilidades e capacidades, como qualquer outra disciplina. Estas incluem planejamento adequado de metas, delegação de responsabilidades, criação de listas e planos, monitoramento, análise de custos de tempo, avaliação do valor de várias ações, definição de prioridades, etc.

O que é exatamente um modelo de quatro quadros?

A gestão clássica do tempo surgiu há algum tempo, quando havia uma abordagem solitária em relação à gestão. O mundo está em constante desenvolvimento e o mesmo pode ser dito sobre o estudo da distribuição eficaz do tempo. Após o lançamento em 2012 do livro “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” de Lee Bolman e Terry Deal, o processo de gestão do tempo passou a ser visto como um aparato complexo e multifacetado. Foi quando surgiu a noção de 'modelo de quatro quadros'. É um sistema de controle do seu tempo, assim como do sistema, do processo, de você mesmo e de outras pessoas.

A principal diferença entre a gestão monostática e a gestão de quatro quadros é que a gestão tradicional do tempo é mais orientada para o controle do tempo baseada em um único componente — sua prioridade. Mais especificamente, dizia respeito a fazer suas tarefas de trabalho dependendo do nível de importância. O modelo de quatro quadros é uma ferramenta mais detalhada, precisa e multifacetada que revela padrões e diferentes modelos de gestão do tempo.

Em termos mais simples, para tornar o seu trabalho e o de seus funcionários eficaz e bem-sucedido, você deve esquecer de ver o processo de gestão do tempo como uma questão unilateral. Ao realizar seu trabalho, você precisa prestar atenção em todos os quatro fatores mencionados abaixo. Cada um deles irá ajudá-lo a alcançar metas e cumprir os prazos.

• Você tem que aprender a usar cada minuto do seu tempo de forma adequada e controlá-lo completamente;

• Um bom diretor de empresa tem que desenvolver um sistema para realizar determinadas tarefas, seja em relação às suas próprias funções ou ao trabalho realizado por seus funcionários;

• Você tem que ter controle total sobre como os funcionários trabalham em certas tarefas e projetos. Não estamos sugerindo que você deva controlar constantemente cada aspecto do processo de trabalho. Sem mencionar que um CEO de uma empresa deve inspecionar e supervisionar algumas das áreas de trabalho mais valiosas ou problemáticas;

• O último e não menos importante fator de gestão do tempo de quatro quadros: um bom chefe deve ter autodisciplina assim como a capacidade de controlar seus subordinados, ser autoconfiante e tomar decisões racionais e consecutivas.

Claro, não se deve esquecer da autodisciplina, pois é importante para funcionários de qualquer posição: dos níveis mais altos aos mais baixos. Quando tanto você quanto seu funcionário são organizados e educados, planejar uma gestão eficaz do tempo será fácil. Caso você não tenha um nível adequado de auto-organização e não seja tão bom em definir suas prioridades, encontrará dificuldades para sistematizar e estruturar seu próprio tempo.

Ao usar este modelo dentre todos os modelos de gestão do tempo, você começará a controlar seu próprio tempo, o tempo de seu funcionário e o processo de trabalho como um todo. Parece que esta ferramenta foi especialmente adaptada para sua própria percepção de tempo, sua atitude em relação à vida e ao trabalho. Ela levará em conta as peculiaridades do seu sistema, assim como seu processo de trabalho, e será orientada para as pessoas ao seu redor.