Apat na frame na modelo ng matagumpay na pamamahala ng oras

Mukhang marami sa atin ang may kakayahan na ipamahagi ng tama ang oras natin at ang oras ng ating mga empleyado sa makatuwirang paraan. Kung gayon, bakit madalas nating nakakaharap ang kakulangan sa mahalaga, kapaki-pakinabang, at sa kasamaang palad ay limitadong yamang ito? Sa umpisa, tila tama ang ginagawa natin: isinusulat ang mga plano sa ating notebook, binabawasan ang mga sagabal, at sinusundan ang ating mga layunin. Marahil, ang ugat ng ating pagkalugi at kakulangan sa oras ay nasa pagbagsak sa pagsunod ng mabisang alituntunin sa pamamahala ng oras? Subukan nating alamin kung ano ang maaari magdulot nito at matutunan kung paano maayos na pamahalaan ang ating oras sa isang epektibo at makatuwirang pamamaraan.

Upang magawa ito, kailangan nating pag-usapan ang apat na modelo ng pamamahala ng oras. Kung nais nating maunawaan ang mga prinsipyo nito, kailangan muna nating tukuyin kung ano nga ba ang ibig sabihin ng pamamahala ng oras. Ang epektibong pamamahala ng oras ay isang agham, isang kasangkapan o pagtuturo tungkol sa tamang pamamahala, pamamahagi, organisasyon, pagrekord, at paggamit ng oras.

Bakit kailangan natin ang proseso ng pamamahala ng oras?

• Ito ay isang kasangkapan na nagbibigay-daan sa paggawa ng pinakamaraming bilang ng mga takdang gawain sa pinakamaikling oras na posible;

• Ang proseso ng pamamahala ng oras ay tumutulong na mailinya ng tama ang ating mga prayoridad sa trabaho;

• Ito ay nagbibigay ng pagkakataon na magpokos sa mga pinaka-mahalagang gawain muna at harapin ang hindi gaanong mahalagang pananagutan matapos lamang ang pag-aasikaso ng mga gawain na mataas ang prayoridad;

• Sa pamamagitan ng pagsunod sa wastong mga modelo ng pamamahala ng oras magkakaroon ka ng oras para sa paglilibang, pamilya at isang masiglang buhay sa labas ng trabaho.

Siyempre, hindi mo dapat kalimutan na ang epektibong pamamahala ng oras ay magdadala sa iyo sa paghulma ng mga bagong mahalagang kasanayan at pamamaraan na ginagamit sa pagkamit ng partikular na mga layunin at pagtapos ng mahahalagang proyekto. Ang proseso ng pamamahala ng oras ay isang malaking mekanismo na naglalaman ng iba't ibang uri ng kilos, kasanayan, at kakayahan tulad ng ibang mga disiplina. Kasama rito ang tamang pagpaplano ng layunin, pagtatalaga ng responsibilidad, paggawa ng mga listahan at plano, pagsubaybay, pagsusuri ng gastos sa oras, pagsusuri ng halaga ng iba't ibang kilos, pagtatakda ng prayoridad, atbp.

Ano nga ba ang apat na frame model?

Lumabas ang klasikal na pamamahala ng oras noon pa, noong may nag-iisang pamamaraan patungo sa pamamahala. Ang mundo ay patuloy na umuunlad at gayon din ang pag-aaral ng mas epektibong distribusyon ng oras. Matapos ang paglabas ng librong “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” nila Lee Bolman at Terry Deal noong 2012, ang proseso ng pamamahala ng oras ay naging tingin bilang isang komplikado, multi-layered na kasangkapan. Doon unang lumitaw ang konsepto ng “four-frame model”. Ito ay isang sistema ng pagkontrol ng iyong oras gayundin ang sistema, proseso, ang iyong sarili, at ibang tao.

Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng monostatic at four frame management ay ang tradisyunal na pamamahala ng oras ay mas nakatuon sa pagkontrol ng oras base sa isang bahagi — ang prayoridad nito. Mas partikular, ito ay nakaugnay sa paggawa ng iyong mga trabaho base sa antas ng kanilang kahalagahan. Ang four frame model ay mas detalyado, tumpak at maraming aspeto na kasangkapan na naglalahad ng mga pattern at iba’t ibang modelo ng pamamahala ng oras.

Sa mas simpleng salita, upang maging epektibo at matagumpay ang trabaho mo at ng iyong empleyado, kailangang kalimutan mo ang pagtingin sa proseso ng pamamahala ng oras bilang isang isang-panig na isyu. Sa paggawa ng iyong trabaho, kailangang bigyan ng pansin ang lahat ng apat na aspeto na binanggit sa ibaba. Ang bawat isa ay tutulong sa iyo na makamit ang mga layunin at makasunod sa mga itinakdang oras.

• Kailangan mong matutunan kung paano gamitin ng tama ang bawat minuto ng iyong oras at kontrolin ito ng lubusan;

• Ang isang mahusay na direktor ng kumpanya ay dapat bumuo ng isang sistema ng pagsasakatuparan ng mga tiyak na gawain, ito man ay nauukol sa kanyang sariling tungkulin o gawain na isinagawa ng kanyang mga empleyado;

• Kailangang may ganap kang kontrol kung paano ginagampanan ng mga empleyado ang tiyak na mga gawain at proyekto. Hindi namin sinasabing dapat mong laging kontrolin ang bawat aspeto ng prosesong trabaho. Huwag kalimutan na ang isang CEO ng kumpanya ay kailangang suriin at pangasiwaan ang ilan sa pinaka-mahalaga o problematikong lugar ng trabaho;

• Ang panghuli at hindi naman gaanong kalahalagaan na apat na factor sa pamamahala ng oras: isang mahusay na boss ay dapat na may disiplina sa sarili pati kakayahang kontrolin ang kanyang mga tauhan, maging malugod, gumawa ng makatuwiran at sunod-sunod na desisyon.

Siyempre, hindi dapat kalimutan ang disiplina sa sarili dahil ito ay mahalaga para sa mga empleyado sa anumang posisyon: mula sa pinakamataas hanggang sa pinakamababang antas. Kapag ikaw at ang iyong empleyado ay organisado at magalang, ang pagpaplano ng epektibong pamamahala ng oras ay magiging madali. Kung wala kang sapat na antas ng sariling kaayusan at hindi ganun kagaling sa pag-aayos ng iyong mga prayoridad, mahihirapan kang isistematisado at istruktura ang sarili mong oras.

Sa paggamit ng modelong ito sa lahat ng modelong pamamahala ng oras, sisimulan mong kontrolin ang sarili mong oras, oras ng iyong empleyado at buong prosesong trabaho. Tila ang kasangkapang ito ay espesyal na inayon sa iyong sariling pagtingin sa oras, ang iyong saloobin sa buhay at trabaho. Ito ay isasaalang-alang ang mga kakaibang aspeto ng iyong sistema, gayundin ang iyong prosesong trabaho at magiging nakatuon sa mga taong nakapalibot sa iyo.