Чотирьохрамкова модель успішного управління часом

Здається, що багато з нас здатні правильно та раціонально розподіляти свій час та час наших працівників. Якщо це так, чому ж ми так часто стикаємося з нестачею цього помітного, цінного і, на жаль, обмеженого ресурсу? На перший погляд, здається, що ми робимо все правильно: записуємо плани в наших блокнотах, зводимо відволікаючі фактори до мінімуму та дотримуємося наших цілей. Можливо, корінь наших втрат і дефіциту часу лежить у недотриманні ефективних правил тайм-менеджменту? Спробуймо з'ясувати, що є причиною цього та навчитися правильно керувати нашим часом ефективно і раціонально.

Щоб це зробити, нам потрібно поговорити про модель чотирьох рамок тайм-менеджменту. Якщо ми хочемо зрозуміти її принципи, ми повинні спочатку визначити, що означає тайм-менеджмент. Ефективний тайм-менеджмент — це наука, інструмент або навчання про те, як правильно керувати, розподіляти, організовувати, записувати та використовувати час.

Чому нам потрібен процес тайм-менеджменту?

• Це інструмент, що дозволяє виконати найбільшу кількість завдань за найкоротший час;

• Процес тайм-менеджменту допомагає правильно розставити пріоритети в роботі;

• Він дає можливість зосередитись на найважливіших завданнях і вирішувати менш важливі обов'язки лише після виконання завдань високого пріоритету;

• Дотримуючись правильної моделі тайм-менеджменту, ви знайдете час для відпочинку, сім'ї та насиченого життя поза роботою.

Звісно, не варто забувати, що ефективний тайм-менеджмент приведе вас до оволодіння новими важливими навичками та методами, що використовуються для досягнення певних цілей і виконання важливих проектів. Процес тайм-менеджменту — це величезний механізм, що включає широкий спектр дій, навичок та здібностей, як і будь-яка інша дисципліна. Це включає правильне планування цілей, делегування відповідальностей, складання списків і планів, моніторинг, аналіз витрат часу, оцінку цінності різних дій, встановлення пріоритетів тощо.

Що таке модель чотирьох рамок точно?

Класичний тайм-менеджмент виник деякий час тому, коли існував єдиний підхід до управління. Світ постійно розвивається, і те ж саме можна сказати про вивчення ефективного розподілу часу. Після виходу у 2012 році книги "Реформування організацій: Майстерність, вибір і лідерство" Лі Боулманом і Террі Ділом, процес тайм-менеджменту почали розглядати як складний, багатошаровий апарат. Саме тоді вперше з'явилося поняття "модель чотирьох рамок". Це система управління своїм часом, а також система, процес, себе та інших людей.

Основна відмінність між моностатичним та управлінням за чотирма рамками полягає в тому, що традиційний тайм-менеджмент більше орієнтований на контроль часу, заснований на єдиному компоненті — його пріоритеті. Точніше, це стосувалося виконання робочих завдань залежно від рівня їх важливості. Модель чотирьох рамок — це більш детальний, точний і багатогранний інструмент, який розкриває патерни і різні моделі тайм-менеджменту.

Простіше кажучи, щоб зробити вашу та вашого працівника роботу ефективною та успішною, ви повинні забути про те, щоб розглядати процес тайм-менеджменту як односторонню проблему. Виконуючи свою роботу, ви повинні звертати увагу на всі чотири фактори, згадані нижче. Кожен з них допоможе вам досягти цілей і встигнути в терміни.

• Вам потрібно навчитися використовувати кожну хвилину свого часу правильно і повністю контролювати його;

• Хороший директор компанії повинен розробити систему виконання певних завдань, незалежно від того, стосуються вони його власних обов'язків чи роботи, виконаної його працівниками;

• Ви повинні повністю контролювати, як працівники виконують певні завдання та проекти. Ми не рекомендуємо постійно контролювати кожен аспект робочого процесу. І до того ж, директор компанії має інспектувати та наглядати за деякими з найбільш цінних або проблемних робочих зон;

• Останній, але не менш важливий фактор тайм-менеджменту за чотирма рамками: хороший начальник повинен володіти самодисципліною, а також здатністю контролювати своїх підлеглих, бути зібраним, робити раціональні та послідовні рішення.

Звичайно, не слід забувати про самодисципліну, яка важлива для працівників будь-якого рівня: від найвищого до найнижчого. Коли і ви, і ваш працівник впорядковані та ввічливі, планування ефективного тайм-менеджменту буде легким. У випадку, якщо у вас немає достатнього рівня самоорганізації і ви не дуже добре справляєтеся з пріоритетами, вам буде важко систематизувати та структурувати власний час.

Використовуючи цю модель з усіх моделей тайм-менеджменту, ви почнете контролювати власний час, час ваших працівників та робочий процес в цілому. Складається враження, наче цей інструмент спеціально пристосований для вашого власного сприйняття часу, вашого ставлення до життя та роботи. Він врахує особливості вашої системи, а також ваш робочий процес, і буде орієнтований на людей, які вас оточують.