Vier-Rahmen-Modell des erfolgreichen Zeitmanagements

Es scheint, dass viele von uns in der Lage sind, unsere Zeit und die Zeit unserer Mitarbeiter richtig und vernünftig zu verteilen. Wenn das der Fall ist, warum stehen wir dann so oft vor dem Mangel an dieser prominenten, wertvollen und leider endlichen Ressource? Zunächst scheint es, als würden wir alles richtig machen: Pläne in unseren Notizbüchern notieren, Ablenkungen minimieren und konsequent unsere Ziele verfolgen. Vielleicht liegt die Ursache für unsere Verluste und das Zeitdefizit im Versäumnis, effektive Zeitmanagement-Regeln zu befolgen? Versuchen wir herauszufinden, was dies verursachen kann und lernen wir, wie wir unsere Zeit effektiv und vernünftig verwalten können.

Um dies zu erreichen, müssen wir über das Vier-Phasen-Modell des Zeitmanagements sprechen. Wenn wir seine Prinzipien verstehen wollen, müssen wir zuerst definieren, was Zeitmanagement eigentlich bedeutet. Effektives Zeitmanagement ist eine Wissenschaft, ein Werkzeug oder eine Lehre über das richtige Verwalten, Verteilen, Organisieren, Aufzeichnen und Nutzen von Zeit.

Warum brauchen wir den Zeitmanagementprozess?

• Es ist ein Werkzeug, das es ermöglicht, die größte Anzahl an Aufgaben in kürzester Zeit zu erledigen;

• Der Zeitmanagementprozess hilft, unsere Arbeitsprioritäten klar zu setzen;

• Er bietet die Möglichkeit, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und weniger wichtige Verantwortlichkeiten erst nach der Bearbeitung von hoch priorisierten Aufgaben anzugehen;

• Durch die Befolgung geeigneter Zeitmanagementmodelle wirst du Zeit für Freizeit, Familie und ein lebhaftes Leben außerhalb der Arbeit haben.

Natürlich darf man nicht vergessen, dass effektives Zeitmanagement dich dazu führen wird, neue wichtige Fähigkeiten und Methoden zu meistern, die beim Erreichen spezifischer Ziele und beim Abschließen wichtiger Projekte eingesetzt werden. Der Zeitmanagementprozess ist ein riesiger Mechanismus, der eine Vielzahl von Handlungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten wie jede andere Disziplin enthält. Dazu gehören das richtige Planen von Zielen, das Delegieren von Verantwortung, das Erstellen von Listen und Plänen, das Überwachen, das Analysieren von Zeitkosten, das Bewerten des Wertes verschiedener Aktionen, das Setzen von Prioritäten usw.

Was genau ist ein Vier-Phasen-Modell?

Das klassische Zeitmanagement entstand vor einiger Zeit, als es einen einheitlichen Ansatz für das Management gab. Die Welt entwickelt sich ständig weiter und das Gleiche gilt für das Studium der effektiven Zeitverteilung. Nach der Veröffentlichung des Buches „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership“ von Lee Bolman und Terry Deal im Jahr 2012 wurde der Zeitmanagementprozess als komplexes, mehrschichtiges Gerät betrachtet. Damals tauchte das Konzept des „Vier-Phasen-Modells“ zum ersten Mal auf. Es ist ein System zur Kontrolle deiner Zeit sowie des Systems, des Prozesses, deiner selbst und anderer Menschen.

Der Hauptunterschied zwischen monostatischem und vierphasigem Management besteht darin, dass das traditionelle Zeitmanagement mehr darauf ausgerichtet war, die Zeit basierend auf einer einzigen Komponente – ihrer Priorität – zu kontrollieren. Genauer gesagt handelte es sich darum, deine Arbeitsaufgaben je nach ihrer Wichtigkeit zu erledigen. Das Vier-Phasen-Modell ist ein detaillierteres, präziseres und facettenreicheres Werkzeug, das Muster und verschiedene Zeitmanagementmodelle aufdeckt.

Einfacher ausgedrückt, um deine und die Arbeit deiner Mitarbeiter effektiv und erfolgreich zu machen, musst du aufhören, den Zeitmanagementprozess als einseitiges Thema zu betrachten. Bei deiner Arbeit musst du auf alle vier unten genannten Faktoren achten. Jeder von ihnen wird dir helfen, Ziele zu erreichen und Fristen einzuhalten.

• Du musst lernen, jede Minute deiner Zeit richtig zu nutzen und sie vollständig zu kontrollieren;

• Ein guter Geschäftsführer muss ein System zur Erledigung bestimmter Aufgaben entwickeln, sei es in Bezug auf seine eigenen Pflichten oder die von seinen Mitarbeitern ausgeführten Arbeiten;

• Du musst die Kontrolle darüber haben, wie Mitarbeiter an bestimmten Aufgaben und Projekten arbeiten. Wir schlagen nicht vor, dass du ständig jeden Aspekt des Arbeitsprozesses kontrollieren solltest. Ganz zu schweigen davon, dass ein Geschäftsführer einige der wertvollsten oder problematischsten Arbeitsbereiche inspizieren und beaufsichtigen muss;

• Der letzte und keineswegs unwichtige Faktor im Vier-Phasen-Zeitmanagement: Ein guter Chef muss Disziplin haben sowie die Fähigkeit, seine Untergebenen zu kontrollieren, gesammelt bleiben und rationale sowie konsequente Entscheidungen treffen.

Natürlich sollte man die Selbstdisziplin nicht vergessen, da sie für Mitarbeiter auf jeder Ebene wichtig ist: von den höchsten bis zu den niedrigsten Stufen. Wenn sowohl du als auch dein Mitarbeiter ordentlich und höflich sind, wird die Planung eines effektiven Zeitmanagements ein Kinderspiel sein. Falls du nicht über das richtige Maß an Selbstorganisation verfügst und nicht gut darin bist, deine Prioritäten richtig zu setzen, wirst du Schwierigkeiten haben, deine eigene Zeit zu systematisieren und zu strukturieren.

Indem du dieses Modell von allen Zeitmanagementmodellen verwendest, wirst du beginnen, deine eigene Zeit, die Zeit deiner Mitarbeiter und den Arbeitsprozess als Ganzes zu kontrollieren. Es scheint, als ob dieses Werkzeug speziell auf deine eigene Wahrnehmung von Zeit, deine Einstellung zum Leben und Arbeiten zugeschnitten wurde. Es berücksichtigt die Besonderheiten deines Systems sowie deines Arbeitsprozesses und ist auf die Menschen ausgerichtet, die dich umgeben.