Modelo de cuatro marcos para una gestión del tiempo exitosa

Parece que muchos de nosotros somos capaces de distribuir nuestro tiempo y el tiempo de nuestros empleados de manera adecuada y racional. Si ese es el caso, ¿por qué tan a menudo nos enfrentamos a la falta de este recurso tan prominente, valioso y tristemente finito? Al principio, parece que hacemos todo bien: anotamos planes en nuestros cuadernos, minimizamos distracciones y nos ceñimos a seguir nuestros objetivos. ¿Quizá la causa raíz de nuestras pérdidas y déficit de tiempo radica en no seguir reglas efectivas de gestión del tiempo? Tratemos de descubrir qué puede causar esto y aprendamos a gestionar nuestro tiempo de manera eficaz y racional.

Para lograr esto, tenemos que hablar sobre el modelo de cuatro marcos de la gestión del tiempo. Si queremos entender sus principios, primero debemos definir qué significa realmente la gestión del tiempo. La gestión del tiempo efectiva es una ciencia, una herramienta o enseñanza sobre cómo administrar, distribuir, organizar, registrar y usar el tiempo adecuadamente.

¿Por qué necesitamos el proceso de gestión del tiempo?

• Es una herramienta que permite realizar el mayor número de tareas establecidas en el menor tiempo posible;

• El proceso de gestión del tiempo ayuda a establecer nuestras prioridades laborales de forma correcta;

• Brinda la oportunidad de enfocarse en las tareas más esenciales primero y abordar las responsabilidades menos importantes solo después de manejar las asignaciones de alta prioridad;

• Siguiendo modelos adecuados de gestión del tiempo tendrás tiempo para ocio, familia y una vida vibrante fuera del trabajo.

Por supuesto, no debes olvidar que la gestión efectiva del tiempo te llevará a dominar nuevas habilidades y métodos importantes que se utilizan para lograr objetivos específicos y completar proyectos importantes. El proceso de gestión del tiempo es un gran mecanismo que contiene una gran variedad de acciones, habilidades y capacidades como cualquier otra disciplina. Estas incluyen una adecuada planificación de objetivos, delegación de responsabilidades, elaboración de listas y planes, monitoreo, análisis de costos de tiempo, evaluación del valor de varias acciones, establecimiento de prioridades, etc.

¿Qué es exactamente un modelo de cuatro marcos?

La gestión clásica del tiempo surgió hace algún tiempo, cuando había un enfoque único hacia la administración. El mundo se desarrolla constantemente y lo mismo puede decirse sobre el estudio de la distribución efectiva del tiempo. Después del lanzamiento en 2012 del libro “Reframing Organizations: Artistry, Choice, and Leadership” de Lee Bolman y Terry Deal, el proceso de gestión del tiempo se convirtió en un aparato complejo y multifacético. Ahí fue cuando apareció por primera vez la noción de "modelo de cuatro marcos". Es un sistema de control de tu tiempo así como del sistema, proceso, de ti mismo y de otras personas.

La principal diferencia entre la gestión monostática y la de cuatro marcos es que la gestión tradicional del tiempo está más orientada hacia el control del tiempo y se basa en un único componente: su prioridad. Más específicamente, se trataba de realizar tus tareas laborales dependiendo del nivel de importancia que tengan. El modelo de cuatro marcos es una herramienta más detallada, precisa y multifacética que descubre patrones y diferentes modelos de gestión del tiempo.

En términos más simples, para que tu y el trabajo de tus empleados sea efectivo y exitoso, debes olvidar ver el proceso de gestión del tiempo como un problema unilateral. Al hacer tu trabajo, debes prestar atención a los cuatro factores mencionados a continuación. Cada uno de ellos te ayudará a alcanzar metas y cumplir con los plazos.

• Debes aprender a usar cada minuto de tu tiempo adecuadamente y controlarlo completamente;

• Un buen director de empresa debe desarrollar un sistema para llevar a cabo ciertas tareas, ya sea que se trate de sus propios deberes o del trabajo realizado por sus empleados;

• Debe tener el control total de cómo los empleados trabajan en ciertas tareas y proyectos. No sugerimos que debas controlar constantemente cada aspecto del proceso laboral. Sin mencionar que un CEO de la empresa debe inspeccionar y supervisar algunas de las áreas de trabajo más valiosas o problemáticas;

• El último, pero no menos importante, factor de gestión del tiempo de cuatro marcos: un buen jefe debe tener autodisciplina así como la habilidad para controlar a sus subordinados, ser autodisciplinado, tomar decisiones racionales y ser consecuente.

Por supuesto, no se debe olvidar la autodisciplina, ya que es importante para los empleados de cualquier posición: desde el nivel más alto hasta el más bajo. Cuando tanto tú como tu empleado son ordenados y corteses, planificar una gestión del tiempo efectiva será pan comido. En caso de que no tengas un nivel adecuado de autoorganización y no seas tan bueno para establecer tus prioridades, te será difícil sistematizar y estructurar tu propio tiempo.

Al usar este modelo entre todos los modelos de gestión del tiempo, comenzarás a controlar tu propio tiempo, el tiempo de tus empleados y el proceso de trabajo en su conjunto. Parece como si esta herramienta estuviera especialmente diseñada para tu propia percepción del tiempo, tu actitud hacia la vida y el trabajo. Considerará las peculiaridades de tu sistema, así como de tu proceso laboral y estará orientada a las personas que te rodean.