מודל ארבע המסגרות לניהול זמן מוצלח

נראה שרבים מאיתנו מסוגלים לחלק את הזמן שלנו ואת הזמן של העובדים שלנו בצורה נכונה ובאופן רציונלי. אם זה המצב, מדוע אנו כל כך לעיתים קרובות מתמודדים עם חוסר במשאב הבולט, הערכי ולצערנו הסופי הזה? בתחילה, נראה שאנו עושים הכל נכון: כותבים תוכניות במחברות שלנו, ממזערים הסחות דעת ונצמדים למטרות שלנו. אולי הסיבה האמיתית להפסדים וחוסר הזמן שלנו נעוצה בכישלון לעקוב אחר כללי ניהול זמן יעילים? בואו ננסה לגלות מה יכול לגרום לכך ונלמד כיצד לנהל את הזמן שלנו בצורה יעילה ורציונלית.

כדי לעשות זאת, עלינו לדבר על המודל המורכב של ניהול זמן. אם אנו רוצים להבין את עקרונותיו, עלינו קודם להגדיר מהו באמת ניהול זמן. ניהול זמן יעיל הוא מדע, כלי או לימוד על ניהול, חלוקה, ארגון, רישום ושימוש בזמן בצורה נכונה.

למה אנו זקוקים לתהליך ניהול הזמן?

• זהו כלי שמאפשר לבצע את המספר הגדול ביותר של משימות בזמן הקצר ביותר האפשרי;

• תהליך ניהול הזמן עוזר לקבוע את סדרי העדיפויות שלנו בעבודה בצורה מדויקת;

• זה מאפשר להתמקד תחילה במשימות החשובות ביותר ולגעת באחריות הפחות חשובות רק לאחר התמודדות עם משימות ברמת עדיפות גבוהה;

• על ידי מעקב אחרי מודלים נכונים של ניהול זמן, יהיו לך פנאי, זמן למשפחה וחיים תוססים מחוץ לעבודה.

כמובן, אל תשכח שניהול זמן יעיל יוביל אותך לשלוט כישורים ושיטות חדשות וחשובות שמשמשות להשגת מטרות ספציפיות והשלמת פרויקטים חשובים. תהליך ניהול הזמן הוא מנגנון ענק המכיל מגוון רחב של פעולות, כישורים ויכולות כמו כל דיסציפלינה אחרת. אלו כוללות תכנון מטרות נכון, האצלת אחריות, עשיית רשימות ותוכניות, מעקב, ניתוח עלויות זמן, הערכת שווי של פעולות שונות, קביעת סדרי עדיפויות וכדומה.

מה זה בדיוק מודל ארבעת המסגרות?

ניהול זמן קלאסי הופיע לפני זמן מה, כאשר הייתה גישה בודדת כלפי ניהול. העולם נמצא בהתפתחות מתמדת וכך גם ניתן לומר על הלימוד של חלוקת זמן יעילה. לאחר יציאתו של הספר "מסגור מחדש של ארגונים: אומנות, בחירה ומנהיגות" בשנת 2012, שנכתב על ידי לי בולמן וטרי דיל, תהליך ניהול הזמן נתפס כמכשיר מורכב ורב שכבות. אז הופיעה לראשונה החשיבה של "מודל ארבע המסגרות". זהו מערכת לשליטה בזמן שלך כמו גם על המערכת, התהליך, עצמך ואנשים אחרים.

ההבדל העיקרי בין ניהול מסגרות יחיד לניתוח ארבע המסגרות הוא שניהול זמן מסורתי מכוון יותר לשליטת זמן בהתבסס על רכיב אחד — העדיפות שלו. באופן ספציפי יותר, זה התבסס על ביצוע משימות העבודה שלך בהתאם לרמת החשיבות שלהן. מודל ארבע המסגרות הוא כלי מפורט יותר, מדויק ומרובים שמגלה דפוסים ומודלים שונים של ניהול זמן.

במילים פשוטות יותר, כדי להפוך את העבודה שלך ושל העובדים שלך ליעילה ומצליחה, עליך לשכוח מלראות את תהליך ניהול הזמן כבעיה חד-צדדית. בזמן עשיית העבודה שלך, אתה צריך לשים לב לכל ארבעת הגורמים המוזכרים להלן. כל אחד מהם יעזור לך להשיג מטרות ולעמוד בזמנים.

• עליך ללמוד כיצד להשתמש בכל דקה מזמן שלך בצורה נכונה ולשלוט בה לחלוטין;

• מנהל חברה טוב צריך לפתח מערכת לביצוע משימות מסוימות, בין אם מדובר בחובותיו האישיות ובין אם בעבודה שבוצעה על ידי עובדיו;

• עליך להיות בשליטה מלאה על איך עובדים מבצעים משימות ופרויקטים מסוימים. איננו מציעים שעליך לפקח כל הזמן על כל היבט של תהליך העבודה. לא לשכוח שמנכ"ל החברה צריך לבדוק ולפקח על חלקים החשובים או הבעייתיים ביותר בעבודה;

• הגורם הרביעי בניהול זמן של ארבע המסגרות, שהוא לא פחות חשוב: מנהל טוב צריך להיות עם משמעת עצמית, כמו גם יכולת לשלוט באנשיו, להיות בקור רוח, לבצע החלטות רציונליות ורצופות.

כמובן, אין לשכוח את המשמעת העצמית שכן היא חשובה לעובדים בכל תפקיד: מהבכיר ביותר ועד למטה ביותר. כאשר גם אתה וגם העובד שלך סדרתיים ומנומסים, תכנון ניהול זמן יעיל יהיה קל. במקרה שאין לך רמה מתאימה של ארגון עצמי ואינך טוב בקביעת סדרי עדיפויות שלך נכון, תמצא קושי למַתן ולבנות את הזמן שלך.

על ידי שימוש במודל הזה מתוך כל מודלי ניהול הזמן, תתחיל לשלוט בזמן שלך, בזמן של עובדי שלך ובתהליך העבודה כמכלול. נראה שהכלי הזה הותאם במיוחד לתפיסת הזמן שלך, גישתך לחיים ולעבודה. הוא ייקח בחשבון את הייחודיות של המערכת שלך, כמו גם את תהליך העבודה שלך, ויופנה כלפי האנשים שמקיפים אותך.