Modelo de quatro quadros para uma gestão de tempo bem-sucedida

Parece que muitos de nós somos capazes de distribuir nosso tempo e o tempo de nossos funcionários de maneira adequada e racional. Se for esse o caso, por que tantas vezes somos confrontados com a falta deste recurso proeminente, valioso e infelizmente finito? A princípio, parece que fazemos tudo certo: anotamos planos em nossos cadernos, minimizamos distrações e nos mantemos firmes em seguir nossos objetivos. Talvez a raiz causadora de nossas perdas e déficit de tempo resida em não seguirmos regras eficazes de gerenciamento de tempo? Vamos tentar descobrir o que pode causar isso e aprender como gerenciar nosso tempo de forma eficaz e racional.

Para fazer isso, precisamos falar sobre o modelo de quatro quadros de gerenciamento de tempo. Se queremos entender seus princípios, devemos primeiro definir o que o gerenciamento de tempo realmente significa. O gerenciamento eficaz de tempo é uma ciência, uma ferramenta ou ensino sobre como gerenciar, distribuir, organizar, registrar e usar o tempo adequadamente.

Por que precisamos do processo de gerenciamento de tempo?

• É uma ferramenta que permite realizar o maior número possível de tarefas definidas no menor tempo possível;

• O processo de gerenciamento de tempo ajuda a definir corretamente nossas prioridades de trabalho;

• Ele dá a oportunidade de focar nas tarefas mais vitais primeiro e abordar responsabilidades menos importantes somente após lidar com atribuições de alta prioridade;

• Seguindo os modelos adequados de gerenciamento de tempo, você terá tempo para lazer, família e uma vida vibrante fora do trabalho.

Claro, você não deve esquecer que o gerenciamento eficaz de tempo irá levá-lo a dominar novas habilidades e métodos importantes que são usados para atingir metas específicas e concluir projetos importantes. O processo de gerenciamento de tempo é um enorme mecanismo que contém uma ampla variedade de ações, habilidades e capacidades como qualquer outra disciplina. Estas incluem planejamento adequado de metas, delegação de responsabilidades, elaboração de listas e planos, monitoramento, análise de custos de tempo, avaliação do valor de várias ações, definição de prioridades, etc.

O que é exatamente um modelo de quatro quadros?

O gerenciamento de tempo clássico surgiu há algum tempo, quando havia uma abordagem solitária para a administração. O mundo está em constante desenvolvimento e o mesmo pode ser dito sobre o estudo da distribuição eficaz de tempo. Após o lançamento em 2012 do livro “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” de Lee Bolman e Terry Deal, o processo de gerenciamento de tempo passou a ser visto como um aparato complexo e multilayered. Foi então que surgiu pela primeira vez o conceito de “modelo de quatro quadros”. É um sistema de controle do seu tempo, assim como do sistema, processo, de si mesmo e de outras pessoas.

A principal diferença entre o gerenciamento monostático e o de quatro quadros é que o gerenciamento tradicional de tempo é mais orientado para o controle do tempo baseado em um único componente — sua prioridade. Mais especificamente, dizia respeito a realizar suas tarefas de trabalho dependendo do nível de importância. O modelo de quatro quadros é uma ferramenta mais detalhada, precisa e multifacetada que revela padrões e diferentes modelos de gerenciamento de tempo.

Em termos mais simples, para tornar o seu trabalho e o de seus funcionários eficaz e bem-sucedido, você deve esquecer de ver o processo de gerenciamento de tempo como um problema unilateral. Ao fazer seu trabalho, você deve prestar atenção a todos os quatro fatores mencionados abaixo. Cada um deles ajudará você a alcançar objetivos e cumprir prazos.

• Você tem que aprender a usar cada minuto do seu tempo corretamente e controlá-lo completamente;

• Um bom diretor de empresa deve desenvolver um sistema de realização de determinadas tarefas, seja isso em relação aos seus próprios deveres ou ao trabalho executado por seus funcionários;

• Você deve estar em total controle de como os funcionários trabalham em determinadas tarefas e projetos. Não estamos sugerindo que você deva controlar constantemente todos os aspectos do processo de trabalho. Sem mencionar que um CEO de empresa deve inspecionar e supervisionar algumas das áreas de trabalho mais valiosas ou problemáticas;

• O último e não menos importante fator de gerenciamento de tempo de quatro quadros: um bom chefe deve ter autodisciplina, além da capacidade de controlar seus subordinados, ser autoconfiante, tomar decisões racionais e consecutivas.

Claro, não se deve esquecer da autodisciplina, pois é importante para funcionários de qualquer posição: desde os níveis mais altos aos mais baixos. Quando você e seu funcionário são organizados e educados, planejar o gerenciamento eficaz de tempo será fácil. Caso você não tenha um nível adequado de auto-organização e não seja tão bom em definir suas prioridades, achará difícil sistematizar e estruturar seu próprio tempo.

Usando este modelo entre todos os modelos de gerenciamento de tempo, você começará a controlar seu próprio tempo, o tempo de seus funcionários e o processo de trabalho como um todo. Parece que esta ferramenta foi especialmente adaptada para a sua percepção de tempo, sua atitude em relação à vida e ao trabalho. Ela levará em conta as peculiaridades do seu sistema, bem como seu processo de trabalho e será orientada para as pessoas que o cercam.