成功する時間管理のための4フレームモデル

私たちの多くは、自分の時間や従業員の時間を適切かつ合理的に分配できるようです。それが事実であれば、なぜ私たちはこの重要で貴重で悲しいことに有限なリソースが不足しているのに頻繁に直面するのでしょうか？最初は、すべてを正しく行っているように見えます: ノートに計画を書き留め、気を散らされることを最小限に抑え、目標を追求します。おそらく、私たちの損失と時間の赤字の根本的な原因は、効果的な時間管理のルールを守れないことにあるのでしょうか？これが何を引き起こすのか調べ、時間を効果的かつ合理的に管理する方法を学びましょう。

これを行うためには、時間管理の4フレームモデルについて話す必要があります。原則を理解するためには、まず時間管理が実際に何を意味するのかを定義しなければなりません。効果的な時間管理とは、時間を適切に管理し、配分し、整理し、記録し、使用するための科学、ツール、または教育です。

なぜ時間管理プロセスが必要なのか？

• これは、可能な限り短時間で設定されたタスクの最大数を実行することを可能にするツールです;

• 時間管理プロセスは、私たちの仕事の優先順位をはっきりとさせるのに役立ちます;

• 最も重要なタスクに集中し、高優先度の仕事を処理した後にのみ、あまり重要でない責任に取り組む機会を与えます;

• 適切な時間管理モデルに従うことで、仕事以外でも余暇、家族、活気ある生活のための時間を確保できます。

もちろん、効果的な時間管理が、新しい重要なスキルや特定の目標を達成し、重要なプロジェクトを完了するために使用される方法を習得することにつながることを忘れてはなりません。時間管理プロセスは、他のどの学問にもあるような行動、スキル、能力の幅広い動作を含む巨大なメカニズムです。これには、適切な目標計画、責任の委譲、リストと計画の作成、タイムコストの監視と分析、さまざまな行動の価値評価、優先順位の設定などが含まれます。

4フレームモデルとは具体的に何か？

古典的な時間管理は、しばらく前に、単一の管理アプローチがあったころに登場しました。世界は常に発展しており、効果的な時間配分の研究も同様です。2012年にリー・ボルマンとテリー・ディールによる「Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership」のリリース後、時間管理プロセスは複雑で多層的な装置と見なされるようになりました。そのとき、初めて「4フレームモデル」の概念が登場しました。これは、自己や他人、システム、プロセスを含む時間を制御するシステムです。

モノスタティックマネジメントと4フレームマネジメントの主な違いは、伝統的な時間管理がより時間の制御に向いており、単一の要素、すなわちその優先度に基づいていたことです。具体的には、重要性のレベルに応じて仕事のタスクを実行することに関するものでした。4フレームモデルは、パターンやさまざまな時間管理モデルを明らかにする、より詳細で正確で多面的なツールです。

簡単に言えば、自分や従業員の仕事を効果的かつ成功させるためには、時間管理プロセスを一面的な問題として見ることを忘れなければなりません。仕事を行う際には、下記のすべての4つの要素に注意を払わなければなりません。それぞれが目標を達成し、締め切りに追いつくのに役立ちます。

• 時間のすべての分を適切に使用し、完全にコントロールする方法を学ぶ必要があります;

• 良い企業のディレクターは、彼自身の義務や従業員によって遂行される仕事に関わらず、あるタスクを実行するシステムを開発しなければなりません;

• 従業員が特定のタスクやプロジェクトにどのように取り組むかを完全にコントロールする必要があります。すべての業務プロセスの側面を常にコントロールすべきだとは言っていません。企業のCEOが最も貴重または問題の多い作業エリアを検査し監督しなければならないことは言うまでもありません;

• 最後にして少なくとも重要ではない4フレーム時間管理の要素: 良い上司は、自分の部下を制御する能力、自律、自己収集し、合理的かつ連続的な決定を下す能力を持たなければなりません。

もちろん、自律を忘れてはいけません。それは最高位から最低位までのすべての職位の従業員にとって重要です。あなたと従業員が整然として礼儀正しい場合、効果的な時間管理の計画は簡単です。自律組織化のレベルが十分でなく、優先順位をはっきりと設定するのが得意でない場合、自分の時間を体系立てて構成するのが難しいでしょう。

すべての時間管理モデルの中でこのモデルを使用することで、自分自身の時間、従業員の時間、全体的な作業プロセスをコントロールし始めるでしょう。このツールは、時間の認識に合わせて特別に調整され、生活や仕事に対する態度を考慮に入れているかのようです。それは、あなたのシステムの特徴、ならびにあなたの作業プロセスを考慮し、あなたを取り巻く人々を対象としています。