Четирирамков модел за успешно управление на времето

Изглежда, че много от нас са способни да разпределят своето време и времето на своите служители правилно и рационално. Ако случаят е такъв, защо толкова често се сблъскваме с липсата на този изтъкнат, ценен и за съжаление краен ресурс? Първоначално изглежда, че правим всичко правилно: пишем планове в нашите бележници, минимизираме разсейванията и държим на следването на целите ни. Може би коренната причина за нашите загуби и дефицит на време се крие в неспазването на ефективните правила за управление на времето? Нека се опитаме да разберем какво може да предизвика това и да научим как да управляваме времето си правилно по ефективен и рационален начин.

За да направим това, трябва да поговорим за четирирамовия модел за управление на времето. Ако искаме да разберем неговите принципи, трябва първо да определим какво всъщност означава управление на времето. Ефективното управление на времето е наука, инструмент или учение за правилното управление, разпределение, организиране, запис и използване на времето.

Защо ни е необходим процесът на управление на времето?

• Това е инструмент, който позволява извършването на най-голям брой поставени задачи за най-кратко време;

• Процесът на управление на времето помага да се определят нашите работни приоритети;

• Той дава възможност да се съсредоточите първо върху най-важните задачи и да разгледате по-малко важните отговорности само след справяне с високо приоритетните задачи;

• Следвайки правилните модели за управление на времето, ще имате време за отдих, семейство и активен живот извън работата.

Разбира се, не трябва да забравяте, че ефективното управление на времето ще ви доведе до овладяване на нови важни умения и методи, които се използват за постигане на конкретни цели и завършване на важни проекти. Процесът на управление на времето е огромен механизъм, който съдържа разнообразие от действия, умения и способности, както всяка друга дисциплина. Те включват правилно планиране на целите, делегиране на отговорности, създаване на списъци и планове, наблюдение, анализиране на времевите разходи, оценяване на стойността на различни действия, определяне на приоритети и други.

Какво точно представлява четирирамовият модел?

Класическото управление на времето се е появило преди време, когато съществува единен подход към управлението. Светът постоянно се развива и същото може да се каже за изследването на ефективното разпределение на времето. След излизането през 2012 г. на книгата ‘Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership’ от Лий Болман и Тери Дийл, процесът на управление на времето започна да се разглежда като сложен, многослоен апарат. Именно тогава за пръв път се появи понятието ‘четирирамов модел’. Това е система за контролиране на времето, както и на системата, процеса, вас самите и другите хора.

Основната разлика между моностатичния и четирирамовия мениджмънт е, че традиционното управление на времето е по-ориентирано към контролирането на времето въз основа на един компонент — неговия приоритет. По-конкретно, това засяга извършването на вашите работни задачи в зависимост от нивото на тяхната важност. Четирирамовият модел е по-подробен, точен и многостранен инструмент, който разкрива модели и различни модели за управление на времето.

По-просто казано, за да направите работата на вас и вашите служители ефективна и успешна, трябва да забравите за възприемането на процеса на управление на времето като едностранен въпрос. Когато изпълнявате работата си, трябва да обърнете внимание на всички четири фактора, изброени по-долу. Всеки от тях ще ви помогне да постигнете целите си и да се справите в срок.

• Трябва да се научите как да използвате всяка минута от времето си правилно и да го контролирате напълно;

• Добрият директор на компанията трябва да развие система за изпълнение на определени задачи, независимо дали това се отнася до неговите собствени задължения или до работа, изпълнявана от неговите служители;

• Трябва да имате пълен контрол върху това как служителите работят по определени задачи и проекти. Не предлагаме да контролирате постоянно всеки аспект от работния процес. Да не говорим, че главният изпълнителен директор на компанията трябва да инспектира и надзирава някои от най-ценните или проблемни работни области;

• Последният и не по значение четирирамов фактор за управление на времето: добрият шеф трябва да има самодисциплина, както и възможност да контролира своите подчинени, да бъде самосъбран, да взема рационални и последователни решения.

Разбира се, не трябва да се забравя самодисциплината, тъй като тя е важна за служителите на всяко ниво: от най-високото до най-ниското. Когато и вие, и вашият служител сте подредени и вежливи, планирането на ефективното управление на времето ще стане лесно. В случай, че нямате необходимото ниво на самоорганизация и не сте достатъчно добри в определянето на вашите приоритети, ще изпитате трудности при систематизирането и структурирането на собственото си време.

Използвайки този модел от всички модели за управление на времето, ще започнете да контролирате собственото си време, времето на вашия служител и работния процес като цяло. Изглежда, че този инструмент е специално приспособен за вашето възприятие за времето, вашето отношение към живота и работата. Той ще вземе под внимание особеностите на вашата система, както и на работния ви процес и ще бъде ориентиран към хората, които ви заобикалят.