Det virker som mange av oss er i stand til å fordele tiden vår og tiden til våre ansatte på en fornuftig og rasjonell måte. Hvis det er tilfelle, hvorfor blir vi så ofte konfrontert med mangel på denne fremtredende, verdifulle og dessverre begrensede ressursen? Til å begynne med virker det som vi gjør alt riktig: skriver ned planer i notatbøkene våre, minimerer distraksjoner og holder oss til målene våre. Kanskje ligger hovedårsaken til våre tap og tidsunderskudd i at vi ikke følger effektive tidsstyringsregler? La oss prøve å finne ut hva som kan forårsake dette og lære hvordan vi kan håndtere tiden vår riktig på en effektiv og rasjonell måte.
For å gjøre dette, må vi snakke om den fire-rammers modellen for tidsstyring. Hvis vi ønsker å forstå prinsippene, må vi først definere hva tidsstyring egentlig betyr. Effektiv tidsstyring er en vitenskap, et verktøy eller en undervisning om riktig håndtering, fordeling, organisering, registrering og bruk av tid.
Hvorfor trenger vi tidsstyringsprosessen?
-
Det er et verktøy som gjør det mulig å utføre flest mulige oppgaver på kortest mulig tid;
-
Tidsstyringsprosessen hjelper oss med å prioritere våre arbeidsoppgaver riktig;
-
Det gir en mulighet til å fokusere på de mest vitale oppgavene først og håndtere mindre viktige ansvarsområder bare etter å ha tatt seg av oppgaver med høy prioritet;
-
Ved å følge riktige tidsstyringsmodeller vil du ha tid til fritid, familie og et fargerikt liv utenom arbeid.
Selvfølgelig bør du ikke glemme at effektiv tidsstyring vil føre deg til å mestre nye viktige ferdigheter og metoder som brukes til å oppnå spesifikke mål og fullføre viktige prosjekter. Tidsstyringsprosessen er en enorm mekanisme som inneholder et bredt utvalg av handlinger, ferdigheter og evner som i enhver annen disiplin. Disse inkluderer riktig målplanlegging, delegering av ansvar, lage lister og planer, overvåking, analyse av tidskostnader, evaluering av verdien av ulike handlinger, prioritering, etc.
Hva er en fire-rammers modell egentlig?
Klassisk tidsstyring oppsto for en tid tilbake, da det var en isolert tilnærming til ledelse. Verden utvikler seg stadig, og det gjør også studien av effektiv tidfordeling. Etter utgivelsen av “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” av Lee Bolman og Terry Deal i 2012, ble tidsstyringsprosessen sett på som et komplekst, flerdimensjonalt apparat. Det var da begrepet “fire-rammers modell” første gang ble introdusert. Det er et system for å kontrollere tiden din så vel som systemet, prosessen, deg selv og andre mennesker.
Den viktigste forskjellen mellom monostatisk og fire-rammers ledelse er at tradisjonell tidsstyring er mer orientert mot å kontrollere tid basert på en enkelt komponent—dets prioritet. Mer spesifikt handlet det om å utføre arbeidsoppgavene avhengig av graden av deres betydning. Fire-rammers modellen er et mer detaljert, presist og allsidig verktøy som avdekker mønstre og ulike tidsstyringsmodeller.
For å si det enkelt, for å gjøre din og dine ansattes arbeid effektivt og vellykket, må du glemme å se på tidsstyringsprosessen som et ensidig problem. Når du gjør jobben din, må du ta hensyn til alle de fire faktorene som er nevnt nedenfor. Hver av dem vil hjelpe deg med å nå målene og overholde frister.
-
Du må lære å bruke hvert minutt av tiden din riktig og kontrollere den fullstendig;
-
En god bedriftsleder må utvikle et system for å utføre visse oppgaver, enten dette gjelder hans egne oppgaver eller arbeidet utført av hans ansatte;
-
Du må ha full kontroll over hvordan ansatte arbeider med visse oppgaver og prosjekter. Vi foreslår ikke at du skal kontrollere hvert aspekt av arbeidsprosessen kontinuerlig. For ikke å nevne at en administrerende direktør må inspisere og overvåke noen av de mest verdifulle eller problematiske arbeidsområdene;
-
Den siste, men ikke minst viktige faktoren i fire-rammers tidsstyring: en god sjef må ha selvdisiplin samt evnen til å kontrollere sine underordnede, være selvsamlet, og ta rasjonelle og konsekvente beslutninger.
Selvfølgelig burde man ikke glemme selvdisiplin, da det er viktig for ansatte på alle nivåer: fra høyeste til laveste nivåer. Når både du og dine ansatte er ordenlige og høflige, vil planlegging av effektiv tidsstyring være enkelt. Hvis du ikke har riktig nivå av selvorganisering og ikke er så god på å sette dine prioriteringer riktig, vil du finne det vanskelig å systematisere og strukturere din egen tid.
Ved å bruke denne modellen av alle tidsstyringsmodeller, vil du begynne å kontrollere din egen tid, dine ansattes tid og arbeidsprosessen som helhet. Det virker som om dette verktøyet var spesialtilpasset din egen tidsoppfatning, din holdning til livet og arbeid. Det vil ta hensyn til særegenhetene i systemet ditt, så vel som arbeidsprosessen din, og vil være orientert mot menneskene som omgir deg.
