Uğurlu vaxt idarəetməsinin dördçərçivəli modeli

Görünür ki, bir çoxumuz vaxtımızı və işçilərimizin vaxtını düzgün və məntiqi şəkildə bölüşdürmək qabiliyyətindəyik. Əgər belədirsə, niyə tez-tez bu dəyərli, lakin təəssüf ki, sonlu resursun çatışmazlığı ilə üzləşirik? Əvvəlcə elə gəlir ki, hər şeyi düzgün edirik: planlarımızı dəftərimizə yazırıq, diqqətimizi yayındıran amilləri minimuma endiririk və hədəflərimizə sadiq qalırıq. Bəlkə də itkilərimizin və vaxt çatışmazlığımızın əsas səbəbi effektiv vaxt idarəetmə qaydalarına əməl etməməkdədir? Bunun səbəbini öyrənməyə və vaxtımızı effektiv və məntiqli şəkildə idarə etməyi öyrənməyə çalışaq.

Bunu etmək üçün biz vaxt idarəetmənin dörd çərçivəli modelini müzakirə etməliyik. Onun prinsiplərini başa düşmək istəyiriksə, əvvəlcə vaxt idarəetməsinin əslində nə demək olduğunu müəyyən etməliyik. Effektiv vaxt idarəetməsi elmdir, vaxtı düzgün idarə etmək, bölüşdürmək, təşkil etmək, qeydlər aparmaq və istifadə etmək haqqında bir vasitə və ya təlimdir.

Niyə bizə vaxt idarəetmə prosesi lazımdır?

• Bu vasitə ən çox sayda təyin olunmuş vəzifələrin ən qısa zamanda yerinə yetirilməsinə imkan verir;

• Vaxt idarəetmə prosesi bizim iş prioritetlərimizi dəqiqləşdirməyə kömək edir;

• Ən vacib vəzifələrə ilk növbədə diqqət yetirmək və yüksək prioritetli tapşırıqları yerinə yetirdikdən sonra daha az vacib məsuliyyətlərlə məşğul olmaq imkanı verir;

• Düzgün vaxt idarəetmə modellərinə əməl etməklə, istirahətə, ailəyə və işdən kənar rəngarəng həyata vaxtınız olacaq.

Əlbəttə, unutmamalısınız ki, effektiv vaxt idarəetməsi sizi konkret məqsədlərə nail olmaq və vacib layihələri tamamlamada istifadə olunan yeni mühüm bacarıqlara və metodlara yiyələndirəcək. Vaxt idarəetmə prosesi digər hər hansı bir fənn kimi müxtəlif fəaliyyətlər, bacarıqlar və qabiliyyətlərdən ibarət böyük bir mexanizmdir. Bunlara düzgün məqsəd planlaması, məsuliyyətin təhkim olunması, siyahıların və planların tərtibi, vaxt xərclərinin təhlili, müxtəlif fəaliyyətlərin dəyərinin qiymətləndirilməsi, prioritetlərin müəyyən edilməsi və s. daxildir.

Dörd çərçivəli model əslində nədir?

Klassik vaxt idarəetməsi uzun müddət əvvəl, idarəetmədə tək tərəfli yanaşma olduğu vaxtlarda ortaya çıxdı. Dünya daim inkişaf edir və effektiv vaxt paylanması haqqında tədqiqatlar da eyni şəkildədir. 2012-ci ildə Lee Bolman və Terry Deal-in “Təşkilatların Yenidən Çərçivələnməsi: Sənətkarlıq, Seçim və Liderlik” kitabının nəşrindən sonra, vaxt idarəetmə prosesi kompleks, çox pilləli bir aparat kimi görünməyə başladı. Həmin vaxt “dörd çərçivəli model” anlayışı meydana gəldi. Bu, vaxtınızı, həmçinin sistemə, prosesə, özünüzə və digər insanlara nəzarət etmək üçün bir sistemdir.

Monostatik və dörd çərçivəli idarəetmə arasındakı əsas fərq ondan ibarətdir ki, ənənəvi vaxt idarəetməsi daha çox vaxtın tək bir komponentə - onun prioritetinə əsasən idarə edilməsinə yönəlmişdir. Konkret desək, iş vəzifələrinizi onların əhəmiyyət səviyyəsinə görə yerinə yetirməkdən ibarətdir. Dörd çərçivəli model daha ətraflı, dəqiq və çox ölçülü bir vasitədir ki, vaxt idarəetmə modellərini və fərqli nümunələri açır.

Daha sadə desək, sizin və işçilərinizin işini effektiv və uğurlu etmək üçün, vaxt idarəetmə prosesini bir tərəfli bir məsələ kimi görməkdən imtina etməlisiniz. İşinizi yerinə yetirərkən aşağıda göstərilən dörd faktora diqqət yetirməlisiniz. Hər biri sizə məqsədlərə çatmağa və son tarixlərə əməl etməyə kömək edəcək.

• Vaxtınızın hər dəqiqəsindən düzgün istifadə etməyi və onu tamamilə nəzarət altında saxlamağı öyrənməlisiniz;

• Yaxşı bir şirkət direktoru müəyyən vəzifələrin icrası ilə bağlı bir sistem inkişaf etdirməlidir, istər öz vəzifələri, istərsə də işçilərin icra etdiyi işlər baxımından;

• İşçilərin müəyyən tapşırıqlar və layihələr üzərində işlərini tam olaraq nəzarətdə saxlamalısınız. Biz sizə iş prosesinin hər bir aspektini daim nəzarətdə saxlamanızı təklif etmirik. Qeyd etməliyəm ki, şirkət CEO-su ən dəyərli və ya problemli iş sahələrini yoxlamalı və nəzarətdə saxlamalıdır;

• Son və heç də ən az əhəmiyyətli olmayan dörd çərçivəli vaxt idarəetmə faktoru: yaxşı bir rəhbər öz işçilərinə nəzarət etmə bacarığı və nizam-intizam sahibi olmalı, rasional və ardıcıl qərarlar qəbul etməlidir.

Əlbəttə, özünü nizam-intizama məruz qoymağı unutmaq olmaz, çünki bu, istənilən mövqedə olan işçilər üçün əhəmiyyətlidir: ən yuxarıdan ən aşağı səviyyəyə qədər. Həm siz, həm də işçiniz nizamlı və nəzakətli olduqda, səmərəli vaxt idarəetməsini planlaşdırmaq çox asan olacaq. Əgər özünü düzgün təşkil etmək səviyyəniz yoxdursa və prioritetlərinizi düzgün müəyyən etməyə yaxşı bacarığınız yoxdursa, öz vaxtınızı sistemləşdirmək və strukturlaşdırmaq çətin olacaq.

Vaxt idarəetmə modelləri arasında bu modeli istifadə edərək, öz vaxtınıza, işçinizin vaxtına və iş prosesinə tam nəzarət etməyə başlayacaqsınız. Sanki bu vasitə sizin öz vaxt anlayışınıza, həyat və işə münasibətinizə xüsusi olaraq uyğunlaşdırılmışdır. Sizin sisteminizin xüsusiyyətlərini, iş prosesinizi nəzərə alacaq və sizi əhatə edən insanlara yönələcək.