A sikeres időgazdálkodás négy keretmodellje

Úgy tűnik, hogy sokan közülünk képesek vagyunk megfelelően és ésszerűen elosztani saját időnket és az alkalmazottaink idejét. Ha ez így van, miért találkozunk olyan gyakran ennek a kiemelkedő, értékes és sajnos véges erőforrásnak a hiányával? Először úgy tűnik, mindent helyesen csinálunk: leírjuk a terveket a jegyzetfüzetünkbe, minimalizáljuk a zavaró tényezőket, és ragaszkodunk céljaink követéséhez. Talán az időveszteség és az időhiány fő oka az, hogy nem követjük a hatékony időgazdálkodási szabályokat? Próbáljuk meg kideríteni, mi okozhatja ezt, és tanuljuk meg, hogyan lehet helyesen és ésszerűen kezelni az időnket.

Ehhez beszélnünk kell az időgazdálkodás négy keret modelljéről. Ha meg akarjuk érteni az elveit, először is meg kell határoznunk, hogy mit jelent valójában az időgazdálkodás. A hatékony időkezelés egy tudomány, egy eszköz vagy tanítás az idő megfelelő kezeléséről, elosztásáról, szervezéséről, rögzítéséről és felhasználásáról.

Miért van szükségünk az időkezelési folyamatra?

• Ez egy eszköz, amely lehetővé teszi a legtöbb feladat elvégzését a lehető legrövidebb idő alatt;

• Az időkezelési folyamat segít egyenesbe hozni munkánk prioritásait;

• Lehetőséget ad arra, hogy először a legfontosabb feladatokra összpontosítsunk, és csak ezek kezelését követően foglalkozzunk a kevésbé fontos felelősségekkel;

• A megfelelő időkezelési modellek követésével szabadidőt, családot és pezsgő életet tudtok élvezni munkaidőn kívül is.

Természetesen ne feledje, hogy a hatékony időgazdálkodás új fontos készségek és módszerek elsajátításához vezet, amelyek specifikus célok eléréséhez és fontos projektek befejezéséhez használhatók. Az időkezelési folyamat egy hatalmas mechanizmus, amely a cselekvések, készségek és képességek széles skáláját tartalmazza, mint bármely más diszciplína. Ezek magukban foglalják a megfelelő céltervezést, a felelősségek delegálását, listák és tervek készítését, az időráfordítások figyelemmel kísérését, a különböző akciók értékének értékelését, a prioritások beállítását stb.

Mi is pontosan a négy keret modell?

A klasszikus időgazdálkodás egy ideje alakult ki, amikor még egyedüli megközelítés volt a menedzsment terén. A világ folyamatosan fejlődik, és ugyanez elmondható a hatékony időelosztás tanulmányozásáról is. Miután 2012-ben megjelent Lee Bolman és Terry Deal "Szervezetek újrakeretezése: Művészet, választás és vezetés" című könyve, az időgazdálkodási folyamatot bonyolult, többrétegű eszközként kezdték tekinteni. Ekkor jelent meg először a "négy keret modell" fogalma. Ez egy rendszer az idő, valamint a rendszer, a folyamat, önmaga és más emberek irányítására.

A monostatikus és a négy keret menedzsment közötti fő különbség, hogy a hagyományos időgazdálkodás inkább az idő ellenőrzésére irányult, egyetlen összetevő alapján - annak prioritása. Konkrétan az volt, hogy a feladatokat fontosságuk szintje alapján végezzük el. A négy keret modell részletesebb, pontosabb és többoldalú eszköz, amely felfedi a mintázatokat és különböző időkezelési modelleket.

Egyszerűbben fogalmazva, ahhoz hogy az ön és munkatársaik munkája hatékony és sikeres legyen, el kell felejtenie, hogy az időgazdálkodást egyoldalú kérdésnek tekintse. Amikor dolgozik, figyelmet kell fordítania az alább említett mind a négy tényezőre. Mindegyikük segít célok elérésében és a határidők betartásában.

• Meg kell tanulnia, hogyan használjon ki minden percet helyesen, és hogyan kontrollálja azt teljes mértékben;

• Jó cégvezetőnek ki kell fejlesztenie egy rendszert bizonyos feladatok végrehajtására, akár saját kötelességeiről, akár alkalmazottai által végzett munkáról van szó;

• Teljes mértékben kontrollálnia kell, hogyan dolgoznak az alkalmazottak bizonyos feladatokon és projekteken. Nem azt javasoljuk, hogy folyamatosan ellenőrizze a munkafolyamat minden aspektusát. Nem is beszélve arról, hogy a vállalat vezérigazgatójának fel kell mérnie és felügyelnie a legértékesebb vagy problematicusabb munkaterületeket;

• A négy keret időkezelési tényezőinek utolsó, de nem kevésbé fontos pillére: jó főnöknek kell lennie ahhoz, hogy önfegyelemmel, valamint alárendeltjei ellenőrzésére képes legyen, önfegyelmezett, racionális és következetes döntéseket hozzon.

Természetesen nem szabad elfelejteni az önfegyelmet, mivel minden pozícióban dolgozó alkalmazott számára fontos: a legmagasabbtól a legalacsonyabb szintig. Ha ön és munkatársa pedig rendet tart és udvarias, az idő hatékony megtervezése gyerekjáték lesz. Ha azonban nincs megfelelő önszervezési szintje, és nem elég hatékony a prioritások beállításában, nehéz lesz rendszerezni és strukturálni saját idejét.

E modell használatával az összes időkezelési modell közül ön elkezdi ellenőrizni saját idejét, alkalmazottai idejét és a munkafolyamatot egészében. Úgy tűnik, mintha ez az eszköz a saját időfelfogásának, az élethez és a munkához való hozzáállásának köszönhetően lett volna különösen kialakítva. Figyelembe veszi az ön rendszerének sajátosságait, valamint munkafolyamatát, és az ön körül lévő emberekre lesz orientálva.