Quattro modelli per una gestione efficace del tempo

Sembra che molti di noi siano in grado di distribuire il nostro tempo e il tempo dei nostri dipendenti in modo corretto e razionale. Se questo è il caso, perché ci troviamo così spesso di fronte alla mancanza di questa risorsa così importante, preziosa e purtroppo finita? All'inizio, sembra che facciamo tutto giusto: annotiamo i piani nei nostri taccuini, riduciamo al minimo le distrazioni e ci atteniamo ai nostri obiettivi. Forse la causa principale delle nostre perdite e del deficit di tempo risiede nel non seguire regole efficaci di gestione del tempo? Proviamo a scoprire cosa può causare questo problema e impariamo a gestire il nostro tempo in modo efficace e razionale.

Per fare ciò, dobbiamo parlare del modello a quattro cornici della gestione del tempo. Se vogliamo capire i suoi principi, dobbiamo prima definire cosa significa effettivamente gestione del tempo. La gestione del tempo efficace è una scienza, uno strumento o un insegnamento su come gestire, distribuire, organizzare, registrare e utilizzare correttamente il tempo.

Perché abbiamo bisogno del processo di gestione del tempo?

• È uno strumento che consente di svolgere il maggior numero di compiti impostati nel minor tempo possibile;

• Il processo di gestione del tempo aiuta a stabilire correttamente le priorità del lavoro;

• Dà l'opportunità di concentrarsi prima sui compiti più vitali e affrontare responsabilità meno importanti solo dopo aver gestito incarichi di alta priorità;

• Seguendo modelli di gestione del tempo appropriati, avrete tempo per il tempo libero, la famiglia e una vita vibrante al di fuori del lavoro.

Ovviamente, non dovreste dimenticare che una gestione del tempo efficace vi porterà a padroneggiare nuove competenze e metodi importanti utilizzati per raggiungere obiettivi specifici e completare progetti importanti. Il processo di gestione del tempo è un grande meccanismo che contiene una vasta gamma di azioni, abilità e capacità come qualsiasi altra disciplina. Queste includono una corretta pianificazione degli obiettivi, delegare responsabilità, fare elenchi e piani, monitorare, analizzare i costi del tempo, valutare il valore di varie azioni, stabilire priorità, ecc.

Che cos'è esattamente un modello a quattro cornici?

La gestione del tempo classica è emersa qualche tempo fa, quando c'era un approccio solitario verso la gestione. Il mondo è in continuo sviluppo e lo stesso si può dire dello studio della distribuzione efficace del tempo. Dopo l'uscita nel 2012 del libro “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” di Lee Bolman e Terry Deal, il processo di gestione del tempo è stato visto come un apparato complesso e stratificato. Fu allora che il concetto di “modello a quattro cornici” è apparso per la prima volta. È un sistema di controllo del tuo tempo, nonché del sistema, del processo, di te stesso e delle altre persone.

La principale differenza tra la gestione monostatica e quella a quattro cornici è che la gestione tradizionale del tempo è più orientata al controllo del tempo e si basava su un singolo componente — la sua priorità. Più specificamente, riguardava il compiere i compiti lavorativi in base al livello della loro importanza. Il modello a quattro cornici è uno strumento più dettagliato, accurato e sfaccettato che scopre schemi e diversi modelli di gestione del tempo.

In termini più semplici, per rendere efficace e di successo il lavoro tuo e dei tuoi dipendenti, devi dimenticare di vedere il processo di gestione del tempo come un problema unilaterale. Quando fai il tuo lavoro, devi prestare attenzione a tutti e quattro i fattori menzionati di seguito. Ognuno di loro ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi e rispettare le scadenze.

• Devi imparare a usare ogni minuto del tuo tempo correttamente e a controllarlo completamente;

• Un buon direttore di azienda deve sviluppare un sistema per svolgere determinati compiti, che riguardino i suoi doveri o il lavoro svolto dai suoi dipendenti;

• Devi avere il controllo completo su come i dipendenti lavorano su determinati compiti e progetti. Non suggeriamo che dovresti controllare costantemente ogni aspetto del processo lavorativo. Senza contare che un CEO di un'azienda deve ispezionare e supervisionare alcune delle aree lavorative più preziose o problematiche;

• Il quarto ed ultimo ma non meno importante fattore della gestione del tempo a quattro cornici: un buon capo deve avere autodisciplina e la capacità di controllare i suoi subordinati, essere autocontrollato, prendere decisioni razionali e conseguenti.

Ovviamente, non bisogna dimenticare l'autodisciplina, poiché è importante per i dipendenti di qualsiasi posizione: dai livelli più alti ai più bassi. Quando sia tu che il tuo dipendente siete ordinati e cortesi, pianificare un'efficace gestione del tempo sarà una passeggiata. Se non avete un adeguato livello di auto-organizzazione e non siete così bravi a stabilire correttamente le vostre priorità, troverete difficile sistematizzare e strutturare il vostro tempo.

Utilizzando questo modello tra tutti i modelli di gestione del tempo, inizierete a controllare il vostro tempo, il tempo dei vostri dipendenti e il processo lavorativo nel suo complesso. Sembra come se questo strumento fosse stato appositamente creato per la vostra percezione del tempo, il vostro atteggiamento verso la vita e il lavoro. Prenderà in considerazione le peculiarità del vostro sistema, così come il vostro processo lavorativo, e sarà orientato verso le persone che vi circondano.