Сәтті уақыт басқарудың төрт рамалы моделі

Біздің көпшілігіміздің уақытты және қызметкерлеріміздің уақытын дұрыс және рационал түрде бөлуге қабілетті екеніміз сияқты болып көрінеді. Егер солай болса, неге біз бұл көрнекті, құнды және өкінішке орай шектеулі ресурсқа жиі тап боламыз? Алғашында, біз бәрін дұрыс істеуіміз сияқты: жоспарларды жазып аламыз, алаңдататын нәрселерді азайтамыз және мақсаттарымызға берік боламыз. Мүмкін, біздің жоғалтуымыз бен уақыт жетіспеушілігінің түпкі себебі тиімді уақытты басқару ережелерін орындамауда жатыр ма екен? Осыған не себеп болуы мүмкін екенін анықтап, уақытты қалай дұрыс және тиімді басқару керектігін үйренейік.

Осыны жасау үшін уақытты басқарудың төрт қырлы моделін талқылайық. Оның принциптерін түсіну үшін алдымен уақытты басқару дегенімізді анықтауымыз керек. Тиімді уақытты басқару - бұл уақытты дұрыс басқару, бөлу, ұйымдастыру, жазып алу және пайдалану ғылымы, құралы немесе үйретуі.

Неге уақытты басқару процесі керек?

• Ол ең қысқа уақытта ең көп тапсырманы орындауға мүмкіндік беретін құрал;

• Уақытты басқару процесі жұмыс басымдықтарын дұрыс қоюға көмектеседі;

• Бұл ең маңызды тапсырмаларды бірінші орындауға және жоғары басымдық деңгейіндегі тапсырмаларды орындағаннан кейін ғана аз маңыздылармен айналысуға мүмкіндік береді;

• Дұрыс уақытты басқару модельдерін ұстана отырып, сізде демалысқа, отбасына және жұмыстан тыс өмірге уақыт болады.

Әрине, тиімді уақытты басқару сізді нақты мақсаттарға жету және маңызды жобаларды аяқтау үшін қолданылатын жаңа маңызды дағдылар мен әдістерді меңгеруге алып келетінін ұмытпауыңыз керек. Уақытты басқару процесі әртүрлі әрекеттер, дағдылар және қабілеттерден тұратын үлкен механизм ретінде кез-келген басқа пән сияқты. Бұларда мақсаттарды дұрыс жоспарлау, жауапкершілікті бөлу, тізімдер мен жоспарлар құру, уақыт шығындарын бақылап отыру, әртүрлі әрекеттердің құндылығын бағалау, басымдықтарды қою және тағы басқалар кіреді.

Төрт қырлы модель дегеніміз не?

Классикалық уақытты басқару біраз бұрын пайда болды, ол кезде басқаруға біржақты көзқарас болған. Әлем қарқынды дамып келеді және тиімді уақытты бөлуге қатысты зерттеу де солай. 2012 жылы Ли Болман және Терри Дилдің «Ұйымдарды қайта қарау: Шеберлік, таңдау және басқарушылық» кітабы шыққаннан кейін, уақытты басқару процесі күрделі, көп қабатты аппарат ретінде қарастырыла бастады. Сол кезде «төрт қырлы модель» ұғымы алғаш рет пайда болды. Ол ваш уақытыңызды, жүйені, процессті, өз-өзіңізді және басқаларды басқарудың жүйесі.

Моностатикалық және төрт қырлы басқарудың басты айырмашылығы дәстүрлі уақытты басқару көбіне уақытты бақылауға бағытталған, ол оның басымдығына негізделген болатын. Дәлірек айтқанда, ол жұмыс тапсырмаларын олардың маңыздылық деңгейіне байланысты орындау жөнінде. Төрт қырлы модель - бұл уақыт басқару модельдерін және әртүрлі үлгілерді ашатын неғұрлым егжей-тегжейлі, нақты және көпқырлы құрал.

Қарапайым тілмен айтқанда, өз қызметкерлеріңіздің жұмысын тиімді және сәтті ету үшін, уақытты басқару процесі біржақты мәселе ретінде қарастырылмайтынын естен шығармау керек. Жұмысыңызды орындағанда төменде көрсетілген барлық төрт факторға назар аудару керек. Олардың әрқайсысы мақсаттарыңызға жетуге және мерзімдеріңізді орындауға көмектеседі.

• Өз уақытыңыздың әр минутын дұрыс пайдалануды үйренуіңіз және оны толық бақылауда ұстауыңыз қажет;

• Жақсы компания директоры белгілі бір тапсырмаларды орындау жүйесін әзірлеуі керек, бұл оның өз міндеттеріне немесе оның қызметкерлері атқаратын жұмысқа қатысты ма;

• Қызметкерлердің белгілі бір тапсырмалар мен жобаларда қалай жұмыс істейтінін толық бақылауда ұстауыңыз қажет. Әр жұмыс процесі аспектісін үнемі бақылауыңыз қажет емес деп айтамыз. Компания бас директоры ең құнды немесе проблемалық жұмыс аймақтарын тексеріп, қарауы керек екендігі туралы айтпаймыз;

• Төрт қырлы уақытты басқару факторының соңғы, бірақ маңыздысы: жақсы бастық өз-өзін тәртіпте ұстауы және өзінің бағыныштыларын басқара білуі, өз-өзіне жиналып, ұтымды және логикалық шешімдер қабылдауы тиіс.

Әрине, өзін-өзі тәртіпте ұстау туралы ұмытпауыңыз керек, себебі бұл кез келген деңгейдегі қызметкерлер үшін маңызды: ең жоғарыдан ең төменгі деңгейге дейін. Сіз де, сіздің қызметкеріңіз де реттелген және сыпайы болса, тиімді уақытты басқаруды жоспарлау оңай болады. Егер сізде өзін-өзі ұйымдастыру деңгейі жеткілікті болмаса және басымдықтарды дұрыс қоюыңыз да ақаулы болса, өз уақытыңызды жүйелеу және құрылымдау қиын болады.

Уақытты басқару модельдерінің ішінен осы модельді пайдалана отырып, өз уақытыңызды, қызметкеріңіздің уақытын және жұмыс процесін толығымен басқара бастайсыз. Бұл құрал сіздің уақытты қабылдауыңызға, өмірге және жұмысқа деген көзқарасыңызға арнайы жасалғандай көрінеді. Бұл сіздің жүйеңіздің ерекшеліктерін, сондай-ақ жұмысыңыздың процесін ескеріп, сізді қоршаған адамдарға бағытталады.