Fire ramme model for succesfuld tidsstyring

Det virker som om mange af os er i stand til at fordele vores tid og vores medarbejderes tid korrekt og rationelt. Hvis det er tilfældet, hvorfor står vi så ofte over for manglen på denne fremtrædende, værdifulde og desværre begrænsede ressource? Til at begynde med ser det ud til, at vi gør alt rigtigt: skriver planer ned i vores notesbøger, minimerer distraktioner og holder os til vores mål. Måske ligger roden til vores tab og manglen på tid i manglende evne til at følge effektive tidsstyringsregler? Lad os prøve at finde ud af, hvad der kan forårsage dette og lære, hvordan vi korrekt kan styre vores tid på en effektiv og rationel måde.

For at gøre dette, skal vi tale om den fire ramme model af tidsstyring. Hvis vi vil forstå dens principper, må vi først definere, hvad tidsstyring egentlig betyder. Effektiv tidsstyring er en videnskab, et værktøj eller en undervisning om korrekt styring, fordeling, organisering, registrering og brug af tid.

Hvorfor har vi brug for tidsstyringsprocessen?

• Det er et værktøj, der giver mulighed for at udføre det største antal fastsatte opgaver på kortest tid muligt;

• Tidsstyringsprocessen hjælper med at sætte vores arbejdsprioriteter på plads;

• Det giver mulighed for at fokusere på de mest vitale opgaver først og tackle mindre vigtige ansvar først efter at have håndteret højt prioriterede opgaver;

• Ved at følge korrekte tidsstyringsmodeller vil du have tid til fritid, familie og et levende liv uden for arbejdet.

Selvfølgelig skal du ikke glemme, at effektiv tidsstyring vil føre dig til at mestre nye vigtige færdigheder og metoder, der bruges til at nå specifikke mål og gennemføre vigtige projekter. Tidsstyringsprocessen er en stor mekanisme, der indeholder en bred vifte af handlinger, færdigheder og evner som enhver anden disciplin. Disse inkluderer korrekt målsætning, at delegere ansvar, lave lister og planer, overvåge, analysere tidsomkostninger, evaluere værdien af forskellige handlinger, sætte prioriteter osv.

Hvad er en fire ramme model egentlig?

Klassisk tidsstyring opstod for noget tid siden, tilbage da der var en enkeltstående tilgang til styring. Verden udvikler sig konstant, og det samme kan siges om studiet af effektiv tidsfordeling. Efter udgivelsen i 2012 af “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” af Lee Bolman og Terry Deal, blev tidsstyringsprocessen betragtet som et komplekst, flerlagret apparat. Det var da begrebet "fire-ramme model" først optrådte. Det er et system til at kontrollere din tid samt systemet, processen, dig selv og andre mennesker.

Den største forskel mellem monostatisk og fire-ramme styring er, at traditionel tidsstyring er mere orienteret mod at kontrollere tid baseret på en enkelt komponent — dens prioritet. Mere specifikt vedrørte det at udføre dine arbejdsopgaver afhængigt af deres vigtighedsniveau. Fire-ramme modellen er et mere detaljeret, nøjagtigt og multifacetteret værktøj, der afslører mønstre og forskellige tidsstyringsmodeller.

I enklere termer, for at gøre dit og dine medarbejderes arbejde effektivt og succesfuldt, skal du glemme at se på tidsstyringsprocessen som et ensidet problem. Når du udfører dit job, skal du være opmærksom på alle fire faktorer nævnt nedenfor. Hver af dem vil hjælpe dig med at nå mål og overholde deadlines.

• Du skal lære at bruge hvert minut af din tid korrekt og kontrollere det fuldstændigt;

• En god virksomhedsdirektør skal udvikle et system til at gennemføre bestemte opgaver, uanset om dette vedrører hans egne pligter eller arbejde udført af hans medarbejdere;

• Du skal have fuld kontrol over, hvordan medarbejderne arbejder på bestemte opgaver og projekter. Det betyder ikke, at du skal konstant kontrollere alle aspekter af arbejdsprocessen. Ikke at nævne at en virksomhedsdirektør skal inspicere og overvåge nogle af de mest værdifulde eller problematiske arbejdsområder;

• Den sidste og ikke mindst vigtige fire-ramme faktor for tidsstyring: en god chef skal have selvdisciplin samt evnen til at kontrollere sine underordnede, være selvbehersket, tage rationelle og konsekvente beslutninger.

Selvfølgelig bør man ikke glemme selvdisciplin, da det er vigtigt for medarbejdere på enhver position: fra højeste til laveste niveau. Når både du og dine medarbejdere er ordentlige og høflige, vil planlægningen af effektiv tidsstyring være en leg. Hvis du ikke har et ordentligt niveau af selvorganisering og ikke er så god til at sætte dine prioriteter på plads, vil du finde det svært at systematisere og strukturere din egen tid.

Ved at bruge denne model ud af alle tidsstyringsmodeller vil du begynde at kontrollere din egen tid, dine medarbejderes tid og arbejdsprocessen som helhed. Det virker som om dette værktøj var specielt skræddersyet til din egen opfattelse af tid, din holdning til livet og arbejde. Det vil tage højde for peculiariteterne af dit system, samt din arbejdsproces, og det vil være orienteret mod de mennesker, der omgiver dig.