Başarılı Zaman Yönetiminin Dört Çerçeve Modeli

Birçoğumuzun zamanımızı ve çalışanlarımızın zamanını doğru ve akılcı bir şekilde dağıtabilme yetisine sahip olduğumuz görünüyor. Durum buysa, neden bu belirgin, değerli ve üzücü bir şekilde sonlu kaynağın eksikliğiyle bu kadar sık karşılaşıyoruz? İlk bakışta her şeyi doğru yapıyor gibiyiz: planlarımızı defterlerimize yazıyoruz, dikkat dağıtıcı unsurları minimize ediyoruz ve hedeflerimize odaklanıyoruz. Belki de kayıplarımızın ve zaman açığımızın kök nedeni etkili zaman yönetimi kurallarına uymamakta yatıyor olabilir mi? Bunun neden olabileceğini ve zamanımızı etkili ve akılcı bir şekilde nasıl yöneteceğimizi öğrenmeye çalışalım.

Bunu yapmak için, zaman yönetiminin dört çerçeve modelinden bahsetmemiz gerekiyor. Eğer prensiplerini anlamak istiyorsak, önce zaman yönetiminin anlamını tanımlamamız lazım. Etkili zaman yönetimi, zamanı doğru bir şekilde düzenlemek, dağıtmak, organize etmek, kaydetmek ve kullanmak hakkında bir bilim, araç ya da öğretidir.

Zaman yönetimi sürecine neden ihtiyaç duyarız?

• Belirlenen en çok görevi en kısa sürede yapmayı sağlayan bir araçtır;

• Zaman yönetimi süreci çalışma önceliklerimizi doğru şekilde belirlememize yardımcı olur;

• Öncelikli görevlerle ilgilendikten sonra daha az önemli görevleri ele alma imkanı sunar;

• Doğru zaman yönetimi modellerini takip ederek iş dışında dinlenme, aile ve renkli bir hayat için zamanınız olacak.

Tabii ki, etkili zaman yönetiminin, belirli hedeflere ulaşmak ve önemli projeleri tamamlamakta kullanılan yeni önemli beceri ve yöntemleri öğrenmeye sizi yönlendireceğini unutmamalısınız. Zaman yönetimi süreci, diğer herhangi bir disiplin gibi geniş bir hareket, beceri ve yetenek çeşitliliği içeren büyük bir mekanizmadır. Bunlar arasında doğru hedef planlaması, sorumluluğun yetkilendirilmesi, liste ve planlar yapma, zaman maliyetlerini izleme, çeşitli eylemlerin değerini değerlendirme, öncelik belirleme vb. yer alır.

Dört çerçeve modeli tam olarak nedir?

Klasik zaman yönetimi bir süre önce ortaya çıktı, yönetimin tek bir yaklaşımı olduğu zamanlarda. Dünya sürekli gelişiyor ve bu durum, etkili zaman dağılımının incelenmesinde de geçerli. Lee Bolman ve Terry Deal'in “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” kitabının 2012'de yayımlanmasının ardından zaman yönetimi süreci karmaşık, çok katmanlı bir mekanizma olarak görülmeye başlandı. İşte o zaman “dört çerçeve modeli” kavramı ortaya çıktı. Bu, zamanınızı, sistemi, süreci, kendinizi ve diğer insanları kontrol etmenizi sağlayan bir sistemdir.

Monostatik ve dört çerçeve yönetim arasındaki temel fark, geleneksel zaman yönetiminin kontrolün daha çok tek bir bileşene -önceliğe- dayalı olmasıdır. Daha spesifik olarak, yaptığı işlerle ilgili öncelik seviyesine göre hareket ediyordu. Dört çerçeve modeli, kalıpları ve farklı zaman yönetimi modellerini ortaya çıkaran daha ayrıntılı, doğru ve çok yönlü bir araçtır.

Daha basit bir şekilde ifade etmek gerekirse, sizin ve çalışanlarınızın işini etkili ve başarılı hale getirmek için, zaman yönetimi sürecine tek taraflı bir durum olarak bakmayı unutmanız gerekiyor. İşinizi yaparken aşağıda belirtilen dört faktöre dikkat etmelisiniz. Her biri size hedeflerinize ulaşmanızda ve zamanında işleri yetiştirmenizde yardımcı olacak.

• Zamanınızın her dakikasını doğru bir şekilde nasıl kullanacağınızı öğrenmeli ve tamamen kontrol etmelisiniz;

• İyi bir şirket yöneticisi, ister kendi görevleriyle ilgili olsun ister çalışanlarının gerçekleştirdiği işlerle ilgili olsun, belirli görevlerin nasıl gerçekleştirileceğine dair bir sistem geliştirmeli;

• Çalışanların belirli görevler ve projeler üzerinde nasıl çalıştığını tamamen kontrol altında tutmalısınız. Her iş süreci yönünü sürekli kontrol etmenizi önermiyoruz. Bir şirket CEO'sunun en değerli veya sorunlu çalışma alanlarını denetlemesi ve gözetmesi gerektiği unutulmamalıdır;

• Dört çerçeve zaman yönetimi faktörlerinin en nihayetinde ve en az önemli olmayanı: iyi bir patron öz-disipline sahip olmalı ve astlarını kontrol edebilme, kendi içinde derli toplu olma, akılcı ve art arda kararlar almayı başarmalıdır.

Tabii ki, öz-disiplinin önemini unutmamalıyız çünkü herhangi bir pozisyondaki çalışanlar için önemlidir: en yüksekten en düşük seviyelere kadar. Hem siz hem de çalışanınız tertipli ve kibar olduğunda, etkili zaman yönetimi planlamak çocuk oyuncağı olacaktır. Eğer öz-örgütlenme seviyeniz yeterli değilse ve önceliklerinizi doğru bir şekilde belirleme konusunda iyi değilseniz, kendi zamanınızı sistematikleştirme ve yapılandırmada zorlanacaksınız.

Bu modelle, tüm zaman yönetimi modelleri arasından kendi zamanınızı, çalışanlarınızın zamanını ve iş sürecini bir bütün olarak kontrol etmeye başlayacaksınız. Bu araç sanki özel olarak kendi zaman algınıza, hayata ve işe karşı tutumunuza uygun hale getirilmiş gibi görünüyor. Sisteminizi ve iş sürecinizin özelliklerini dikkate alacak ve etrafınızdaki insanlara yönelik olacaktır.