Četverookvirni model uspješnog upravljanja vremenom

Čini se da mnogi od nas uspješno raspoređuju svoje vrijeme i vrijeme svojih zaposlenika na pravilan i racionalan način. Ako je tako, zašto se tako često suočavamo s nedostatkom ovog istaknutog, vrijednog i, nažalost, konačnog resursa? U početku se čini da sve radimo ispravno: zapisujemo planove u bilježnice, minimiziramo ometanja i držimo se svojih ciljeva. Možda uzrok našeg gubitka i deficita vremena leži u nepoštivanju učinkovitih pravila upravljanja vremenom? Pokušajmo otkriti što to može uzrokovati i naučiti kako pravilno upravljati našim vremenom na učinkovit i racionalan način.

Da bismo to postigli, moramo razgovarati o modelu upravljanja vremenom s četiri okvira. Ako želimo razumjeti njegove principe, prvo moramo definirati što zapravo znači upravljanje vremenom. Učinkovito upravljanje vremenom je znanost, alat ili učenje o pravilnom upravljanju, raspoređivanju, organiziranju, evidentiranju i korištenju vremena.

Zašto nam je potreban proces upravljanja vremenom?

• To je alat koji omogućava izvršavanje najvećeg broja zadataka u najkraćem mogućem vremenu;

• Proces upravljanja vremenom pomaže pravilno postaviti prioritete u našem radu;

• Omogućuje fokusiranje na najvažnije zadatke prvo, a rješavanje manje važnih odgovornosti tek nakon što se završe zadaci visokog prioriteta;

• Praćenjem ispravnih modela upravljanja vremenom, imat ćete vrijeme za odmor, obitelj i živopisni život izvan posla.

Naravno, ne smijete zaboraviti da će vas učinkovito upravljanje vremenom dovesti do usvajanja novih važnih vještina i metoda koje se koriste u postizanju specifičnih ciljeva i završavajući važne projekte. Proces upravljanja vremenom je ogroman mehanizam koji sadrži širok spektar radnji, vještina i sposobnosti kao i svaka druga disciplina. To uključuje pravilno planiranje ciljeva, delegiranje odgovornosti, sastavljanje popisa i planova, praćenje, analiziranje troškova vremena, vrednovanje vrijednosti različitih radnji, postavljanje prioriteta itd.

Što je točno model s četiri okvira?

Klasično upravljanje vremenom nastalo je prije nekog vremena, kada je postojao jedinstven pristup upravljanju. Svijet se neprestano razvija, a isto se može reći i za proučavanje učinkovitog raspoređivanja vremena. Nakon objavljivanja knjige "Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership" 2012. godine od strane Lee Bolmana i Terryja Deala, proces upravljanja vremenom počeo se smatrati složenim, višeslojnim aparatom. Tada se prvi put pojavila ideja "modela s četiri okvira". To je sustav kontroliranja vašeg vremena, kao i sustava, procesa, vas samih i drugih ljudi.

Glavna razlika između monostatičkog i upravljanja s četiri okvira je da se tradicionalno upravljanje vremenom više orijentiralo na kontrolu vremena zasnovanu na jednom komponentu — njegovom prioritetu. Konkretno, radilo se o obavljanju radnih zadataka ovisno o razini njihove važnosti. Model s četiri okvira je detaljniji, točniji i višedimenzionalni alat koji otkriva obrasce i različite modele upravljanja vremenom.

Jednostavnije rečeno, kako bi vaš i posao vaših zaposlenika bio učinkovit i uspješan, morate zaboraviti na gledanje procesa upravljanja vremenom kao jednosmjernog problema. Kada obavljate posao, morate obratiti pažnju na sva četiri faktora navedena u nastavku. Svaki od njih pomoći će vam da postignete ciljeve i pridržavate se rokova.

• Morate naučiti kako pravilno koristiti svaku minutu svoga vremena i potpuno ga kontrolirati;

• Dobar direktor tvrtke mora razviti sustav obavljanja određenih zadataka, bez obzira na to odnosi li se to na njegove vlastite dužnosti ili rad koji obavljaju njegovi zaposlenici;

• Morate potpuno kontrolirati kako zaposlenici rade na određenim zadacima i projektima. Ne sugeriramo da biste trebali stalno kontrolirati svaki aspekt radnog procesa. Da ne spominjemo da izvršni direktor tvrtke mora pregledavati i nadzirati neka od najvrednijih ili problematičnih područja rada;

• Završni, i nipošto ne manje važan faktor upravljanja vremenom s četiri okvira: dobar šef mora imati samodisciplinu kao i sposobnost kontroliranja svojih podređenih, biti samokolektivan, donositi racionalne i uzastopne odluke.

Naravno, ne treba zaboraviti na samodisciplinu jer je važna za zaposlenike na bilo kojoj poziciji: od najviše do najniže razine. Kada ste vi i vaš zaposlenik uredni i ljubazni, planiranje učinkovitog upravljanja vremenom bit će jednostavno. Ako nemate odgovarajuću razinu samoeorganizacije i niste baš dobri u postavljanju svojih prioriteta, teško ćete sistematizirati i strukturirati vlastito vrijeme.

Korištenjem ovog modela među svim modelima upravljanja vremenom, počet ćete kontrolirati vlastito vrijeme, vrijeme svojih zaposlenika i radni proces u cjelini. Čini se kao da je ovaj alat posebno prilagođen vašem vlastitom shvaćanju vremena, vašem stavu prema životu i poslu. Uzimat će u obzir specifičnosti vašeg sustava, kao i vaš radni proces u obzir i bit će usmjeren prema ljudima koji vas okružuju.