Czteroramowy model skutecznego zarządzania czasem

Wydaje się, że wielu z nas potrafi właściwie i racjonalnie rozdzielać czas swój oraz naszych pracowników. Jeśli tak jest, dlaczego tak często stykamy się z brakiem tego cennego, a niestety skończonego zasobu? Na początku wydaje się, że robimy wszystko dobrze: zapisujemy plany w naszych notesach, minimalizujemy rozpraszacze i trzymamy się realizacji naszych celów. Być może rzeczywista przyczyna naszych strat i deficytu czasu leży w nieprzestrzeganiu zasad skutecznego zarządzania czasem? Spróbujmy się dowiedzieć, co może to powodować i nauczmy się, jak prawidłowo zarządzać czasem w sposób skuteczny i racjonalny.

Aby to zrobić, musimy porozmawiać o czteroramowym modelu zarządzania czasem. Jeśli chcemy zrozumieć jego zasady, musimy najpierw zdefiniować, co tak naprawdę oznacza zarządzanie czasem. Skuteczne zarządzanie czasem to nauka, narzędzie lub nauczanie o właściwym zarządzaniu, rozdzielaniu, organizowaniu, rejestrowaniu i wykorzystywaniu czasu.

Dlaczego potrzebujemy procesu zarządzania czasem?

• Jest to narzędzie, które pozwala na wykonanie największej liczby ustalonych zadań w najkrótszym możliwym czasie;

• Proces zarządzania czasem pomaga ustalić nasze priorytety w pracy;

• Daje możliwość skoncentrowania się najpierw na najważniejszych zadaniach i zajęcia się mniej ważnymi obowiązkami dopiero po wykonaniu zadań o wysokim priorytecie;

• Przestrzegając odpowiednich modeli zarządzania czasem, będziesz miał czas na wypoczynek, rodzinę i pełne życia życie poza pracą.

Oczywiście nie powinieneś zapominać, że skuteczne zarządzanie czasem doprowadzi cię do opanowania nowych, ważnych umiejętności i metod używanych do osiągania określonych celów i realizacji ważnych projektów. Proces zarządzania czasem to ogromny mechanizm, który zawiera szeroki wachlarz działań, umiejętności i zdolności jak każda inna dyscyplina. Obejmują one właściwe planowanie celów, delegowanie odpowiedzialności, tworzenie list i planów, monitorowanie, analizowanie kosztów czasu, ocenianie wartości różnych działań, ustalanie priorytetów itp.

Czym dokładnie jest czteroramowy model?

Klasyczne zarządzanie czasem pojawiło się jakiś czas temu, kiedy istniało pojedyncze podejście do zarządzania. Świat nieustannie się rozwija, a to samo można powiedzieć o nauce skutecznego rozdzielania czasu. Po wydaniu w 2012 roku książki „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” autorstwa Lee Bolmana i Terry'ego Deala, proces zarządzania czasem stał się postrzegany jako złożony, wielowarstwowy aparat. Wtedy pojawiło się pojęcie „czteroramowego modelu”. Jest to system kontrolowania swojego czasu, jak również systemu, procesu, siebie i innych ludzi.

Główna różnica między zarządzaniem monostatycznym a czteroramowym polega na tym, że tradycyjne zarządzanie czasem jest bardziej skoncentrowane na kontrolowaniu czasu na podstawie jednego składnika — jego priorytetu. Mówiąc bardziej szczegółowo, dotyczyło to wykonywania zadań w zależności od stopnia ich ważności. Czteroramowy model to bardziej szczegółowe, dokładne i wielopłaszczyznowe narzędzie, które odkrywa schematy i różne modele zarządzania czasem.

Mówiąc prościej, aby uczynić swoją i swoich pracowników pracę skuteczną i udaną, musisz zapomnieć o postrzeganiu procesu zarządzania czasem jako jednostronnego zagadnienia. Kiedy wykonujesz swoją pracę, musisz zwrócić uwagę na wszystkie cztery czynniki wymienione poniżej. Każdy z nich pomoże ci osiągnąć cele i dotrzymać terminów.

• Musisz nauczyć się właściwego wykorzystywania każdej minuty swojego czasu i całkowicie go kontrolować;

• Dobry dyrektor firmy musi opracować system realizacji określonych zadań, niezależnie czy dotyczy to jego własnych obowiązków, czy pracy wykonywanej przez jego pracowników;

• Musisz mieć pełną kontrolę nad tym, jak pracownicy wykonują określone zadania i projekty. Nie sugerujemy, że powinieneś stale kontrolować każdy aspekt procesu pracy. Nie wspominając o tym, że dyrektor generalny firmy musi nadzorować i kontrolować niektóre z najważniejszych lub problematycznych obszarów pracy;

• Ostatnim, lecz niemniej ważnym czynnikiem zarządzania czasem w czterech ramach jest to, że dobry szef musi mieć samodyscyplinę oraz umiejętność kontrolowania swoich podwładnych, być zrównoważony, podejmować racjonalne i konsekwentne decyzje.

Oczywiście, nie powinno się zapominać o samodyscyplinie, ponieważ jest ważna dla pracowników na każdej pozycji: od najwyższych do najniższych szczebli. Kiedy zarówno ty, jak i twoi pracownicy jesteście zorganizowani i uprzejmi, planowanie skutecznego zarządzania czasem będzie proste. W przypadku braku odpowiedniego poziomu samoorganizacji i trudności w ustalaniu priorytetów, trudno będzie systematyzować i strukturyzować własny czas.

Korzystając z tego modelu spośród wszystkich modeli zarządzania czasem, zaczniesz kontrolować swój własny czas, czas swoich pracowników oraz proces pracy jako całość. Wydaje się, jakby to narzędzie było specjalnie dopasowane do twojego własnego postrzegania czasu, twojego stosunku do życia i pracy. Weźmie pod uwagę specyfikę twojego systemu, a także proces pracy i będzie zorientowane na ludzi, którzy cię otaczają.