सफल समय प्रबंधन का चार-फ्रेम मॉडल

द्वारा लिखित

डारिया ओलिशको

प्रकाशित तिथि

जे एम वाई

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ऐसा लगता है कि हममें से कई लोग अपने समय और अपने कर्मचारियों के समय को सही और व्यावहारिक तरीके से वितरित करने में सक्षम हैं। यदि ऐसा है तो हमें इस प्रमुख, मूल्यवान और दुख की बात है कि सीमित संसाधन की कमी के साथ इतनी बार सामना क्यों करना पड़ता है? पहली नज़र में, ऐसा लगता है कि हम सब कुछ सही कर रहे हैं: अपनी नोटबुक में योजनाएँ लिखना, ध्यान भंग करने वाले तत्वों को कम करना और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने का प्रयास करना। शायद हमारे नुकसान और समय की कमी के मूल कारण प्रभावी समय प्रबंधन के नियमों का पालन न करने में निहित हैं? आइए जानें कि इसके कारण क्या हो सकते हैं और अपने समय को प्रभावी और व्यावहारिक तरीके से कैसे प्रबंधित किया जा सकता है।

यह करने के लिए, हमें समय प्रबंधन के चार फ़्रेम मॉडल के बारे में बात करनी होगी। यदि हम इसके सिद्धांतों को समझना चाहते हैं, तो पहले हमें यह परिभाषित करना होगा कि समय प्रबंधन वास्तव में क्या होता है। प्रभावी समय प्रबंधन एक विज्ञान है, एक उपकरण या सिखावन है जो समय को सही ढंग से प्रबंधित करने, वितरित करने, संगठित करने, रिकॉर्ड करने और उपयोग करने के बारे में है।

हमें समय प्रबंधन प्रक्रिया की आवश्यकता क्यों है?

यह एक उपकरण है जो निर्धारित कार्यों की अधिकतम संख्या को सबसे कम समय में पूरा करने की अनुमति देता है;
समय प्रबंधन प्रक्रिया हमारे कार्य प्राथमिकताओं को सही ढंग से सेट करने में मदद करती है;
यह पहले सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और उच्च प्राथमिकता स्तर के असाइनमेंट निपटाने के बाद ही कम महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों से निपटने का अवसर देती है;
उचित समय प्रबंधन मॉडलों का पालन करके आपको आराम, परिवार और कार्य के बाहर एक जीवंत जीवन के लिए समय मिलेगा।

बेशक, आपको यह नहीं भूलना चाहिए कि प्रभावी समय प्रबंधन आपको नए महत्वपूर्ण कौशल और तरीकों को मास्टर करने की ओर ले जाएगा जो विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने और महत्वपूर्ण परियोजनाओं को पूरा करने में उपयोग किए जाते हैं। समय प्रबंधन प्रक्रिया एक बड़ा तंत्र है जिसमें अन्य किसी भी विषय की तरह विभिन्न क्रियाएँ, कौशल और क्षमताएँ शामिल हैं। इनमें सही लक्ष्य योजना, जिम्मेदारी का निरूपण, सूचियाँ और योजनाएँ बनाना, निगरानी करना, समय लागत का विश्लेषण करना, विभिन्न कार्यों के मूल्य का मूल्यांकन करना, प्राथमिकताएँ सेट करना आदि शामिल हैं।

चार फ़्रेम मॉडल वास्तव में क्या है?

क्लासिक समय प्रबंधन कुछ समय पहले उभरा था, जब प्रबंधन की ओर एकल दृष्टिकोण था। दुनिया लगातार विकसित हो रही है और यही बात प्रभावी समय वितरण के अध्ययन के लिए भी कही जा सकती है। 2012 में ली बोलमैन और टेरी डील द्वारा "विभागीय संगठन: कला, चयन और नेतृत्व" पुस्तक के रिलीज के बाद, समय प्रबंधन प्रक्रिया को एक जटिल, बहु-स्तरीय तंत्र के रूप में देखा जाने लगा। तभी "चार-फ्रेम मॉडल" की धारणा पहली बार प्रकट हुई। यह आपके समय के साथ-साथ सिस्टम, प्रक्रिया, स्वयं और अन्य लोगों के नियंत्रण की एक प्रणाली है।

एकलस्थिति और चार फ़्रेम प्रबंधन के बीच मुख्य अंतर यह है कि पारंपरिक समय प्रबंधन अधिक समय के प्रबंधन की ओर उन्मुख होता है जो एकल घटक — उसकी प्राथमिकता पर निर्भर होता है। विशेष रूप से, यह आपके कार्यों को उनकी महत्वपूर्णता के स्तर के आधार पर करने से संबंधित था। चार फ़्रेम मॉडल एक अधिक विस्तृत, सटीक और बहुआयामी उपकरण है जो पैटर्न और विभिन्न समय प्रबंधन मॉडलों को उजागर करता है।

सरल शब्दों में, आपके और आपके कर्मचारी के काम को प्रभावी और सफल बनाने के लिए, आपको समय प्रबंधन प्रक्रिया को एकतरफा मुद्दा मानने के बारे में भूलना होगा। अपने काम को करते समय, आपको नीचे बताए गए सभी चार कारकों पर ध्यान देना होगा। इनकी सहायता से आप अपने लक्ष्य प्राप्त कर सकेंगे और समय सीमाओं का पालन कर सकेंगे।

आपको सीखना होगा कि अपने हर मिनट का सही उपयोग कैसे करना है और इसे पूरी तरह से नियंत्रित करना है;
एक अच्छे कंपनी निदेशक को कुछ कार्यों को अंजाम देने की एक प्रणाली विकसित करनी होती है, चाहे यह उसके अपने कर्तव्यों से संबंधित हो या उसके कर्मचारियों द्वारा किए गए काम से;
आपको यह सुनिश्चित करना होता है कि कर्मचारी कुछ कार्यों और परियोजनाओं पर कैसे काम कर रहे हैं। हम यह सुझाव नहीं देते हैं कि आपको लगातार हर कार्य प्रक्रिया के पहलू को नियंत्रित करना चाहिए। उल्लेख करने की बात नहीं कि कंपनी के सीईओ को कुछ सबसे मूल्यवान या समस्याग्रस्त कार्य क्षेत्रों का निरीक्षण और पर्यवेक्षण करना होता है;
अंतिम और न कि महत्वपूर्ण चार फ़्रेम समय प्रबंधन कारक: एक अच्छे बॉस को आत्म-अनुशासन और अपने अधीनस्थों को नियंत्रित करने की क्षमता होनी चाहिए, आत्म-संग्रहित रहना चाहिए, और तर्कसंगत और क्रमवार निर्णय लेने चाहिए।

बेशक, आत्म-अनुशासन के बारे में भूलना नहीं चाहिए क्योंकि यह किसी भी स्थिति के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण है: उच्च से निम्न स्तर तक। जब आप और आपका कर्मचारी व्यवस्थित और शिष्ट होते हैं, तो प्रभावी समय प्रबंधन की योजना बनाना आसान हो जाता है। यदि आपके पास उचित स्तर का आत्म-संगठन नहीं है और अपनी प्राथमिकताओं को सही ढंग से सेट करने में अच्छे नहीं हैं, तो आपको अपने समय का प्रणालीकरण और संरचना करना कठिन लगेगा।

इस मॉडल का उपयोग करके सभी समय प्रबंधन मॉडलों में से, आप अपने समय, अपने कर्मचारी के समय और संपूर्ण कार्य प्रक्रिया को नियंत्रित करना शुरू कर देंगे। ऐसा लगता है जैसे यह उपकरण आपकी समय की समझ, जीवन और काम के प्रति आपके दृष्टिकोण के लिए विशेष रूप से अनुकूलित किया गया था। यह आपकी प्रणाली की विशेषताओं के साथ-साथ आपके कार्य प्रक्रिया को ध्यान में रखेगा और आपके आसपास के लोगों के लिए उन्मुख होगा।