Štvorstupňový model úspešného riadenia času

Zdi se, da je veliko izmed nas sposobnih razporediti svoj čas in čas naših zaposlenih ustrezno in razumno. Če je temu tako, zakaj se potem tako pogosto srečujemo s pomanjkanjem tega pomembnega, dragocenega in na žalost omejenega vira? Sprva se zdi, da delamo vse prav: zapisujemo si načrte v beležnice, zmanjšujemo motnje in se držimo svojih ciljev. Morda je temeljni vzrok naših izgub in pomanjkanja časa v tem, da ne upoštevamo učinkovitega upravljanja s časom? Poskusimo ugotoviti, kaj lahko povzroči to, in se naučimo, kako primerno upravljati svoj čas na učinkovit in razumen način.

Da bi to dosegli, moramo govoriti o modelu štirih okvirjev upravljanja s časom. Če želimo razumeti njegove principe, moramo najprej določiti, kaj upravljanje s časom pravzaprav pomeni. Učinkovito upravljanje s časom je znanost, orodje ali pouk o pravilnem vodenju, razporejanju, organiziranju, beleženju in uporabi časa.

Zakaj potrebujemo proces upravljanja s časom?

• Je orodje, ki omogoča izvesti največje število določenih nalog v najkrajšem možnem času;

• Proces upravljanja s časom pomaga pravilno postaviti delovne prioritete;

• Omogoča osredotočenje na najpomembnejše naloge najprej in obravnavanje manj pomembnih odgovornosti šele po reševanju nalog z visoko prioriteto;

• Z upoštevanjem ustreznih modelov upravljanja s časom boste imeli čas za prosti čas, družino in živahno življenje zunaj dela.

Seveda ne smete pozabiti, da vas bo učinkovito upravljanje s časom vodilo k obvladovanju novih pomembnih veščin in metod, uporabljenih pri doseganju določenih ciljev in dokončanju pomembnih projektov. Proces upravljanja s časom je velik mehanizem, ki vsebuje širok spekter dejanj, spretnosti in sposobnosti kot katera koli druga disciplina. Ti vključujejo ustrezno načrtovanje ciljev, delegiranje odgovornosti, izdelavo seznamov in načrtov, spremljanje, analiziranje časovnih stroškov, ocenjevanje vrednosti različnih dejanj, postavljanje prioritet itd.

Kaj točno je model štirih okvirjev?

Klasično upravljanje s časom se je pojavilo pred časom, takrat, ko je bil enoten pristop do upravljanja. Svet se nenehno razvija, enako pa velja za študij učinkovite razporeditve časa. Po izdaji knjige "Reformiranje organizacij: Umetnost, izbira in vodstvo" Lee Bolmana in Terryja Deala leta 2012 je proces upravljanja s časom postal viden kot kompleksen, večplasten aparat. Takrat se je prvič pojavila notacija "modela štirih okvirjev". Gre za sistem nadzora vašega časa, sistema, procesa, vas samih in drugih ljudi.

Glavna razlika med monostatičnim in modelom štirih okvirjev pri upravljanju je, da je tradicionalno upravljanje s časom bolj usmerjeno v nadzor časa, ki temelji na eni komponenti – njeni prioriteta. Natančneje, zadevalo je opravljanje delovnih nalog glede na raven njihove pomembnosti. Model štirih okvirjev je bolj podroben, natančen in večplasten pripomoček, ki odkriva vzorce in različne modele upravljanja s časom.

Preprosteje povedano, da bi bilo vaše delo in delo vaših zaposlenih učinkovito in uspešno, morate pozabiti na gledanje procesa upravljanja s časom kot na enostransko vprašanje. Ko opravljate svoje delo, morate biti pozorni na vse štiri spodaj omenjene dejavnike. Vsak izmed njih vam bo pomagal doseči cilje in slediti rokom.

• Naučiti se morate, kako pravilno uporabljati vsako minuto svojega časa in ga popolnoma nadzorovati;

• Dober direktor podjetja mora razviti sistem za izvajanje določenih nalog, bodisi to zadeva njegove lastne naloge ali delo, ki ga opravljajo njegovi zaposleni;

• Imeti morate popoln nadzor nad tem, kako zaposleni delajo na določenih nalogah in projektih. Ne predlagamo, da bi morali neprestano nadzorovati vse vidike delovnega procesa. Poleg tega mora direktor podjetja pregledati in spremljati nekatera najbolj dragocena ali problematična delovna področja;

• Zadnji in nič manj pomemben dejavnik v modelu štirih okvirjev upravljanja s časom: dober šef mora imeti samodisciplino ter sposobnost obvladovanja svojih podrejenih, biti urejen, sprejemati racionalne in zaporedne odločitve.

Seveda ne smemo pozabiti na samodisciplino, saj je pomembna za zaposlene na katerikoli poziciji: od najvišjih do najnižjih ravni. Ko sta oba, vi in vaš zaposleni, urejena in vljudna, bo načrtovanje učinkovitega upravljanja s časom enostavno. Če nimate primerne ravni samoupravljanja in niste preveč dobri pri določitvi svojih prioritet, boste imeli težave pri sistematizaciji in strukturiranju svojega lastnega časa.

Z uporabo tega modela izmed vseh modelov upravljanja s časom boste začeli nadzorovati svoj čas, čas svojih zaposlenih in delovni proces kot celoto. Zdi se, kot da je bilo to orodje posebej oblikovano za vaše dojemanje časa, vaš odnos do življenja in dela. Upoštevalo bo posebnosti vašega sistema in vaš delovni proces ter bo usmerjeno k ljudem, ki vas obkrožajo.